ASSISTANT DE DIRECTION
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O071230801145287
Publiée le 07/11/2023
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Espace Duhesme - 18 rue de Flacé, Mâcon (Saône-et-Loire)
Poste à pourvoir le
01/02/2024
Date limite de candidature
03/01/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Située à 40 mn de Lyon et 1H30 de Paris en TGV, la Saône-et-Loire est l'un des plus vastes départements français. La collectivité emploie aujourd'hui près de 2 200 agents. Avec de nombreux projets phares tels que la mise en place du premier Centre départemental de santé en France, ou encore le déploiement de l'accès au très haut-débit sur tout le territoire, la Saône-et-Loire est devenue par sa vitalité la collectivité de référence dans l'accompagnement de ses habitants. Travailler au Département de Saône-et-Loire, c'est conjuguer un projet professionnel dynamique avec une qualité de vie privilégiée.
Contexte
La Direction générale adjointe aux Solidarités du Département de Saône-et-Loire comporte 7 directions, dont une direction transversale, la Direction Appui Ressources Transversales aux Solidarités (DARTAS).
Cette direction a vocation à venir en appui aux directions sectorielles et territoriales. Elle comprend 60 agents, répartis en 4 services : service finances, service numérique, service action sociale et service établissements et services sociaux et médico-sociaux.
L' assistant de direction est chargé de faciliter le travail administratif de la direction et des 4 chefs de service.
Il travaille en binôme avec l'assistante de la Directrice générale adjointe aux Solidarités.
Une bonne connaissance des circuits de décision de la collectivité devra donc être maitrisée, de même qu'une capacité à organiser le travail et à faire du lien entre les collègues.
Contexte
La Direction générale adjointe aux Solidarités du Département de Saône-et-Loire comporte 7 directions, dont une direction transversale, la Direction Appui Ressources Transversales aux Solidarités (DARTAS).
Cette direction a vocation à venir en appui aux directions sectorielles et territoriales. Elle comprend 60 agents, répartis en 4 services : service finances, service numérique, service action sociale et service établissements et services sociaux et médico-sociaux.
L' assistant de direction est chargé de faciliter le travail administratif de la direction et des 4 chefs de service.
Il travaille en binôme avec l'assistante de la Directrice générale adjointe aux Solidarités.
Une bonne connaissance des circuits de décision de la collectivité devra donc être maitrisée, de même qu'une capacité à organiser le travail et à faire du lien entre les collègues.
Missions / conditions d'exercice
Sous l'autorité hiérarchique de la Directrice appui ressources transversales aux solidarités, vous aurez pour missions :
Accueil téléphonique, physique, réponse de premier niveau, orientation des demandes
Traitement et enregistrement du courrier, des mails dans le logiciel Kolok
Rédaction et mise en forme de notes, courriers et documents administratifs divers
Gestion des moyens matériels (fournitures de bureau, consommables informatiques...)
Gestion des échéances : demandes du Cabinet, des élus, de la Direction générale, de la Direction
Suivi de l'agenda et alerte
Organisation de réunions
Suivi et saisie des rapports, délibérations et notifications
Suivi de l'activité de la Direction : circulation des parapheurs, veille du respect des consignes, des circuits de documents, des procédures, de la charte graphique...
Soutien aux services et chargés de mission de la Direction
Suivi des demandes d'intervention sur des dossiers individuels de la Préfecture
Accueil téléphonique, physique, réponse de premier niveau, orientation des demandes
Traitement et enregistrement du courrier, des mails dans le logiciel Kolok
Rédaction et mise en forme de notes, courriers et documents administratifs divers
Gestion des moyens matériels (fournitures de bureau, consommables informatiques...)
Gestion des échéances : demandes du Cabinet, des élus, de la Direction générale, de la Direction
Suivi de l'agenda et alerte
Organisation de réunions
Suivi et saisie des rapports, délibérations et notifications
Suivi de l'activité de la Direction : circulation des parapheurs, veille du respect des consignes, des circuits de documents, des procédures, de la charte graphique...
Soutien aux services et chargés de mission de la Direction
Suivi des demandes d'intervention sur des dossiers individuels de la Préfecture
Profils recherchés
Formation et/ou expérience souhaitée d'assistant de direction
Connaissance des circuits et procédures de la collectivité
Appréhension du caractère d'urgence des informations
Discrétion, rigueur
Capacités de communication, réactivité et sens du travail en équipe
Connaissances rédactionnelles et esprit de synthèse
Connaissance souhaitée des logiciels métier POS ACTES, Kolok et outils bureautiques Word et Excel
Qualités relationnelles
Disponibilité
Connaissance des circuits et procédures de la collectivité
Appréhension du caractère d'urgence des informations
Discrétion, rigueur
Capacités de communication, réactivité et sens du travail en équipe
Connaissances rédactionnelles et esprit de synthèse
Connaissance souhaitée des logiciels métier POS ACTES, Kolok et outils bureautiques Word et Excel
Qualités relationnelles
Disponibilité
Contact et modalités de candidature
Contact
03 85 39 78 73
Informations complémentaires
Actions sociales : Titres restaurant - Contrat collectif de prévoyance - Participation à la mutuelle santé - CNAS / Comité national d'action sociale
Spécificités du poste
La personne recrutée aura vocation à travailler en binôme avec l'assistante de direction de la Directrice Générale Adjointe aux solidarités pour assurer la continuité de service. Une suppléance entre les 2 agents sera notamment demandée sur la gestion des rapports à l'assemblée départementale, des courriers, de l'agenda et de la constitution des dossiers du jour et de l'accueil physique et téléphonique.
Candidature à déposer en ligne sur le site du Département de Saône-et-Loire
https://cd71.gestmax.fr/1229/1/assistant-de-direction-h-f
Spécificités du poste
La personne recrutée aura vocation à travailler en binôme avec l'assistante de direction de la Directrice Générale Adjointe aux solidarités pour assurer la continuité de service. Une suppléance entre les 2 agents sera notamment demandée sur la gestion des rapports à l'assemblée départementale, des courriers, de l'agenda et de la constitution des dossiers du jour et de l'accueil physique et téléphonique.
Candidature à déposer en ligne sur le site du Département de Saône-et-Loire
https://cd71.gestmax.fr/1229/1/assistant-de-direction-h-f
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.