Agent de gestion administrative
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Offre n° O072230901177751
Publiée le 05/09/2023
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
3 rue de la mairie, Aigné (Sarthe)
Poste à pourvoir le
09/10/2023
Date limite de candidature
05/10/2023
Type d'emploi
Remplacement temporaire d'un agent sur emploi permanent
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une indisponibilité temporaire d'un agent
Durée de la mission
3 mois
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui
(Art. L332-13 du code général de la fonction publique)
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Débutant
Rémunération indicative
Rémunération statutaire + IFSE
Descriptif de l'emploi
Agent d'accueil de la mairie/ Assistante de gestion sous la responsabilité de la secrétaire générale.
Travail en collaboration avec le maire et les élus municipaux.
L'équipe du secrétariat est composée de 3 agents
Travail en collaboration avec le maire et les élus municipaux.
L'équipe du secrétariat est composée de 3 agents
Missions / conditions d'exercice
Assurer l'accueil physique et téléphonique des administrés :
- Accueillir et renseigner le public
- Recevoir, filtrer et orienter les appels
- Identifier, gérer la demande et son degré d'urgence
- Prendre des rendez-vous
Accompagner le public dans leurs démarches :
- Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité (connaître l'organigramme de la collectivité et les missions des différents services internes et externes)
- Assurer un accueil de qualité valorisant l'image de la collectivité (propreté du hall, disposition des sièges, mise à jour documentation mise à disposition des administrés...)
- Participer à toutes les tâches nécessaires au bon fonctionnement du service public : Etat civil, cimetière, urbanisme, périscolaire...
- Accompagner les administrés dans les démarches en ligne via le poste informatique mis à disposition
Gérer les courriers, les courriels, diffuser l'information et la documentation :
- Gérer le courrier : Réceptionner, distribuer et expédier le courrier
- Tenir à jour les registres de courrier " départ " et " arrivée "
- Enregistrer informatiquement le courrier après ouverture par le secrétaire général
- Afficher et diffuser l'information (panneaux affichages, lumineux...).
- Réceptionner les courriels et les transmettre aux interlocuteurs concernés
- Répondre aux courriers ou courriels divers
Participer à la gestion des affaires générales de la commune :
- Gérer la réservation et tenir à jour le planning des salles de la collectivité
- Assurer la commande des produits périscolaire et de bureautique
- Assurer le classement et l'archivage des documents administratifs
- Recensement militaire avec établissements de la liste des jeunes et délivrance des attestations, suivi avec les autorités militaires
- Assistance administrative aux préparations de réunions de commissions (demande et renvoi de devis, préparation et envoi des convocations, mise en forme conducteur de séance ou compte-rendu de séance, mise à jour feuilles de présence...)
- Assistance à l'organisation des manifestations communales (logistique, soutien administratif, demande de devis, transmission d'information...)
- Accueillir et renseigner le public
- Recevoir, filtrer et orienter les appels
- Identifier, gérer la demande et son degré d'urgence
- Prendre des rendez-vous
Accompagner le public dans leurs démarches :
- Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité (connaître l'organigramme de la collectivité et les missions des différents services internes et externes)
- Assurer un accueil de qualité valorisant l'image de la collectivité (propreté du hall, disposition des sièges, mise à jour documentation mise à disposition des administrés...)
- Participer à toutes les tâches nécessaires au bon fonctionnement du service public : Etat civil, cimetière, urbanisme, périscolaire...
- Accompagner les administrés dans les démarches en ligne via le poste informatique mis à disposition
Gérer les courriers, les courriels, diffuser l'information et la documentation :
- Gérer le courrier : Réceptionner, distribuer et expédier le courrier
- Tenir à jour les registres de courrier " départ " et " arrivée "
- Enregistrer informatiquement le courrier après ouverture par le secrétaire général
- Afficher et diffuser l'information (panneaux affichages, lumineux...).
- Réceptionner les courriels et les transmettre aux interlocuteurs concernés
- Répondre aux courriers ou courriels divers
Participer à la gestion des affaires générales de la commune :
- Gérer la réservation et tenir à jour le planning des salles de la collectivité
- Assurer la commande des produits périscolaire et de bureautique
- Assurer le classement et l'archivage des documents administratifs
- Recensement militaire avec établissements de la liste des jeunes et délivrance des attestations, suivi avec les autorités militaires
- Assistance administrative aux préparations de réunions de commissions (demande et renvoi de devis, préparation et envoi des convocations, mise en forme conducteur de séance ou compte-rendu de séance, mise à jour feuilles de présence...)
- Assistance à l'organisation des manifestations communales (logistique, soutien administratif, demande de devis, transmission d'information...)
Profils recherchés
Compétences attendues :
Expérience en secrétariat de mairie souhaitée
Expérience dans la Fonction Publique souhaitée
Esprit d'équipe, apprécie le travail en collaboration
Maîtrise des outils de communication & bureautique
Connaissance des logiciels de comptabilité dans la fonction publique (Berger-Levrault) serait un plus
Capacités rédactionnelles
Savoir-être :
Facultés relationnelles (sens du contact et de la communication)
Sens du service public
Polyvalence, autonomie, capacité d'initiative et d'adaptation
Disponibilité, réactivité et discrétion attendue
Capacité d'organisation et sens de la diplomatie
Expérience en secrétariat de mairie souhaitée
Expérience dans la Fonction Publique souhaitée
Esprit d'équipe, apprécie le travail en collaboration
Maîtrise des outils de communication & bureautique
Connaissance des logiciels de comptabilité dans la fonction publique (Berger-Levrault) serait un plus
Capacités rédactionnelles
Savoir-être :
Facultés relationnelles (sens du contact et de la communication)
Sens du service public
Polyvalence, autonomie, capacité d'initiative et d'adaptation
Disponibilité, réactivité et discrétion attendue
Capacité d'organisation et sens de la diplomatie
Contact et modalités de candidature
Contact
0243253201
Informations complémentaires
Candidature (lettre et CV) adressée à Madame La Maire - 3 rue de la Mairie - 72650 Aigné ou par mail : comptabilité@aigne.fr
Adresse de l'employeur
MAIRIE AIGNÉ
>Mairie - 3, rue de la mairie -
72650 Aigne
>Mairie - 3, rue de la mairie -
72650 Aigne
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.