Sous la responsabilité de la direction de l’EHPAD, le (la) gestionnaire est responsable, sur les 2 sites, dans le respect de la réglementation et des délais imposés, du suivi de la préparation du budget, de son exécution en adéquation avec l’activité et des achats en collaboration avec le service achats-finances du CCAS de la Ville du Mans.
Parallèlement, il (elle) assurera l’encadrement du service gestion et de l’accueil sur chacun des sites, soit 4 agents permanents complétés par des vacataires de week-end et veillera à proposer un accueil de qualité aux résidents et leurs familles.
Le (a) gestionnaire s’inscrit dans une politique de qualité et participe à la mise en œuvre des projets institutionnels de l’établissement.

Missions principales :
Elabore le budget de l’établissement en collaboration avec le service achats-finances du CCAS ; à ce titre, il / elle informe la direction de l’établissement des choix opérationnels à effectuer compte-tenu des moyens alloués à l’établissement.
Assure un suivi budgétaire précis en lien avec le service achats-finances du CCAS ; à ce titre, il / elle veille également à la gestion des stocks, met en place des procédures internes de commandes, veille constamment à l’optimisation des moyens alloués à l’EHPAD, a un rôle d’alerte et est force de propositions à l’égard de la direction dans le cadre du pilotage budgétaire au quotidien.
Assure les engagements de dépenses jusqu’à la certification des factures en lien avec le service achats-finances du CCAS ; à ce titre, il effectue les propositions de virements de crédits, les opérations de contrôle nécessaires, gère au besoin les litiges avec les fournisseurs, suit les reliquats de commandes à venir, se rend disponible pour la clôture comptable.
Prépare pour la direction de l’établissement tous les éléments nécessaires aux rapports financiers à présenter au conseil d’administration du CCAS ; construit notamment les propositions relatives aux tarifs de l’établissement.
Pour les achats autorisés, effectue la mise en concurrence afin de contracter au meilleur rapport qualité/prix.
Pour les achats en procédure adaptée ou en appel d’offres ouvert, définit les besoins en collaboration avec les encadrants concernés et/ou le référent technique, voire prend en charge ce rôle, afin de transmettre au service achats-finances du CCAS les éléments nécessaires à la mise en concurrence, s’assure ensuite de l’exécution correcte du marché correspondant.
Participe aux négociations du Contrat Pluriannuel d’Objectifs et de Moyens avec l’ARS des Pays de la Loire et le Département de la Sarthe et veille à sa mise en œuvre ; à ce titre, prépare les indicateurs et rapports rendant compte aux tutelles de l’activité et de la gestion de l’établissement, et tout élément permettant de défendre des demandes de moyens supplémentaires, afin de transmettre à la direction de l’établissement les éléments nécessaires au pilotage budgétaire ;
Etablit les plans pluriannuels d’investissement et de travaux afin de préparer pour la direction de l’établissement les réunions avec les propriétaires, assiste à ces réunions et en effectue les compte-rendu ;
Encadre les agents du service gestion et veille au bon suivi des éléments de facturation, notamment dans le cadre de l’aide sociale, l’aide Personnalisée à l’Autonomie, l’Aide Personnalisée au logement.
Responsable de l’accueil, il encadre les agents d’accueil, s’assure d’une présence 7j/7 ainsi que d’une continuité téléphonique 24h/24 ; il veille à l’enregistrement du courrier et sa juste transmission.
Missions secondaires :
Régisseur d’avances et de recettes en lien avec la Trésorerie Municipale et le service achats-finances du CCAS.
Il / elle veille aux évolutions réglementaires concernant son service et assure à la mise à jour des documents obligatoires tels que le contrat de séjour.
Il / elle collabore à la mise en œuvre et au suivi de la démarche qualité de l’établissement.
Il / elle participe aux évènements organisés sur les sites.
Conditions d’exercice :
Base 37h, travail du lundi au vendredi, horaires variables.
Travail en alternance sur 2 sites.
Bureau individuel équipé sur chacun des sites.
Contraintes liées à l’emploi :
Dans des situations particulières, peut être amené(e) à remplacer le (les) secrétaires de gestion, à organiser son temps de travail et l’adapter aux contraintes du service et aux horaires de certaines réunions.

Diplôme de comptabilité / gestion souhaité ou expérience similaire;
Maîtrise de l’outil informatique et de logiciels bureautiques (messagerie, Excel, Word...);
Aptitude à maîtriser rapidement un nouveau logiciel métier;
Connaissance de l’organisation territoriale des domaines sanitaire et médico-social ;
Connaissance générale de l’environnement des collectivités territoriales (statut du personnel, code de la commande publique …) ;
Maîtrise des règles budgétaires et comptables (M22) et des dispositifs de gestion spécifiques à l’EHPAD (tarification, aide sociale, EPRD/ERRD, arrêtés des organismes de tutelle, formulaires d’appels à projets …) ;
Connaissance des procédures comptables et administratives ;
Rédaction de rapports et/ou compte-rendu ;
Capacité de synthèse ;
Elaboration de statistiques ;
Capacité à encadrer une équipe ;
Capacité à piloter des projets ;
Faire preuve de rigueur et d’autonomie dans le travail ;
Curiosité technique pour la définition des besoins d’un EHPAD ;
Avoir de l’aisance relationnelle ;
Avoir le sens du travail en équipe et en transversalité
Aptitude au dialogue avec les services partenaires, les fournisseurs, les résidents et leurs familles.