ASSISTANT DE DIRECTION
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Offre n° O071240201341608
Publiée le 27/02/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Espace Duhesme - 18 rue de Flacé, Mâcon (Saône-et-Loire)
Poste à pourvoir le
01/05/2024
Date limite de candidature
11/03/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Située à 40 mn de Lyon et 1H30 de Paris en TGV, la Saône-et-Loire est l'un des plus vastes départements français. La collectivité emploie aujourd'hui près de 2 200 agents. Avec de nombreux projets phares tels que la mise en place du premier Centre départemental de santé en France, ou encore le déploiement de l'accès au très haut-débit sur tout le territoire, la Saône-et-Loire est devenue par sa vitalité la collectivité de référence dans l'accompagnement de ses habitants. Travailler au Département de Saône-et-Loire, c'est conjuguer un projet professionnel dynamique avec une qualité de vie privilégiée.
Contexte
La Direction de l'insertion par l'emploi et le logement (DIEL), composée de 50 agents répartis sur le département, est structurée autour de deux services : " Insertion sociale et professionnelle " et " Logement et habitat " et d'une cellule emploi formation.
Le Service insertion sociale et professionnelle s'articule autour de deux pôles : le pôle RSA et le pôle actions d'insertion.
Le Service logement/habitat est chargé, en co-pilotage avec l'Etat, de mettre en œuvre les dispositifs et financements nécessaires à la consolidation du parcours logement des personnes en situation de précarité. Il contribue à leur orientation et leur prise en charge.
La Cellule emploi formation met en œuvre les dispositifs liés à la loi Plein emploi, en copilotage avec les services de l'Etat.
Contexte
La Direction de l'insertion par l'emploi et le logement (DIEL), composée de 50 agents répartis sur le département, est structurée autour de deux services : " Insertion sociale et professionnelle " et " Logement et habitat " et d'une cellule emploi formation.
Le Service insertion sociale et professionnelle s'articule autour de deux pôles : le pôle RSA et le pôle actions d'insertion.
Le Service logement/habitat est chargé, en co-pilotage avec l'Etat, de mettre en œuvre les dispositifs et financements nécessaires à la consolidation du parcours logement des personnes en situation de précarité. Il contribue à leur orientation et leur prise en charge.
La Cellule emploi formation met en œuvre les dispositifs liés à la loi Plein emploi, en copilotage avec les services de l'Etat.
Missions / conditions d'exercice
Sous l'autorité hiérarchique directe de la Directrice de par l'emploi et le logement (DIEL), vos missions seront les suivantes :
- organisation de la vie professionnelle de la Directrice : gestion de l'agenda, organisation de réunions, de rendez-vous, de déplacements,
- établissement et suivi des ordres du jour AD / CP, centralisation, relecture et suivi des rapports : validations internes à la Direction générale adjointe aux solidarités et suivi logiciel métier, suivi des notifications, publication, affichage, en lien avec les services et la cellule emploi formation,
- accueil téléphonique et physique : premier niveau de traitement de la demande, orienter vers les services adéquats, transmission des messages,
- réception du courrier et des mails de la direction, dispatching et suivi,
- relecture, correction et suivi de tous les documents de la direction,
- circulation des parapheurs, veille du respect des consignes, des circuits de documents, des procédures, de la charte graphique, prise de notes lors des réunions de direction
- saisie des rapports et délibérations AD / CP relevant de la direction,
- suivi des échéanciers, rôle d'alerte : demandes de dossiers, notes...
- coordination auprès des 2 services de la direction et de la cellule emploi formation,
- assurer les fonctions de référent des logiciels Glpi, Kolok, Pos-actes, Appli RH (congés, entretiens professionnels), et également informatique,
- commande de fournitures de bureau, consommables informatiques, de reproductions en nombre...
- organisation de la vie professionnelle de la Directrice : gestion de l'agenda, organisation de réunions, de rendez-vous, de déplacements,
- établissement et suivi des ordres du jour AD / CP, centralisation, relecture et suivi des rapports : validations internes à la Direction générale adjointe aux solidarités et suivi logiciel métier, suivi des notifications, publication, affichage, en lien avec les services et la cellule emploi formation,
- accueil téléphonique et physique : premier niveau de traitement de la demande, orienter vers les services adéquats, transmission des messages,
- réception du courrier et des mails de la direction, dispatching et suivi,
- relecture, correction et suivi de tous les documents de la direction,
- circulation des parapheurs, veille du respect des consignes, des circuits de documents, des procédures, de la charte graphique, prise de notes lors des réunions de direction
- saisie des rapports et délibérations AD / CP relevant de la direction,
- suivi des échéanciers, rôle d'alerte : demandes de dossiers, notes...
- coordination auprès des 2 services de la direction et de la cellule emploi formation,
- assurer les fonctions de référent des logiciels Glpi, Kolok, Pos-actes, Appli RH (congés, entretiens professionnels), et également informatique,
- commande de fournitures de bureau, consommables informatiques, de reproductions en nombre...
Profils recherchés
formation et/ou expérience exigée d'assistant de direction,
connaissance des circuits et procédures de la collectivité appréciée,
appréhension du caractère d'urgence des informations,
discrétion, rigueur, réactivité,
capacités de communication,
sens du travail en équipe,
capacités rédactionnelles et esprit de synthèse,
maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint) et des logiciels Kolok, Pos-Actes, Hypérion, Notilus, Glpi.
connaissance des circuits et procédures de la collectivité appréciée,
appréhension du caractère d'urgence des informations,
discrétion, rigueur, réactivité,
capacités de communication,
sens du travail en équipe,
capacités rédactionnelles et esprit de synthèse,
maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint) et des logiciels Kolok, Pos-Actes, Hypérion, Notilus, Glpi.
Contact et modalités de candidature
Contact
03 85 39 78 73
Informations complémentaires
Actions sociales : titres restaurant - Contrat collectif de prévoyance - Participation à la mutuelle santé - CNAS / Comité national d'action sociale
Spécificités du poste : Disponibilité
Candidature à déposer en ligne sur le site du Département de Saône-et-Loire
https://cd71.gestmax.fr/1393/1/assistant-de-direction-h-f
Spécificités du poste : Disponibilité
Candidature à déposer en ligne sur le site du Département de Saône-et-Loire
https://cd71.gestmax.fr/1393/1/assistant-de-direction-h-f
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.