Assistant de direction adjoint DTIS Nord
Offre n° O072230701123897
Publiée le 03/04/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
CONSEIL DÉPARTEMENTAL DE LA SARTHE
Direction des ressources humaines - Espace Emeraude - 46, avenue François Mitterrand
72072 Le Mans Cedex 9
Direction des ressources humaines - Espace Emeraude - 46, avenue François Mitterrand
72072 Le Mans Cedex 9
Lieu de travail
Le Mans Cedex 9
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Date limite de candidature
03/05/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
L'assistant de Direction adjoint apporte un appui permanent aux Directeurs adjoints des territoires d'interventions sociales en termes :
De gestion administrative (gestion parapheurs, courriers, dossiers de travail, rapports...),
De gestion de l'information et d'échanges en interne et avec les partenaires (formalisation et diffusion d'informations)
De gestion d'accueil physique et téléphonique,
De gestion d'agenda et d'organisation des déplacements,
De préparation et de planification de réunions.
Il est identifié en tant que référent sur les question RH ainsi que sur les process internes de la Direction dans les différents domaines de compétences de la DTIS.
Il est également le référent des centres de formation et assure à ce titre le lien entre les services DTIS et les centres de formations.
Il anime par ailleurs l'équipe d'assistant d'encadrement du territoire et fait partie de la communauté métier des assistantes de direction de la DGAS animé par le secrétariat de direction du DGA.
L'agent peut être amené à être facilitateur des outils collaboratifs.
Dans le cadre de la continuité de service, il peut être amené à assurer le remplacement des autres assistants d'encadrement de la DTIS, assistantes de direction de la DGAS et du chargé de gestion administrative, budget et de coordination.
Il assure des permanences en lien avec les assistantes de direction de la Direction Générale Adjointe des Solidarités.
Les missions sont susceptibles de changements au regard des évolutions départementales et des réorganisations
Relations fonctionnelles :
En interne : les équipes d'encadrement des Territoires d'interventions sociales,les équipes d'encadrement de Sarthe Autonomie en territoire, le secrétariat de la Direction Générale Adjointe des solidarités, l'ensemble des secrétariats des Directions Enfance-Famille , Autonomie, direction des offres d'accueil, DGA Ressources
En externe : DDETS, Préfecture, CAFS, MSA, Education Nationale, ARS, Centres de formation de professionnels sociaux, Associations, M.D.E,
De gestion administrative (gestion parapheurs, courriers, dossiers de travail, rapports...),
De gestion de l'information et d'échanges en interne et avec les partenaires (formalisation et diffusion d'informations)
De gestion d'accueil physique et téléphonique,
De gestion d'agenda et d'organisation des déplacements,
De préparation et de planification de réunions.
Il est identifié en tant que référent sur les question RH ainsi que sur les process internes de la Direction dans les différents domaines de compétences de la DTIS.
Il est également le référent des centres de formation et assure à ce titre le lien entre les services DTIS et les centres de formations.
Il anime par ailleurs l'équipe d'assistant d'encadrement du territoire et fait partie de la communauté métier des assistantes de direction de la DGAS animé par le secrétariat de direction du DGA.
L'agent peut être amené à être facilitateur des outils collaboratifs.
Dans le cadre de la continuité de service, il peut être amené à assurer le remplacement des autres assistants d'encadrement de la DTIS, assistantes de direction de la DGAS et du chargé de gestion administrative, budget et de coordination.
Il assure des permanences en lien avec les assistantes de direction de la Direction Générale Adjointe des Solidarités.
Les missions sont susceptibles de changements au regard des évolutions départementales et des réorganisations
Relations fonctionnelles :
En interne : les équipes d'encadrement des Territoires d'interventions sociales,les équipes d'encadrement de Sarthe Autonomie en territoire, le secrétariat de la Direction Générale Adjointe des solidarités, l'ensemble des secrétariats des Directions Enfance-Famille , Autonomie, direction des offres d'accueil, DGA Ressources
En externe : DDETS, Préfecture, CAFS, MSA, Education Nationale, ARS, Centres de formation de professionnels sociaux, Associations, M.D.E,
Missions / conditions d'exercice
Accueil téléphonique
Développement de tableaux de bord d'activités et d'indicateurs de gestion
Gestion du courrier (réception, enregistrement et distribution)
Organisation et planification de réunions
Production de données statistiques
Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
Rédaction de comptes-rendus
Rédaction de courriers
Suivi de la planification des réunions et de l'agenda de l'équipe
Suivi et mise en forme de dossiers administratifs
Gestion de l'agenda de l'équipe
Gestion de plannings
Constitution, actualisation et diffusion d'un fonds de documentation
Réception, diffusion d'information
Suivi du courrier cadre et élus
Participation à l'évaluation et ou à la conception des procédures
Facilitateur des outils collaboratifs
Développement de tableaux de bord d'activités et d'indicateurs de gestion
Gestion du courrier (réception, enregistrement et distribution)
Organisation et planification de réunions
Production de données statistiques
Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
Rédaction de comptes-rendus
Rédaction de courriers
Suivi de la planification des réunions et de l'agenda de l'équipe
Suivi et mise en forme de dossiers administratifs
Gestion de l'agenda de l'équipe
Gestion de plannings
Constitution, actualisation et diffusion d'un fonds de documentation
Réception, diffusion d'information
Suivi du courrier cadre et élus
Participation à l'évaluation et ou à la conception des procédures
Facilitateur des outils collaboratifs
Profils recherchés
Savoirs:
Connaissance des institutions
Connaissance des publics en difficultés
Connaissance des règles internes de présentation de documents
Connaissance du droit social notamment des dispositions légales en matière de Prévention et de Protection de l'Enfance en Danger
Connaissance en matière de Gestion des Ressources Humaines (GRH)
Connaissance des circuits de transmission des documents
Connaissance des règles de grammaire, syntaxe et orthographe
Savoir-faire:
Alerter, référer et rendre compte à sa hiérarchie
Anticiper et évaluer les situations pour prendre des décisions
Concevoir des outils de planification (tableaux de bord, etc)
Etablir un système de classement efficace
Filtrer les appels téléphoniques
Identifier les différentes étapes d'instruction d'un dossier
Mettre en forme des documents (comptes-rendus, contrats, courriers, notes de service, etc) selon les règles internes de présentation
Respecter les procédures
Suivre une procédure
Savoir traiter des données chiffrées
Utiliser les logiciels bureautiques (word, excel, powerpoint, outlook)
Maîtriser les outils informatiques (bureautique, application de gestion)
Savoir-être:
Avoir le sens du service public
Avoir le sens du travail en commun et l'esprit d'équipe
Se montrer force de propositions
Faire preuve d'organisation
Faire preuve de rigueur et de méthode
Faire preuve d'autonomie
Faire preuve de discrétion
Faire preuve d'initiatives
Diplômes et niveaux d'expérience requis :
Diplôme 1: Bac + 2
Expérience 1 : Expérience de 3 à 5 ans
Diplôme 2 : Bac
Expérience 2 : Expérience > 5 ans
Caractéristiques particulières :
Forte disponibilité
Permanences
HABILITATIONS :
Permis VL
Résidence administrative : La Ferté-Bernard (72)
Connaissance des institutions
Connaissance des publics en difficultés
Connaissance des règles internes de présentation de documents
Connaissance du droit social notamment des dispositions légales en matière de Prévention et de Protection de l'Enfance en Danger
Connaissance en matière de Gestion des Ressources Humaines (GRH)
Connaissance des circuits de transmission des documents
Connaissance des règles de grammaire, syntaxe et orthographe
Savoir-faire:
Alerter, référer et rendre compte à sa hiérarchie
Anticiper et évaluer les situations pour prendre des décisions
Concevoir des outils de planification (tableaux de bord, etc)
Etablir un système de classement efficace
Filtrer les appels téléphoniques
Identifier les différentes étapes d'instruction d'un dossier
Mettre en forme des documents (comptes-rendus, contrats, courriers, notes de service, etc) selon les règles internes de présentation
Respecter les procédures
Suivre une procédure
Savoir traiter des données chiffrées
Utiliser les logiciels bureautiques (word, excel, powerpoint, outlook)
Maîtriser les outils informatiques (bureautique, application de gestion)
Savoir-être:
Avoir le sens du service public
Avoir le sens du travail en commun et l'esprit d'équipe
Se montrer force de propositions
Faire preuve d'organisation
Faire preuve de rigueur et de méthode
Faire preuve d'autonomie
Faire preuve de discrétion
Faire preuve d'initiatives
Diplômes et niveaux d'expérience requis :
Diplôme 1: Bac + 2
Expérience 1 : Expérience de 3 à 5 ans
Diplôme 2 : Bac
Expérience 2 : Expérience > 5 ans
Caractéristiques particulières :
Forte disponibilité
Permanences
HABILITATIONS :
Permis VL
Résidence administrative : La Ferté-Bernard (72)
Contact
Lien de candidature
Informations complémentaires
Merci d'envoyer vos candidatures (CV+LM) sur le site du département de la Sarthe :
https://www.sarthe.fr/offres-d-emploi
https://www.sarthe.fr/offres-d-emploi
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.