🎯 Vos missions

📋 Gestion Administrative et communication :

- Réception, traitement et diffusion des informations (courrier, mails, téléphone)
- Identification et hiérarchisation des priorités
- Rédaction et mise en forme de documents administratifs
- Enregistrement et suivi du courrier via le logiciel Kolok.

🕒 Organisation et gestion de l’agenda :

- Gestion de l’agenda du DGS
- Planification, organisation et suivi des rendez-vous et réunions
- Organisation logistique des réunions (réservation de salles, invitations, commandes)
- Organisation des déplacements du DGS et du Comité de Direction.

🤝 Appui au instances de Direction :

- Préparer des dossiers pour les réunions et rendez-vous
- Elaboration des ordres du jour
- Participation aux réunions du Comité de Direction
- Rédaction des comptes rendus
- Organisation des dossiers pour les comités exécutifs et stratégiques en l’absence de l’assistante du Secrétaire Général.

🤝 Interface et coordination :

- Interface entre la Direction et les interlocuteurs internes et externes
- Accueil des rendez-vous
Coordination avec les services et partenaires

📋 Suivi administratifs et outils de gestion :

- Elaboration et suivi des plannings et congés (via logiciel Incovar)
- Mise en place et suivi de tableaux de bord
- Classement et archivage des documents (papier et numérique)

🔧Gestion spécifique et logistique :

- Traitement des avis de contraventions des collectivités
- Suivi des attributions de badges et cartes de stationnement
- Gestion des télécommandes de parking (Hôtel d’agglomération)
- Suivi des contrats et des facturations liés aux dossiers du DGS
- Gestion des fournitures administratives de la Direction
- Référente logiciel Kolok, Incovar et registre santé sécurité au travail.