Agent d'accueil et de secrétariat de Mairie
Offre n° O072260712000015
Publiée le 13/07/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
Commune rurale, située à 20 kms au nord du Mans.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Mairie - place de la mairie -, Souligné-sous-Ballon (Sarthe (72))
Poste à pourvoir le
15/10/2026
Date limite de candidature
04/09/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
La Commune de Souligné-sous-Ballon (environ 1 262 habitants), située nord Sarthe, à 20 km de LE MANS, recrute un agent d'accueil et de secrétariat pour la Mairie.
Ce poste est à temps complet. Le temps de travail sera donc de 35 heures par semaine. Ce poste nécessitera de travailler un samedi matin sur deux.
L'agent d'accueil et de secrétariat de la Mairie sera placé sous l'autorité de la secrétaire générale de Mairie.
L’agent d’accueil et de secrétariat accueille le public et effectue des tâches de secrétariat.
Ce poste est à temps complet. Le temps de travail sera donc de 35 heures par semaine. Ce poste nécessitera de travailler un samedi matin sur deux.
L'agent d'accueil et de secrétariat de la Mairie sera placé sous l'autorité de la secrétaire générale de Mairie.
L’agent d’accueil et de secrétariat accueille le public et effectue des tâches de secrétariat.
Missions / conditions d'exercice
Les activités de l'agent d'accueil et de secrétariat de la Mairie sont les suivantes :
-Accueille physiquement et téléphoniquement le public et l’oriente vers le bon interlocuteur.
-Gère les appels de 1ère urgence (animaux errants, fuites…) et pannes (coupure fils téléphoniques…).
-Gère le courrier postal (enregistrement, mise sous pli, affranchissement…) et électronique.
-Effectue et renseigne sur les formalités administratives (attestations d’accueil, dossiers CNI, cartes grises, permis de conduire…).
-Procède au recensement relatif au parcours citoyenneté.
-Gère le planning des salles (réservation et contrats de location) et demandes de prêt de matériel communal.
-Délivre les débits de boissons.
-Répond à des mails liés à l’accueil du public.
-Urbanisme : Indique les éventuelles démarches d’urbanisme à entreprendre, fournit les cerfas adaptés, contrôle les pièces fournies lors des dépôts des demandes d’autorisations, enregistre les demandes dans le logiciel prévu à cet effet et prépare les dossiers pour transmission aux services instructeurs, préfectoraux…
-Etat-civil : Etablit les actes d’état civil (naissance, reconnaissance, mariage, décès…), appose les mentions marginales et délivre les livrets de famille ; gère les registres (ouverture, clôture, décennaux…) ; vérifie et contrôle les dossiers de baptême, mariage, PACS déposés, sollicite les pièces complémentaires et prépare les projets.
-Cimetière : Effectue les actes relatifs aux achats de concession.
-Comptabilité : réalise la saisie des factures et titres liés au fonctionnement de la Commune et établit les factures liées aux activités périscolaires.
-Activités périscolaires : Suit les dossiers uniques d’inscriptions aux activités périscolaires (transmission et suivi), traite les données informatiquement, imprime les documents appropriés pour diffusion aux enseignants ou services périscolaires ; effectue le suivi des présences et modifications et transmet les informations aux enseignants et/ou services périscolaires.
-Elections : Assure les inscriptions et radiations des listes électorales suite à décisions ; aide à la préparation des opérations électorales et y participe le soir des élections.
-Assure la tenue administrative des registres.
-Renseigne le site internet, maîtrise des réseaux sociaux, met le calendrier des fêtes à jour et transmet les informations nécessaires à l’office de tourisme.
-Assure des travaux de bureautique au profit des autres services (services technique, périscolaire et cantine).
-Rédige la correspondance courante pour mise à la signature.
-Réceptionne des commandes de fournitures administratives…
-Assure le classement et l’archivage des documents administratifs et techniques à sa charge.
-Assure le remplacement de la secrétaire de Mairie en son absence sur certains domaines.
Contraintes :
-Travail le samedi matin (1 sur 2).
-Travail les jours d’élection.
Risques professionnels :
-Risques psychologiques et sociaux
-Travail sur écran quotidien
-Agressivité du public
-Position statique
Moyens attribués pour l'exercice de la mission :
-Matériels informatique, de bureautique et de téléphonie.
-Accueille physiquement et téléphoniquement le public et l’oriente vers le bon interlocuteur.
-Gère les appels de 1ère urgence (animaux errants, fuites…) et pannes (coupure fils téléphoniques…).
-Gère le courrier postal (enregistrement, mise sous pli, affranchissement…) et électronique.
-Effectue et renseigne sur les formalités administratives (attestations d’accueil, dossiers CNI, cartes grises, permis de conduire…).
-Procède au recensement relatif au parcours citoyenneté.
-Gère le planning des salles (réservation et contrats de location) et demandes de prêt de matériel communal.
-Délivre les débits de boissons.
-Répond à des mails liés à l’accueil du public.
-Urbanisme : Indique les éventuelles démarches d’urbanisme à entreprendre, fournit les cerfas adaptés, contrôle les pièces fournies lors des dépôts des demandes d’autorisations, enregistre les demandes dans le logiciel prévu à cet effet et prépare les dossiers pour transmission aux services instructeurs, préfectoraux…
-Etat-civil : Etablit les actes d’état civil (naissance, reconnaissance, mariage, décès…), appose les mentions marginales et délivre les livrets de famille ; gère les registres (ouverture, clôture, décennaux…) ; vérifie et contrôle les dossiers de baptême, mariage, PACS déposés, sollicite les pièces complémentaires et prépare les projets.
-Cimetière : Effectue les actes relatifs aux achats de concession.
-Comptabilité : réalise la saisie des factures et titres liés au fonctionnement de la Commune et établit les factures liées aux activités périscolaires.
-Activités périscolaires : Suit les dossiers uniques d’inscriptions aux activités périscolaires (transmission et suivi), traite les données informatiquement, imprime les documents appropriés pour diffusion aux enseignants ou services périscolaires ; effectue le suivi des présences et modifications et transmet les informations aux enseignants et/ou services périscolaires.
-Elections : Assure les inscriptions et radiations des listes électorales suite à décisions ; aide à la préparation des opérations électorales et y participe le soir des élections.
-Assure la tenue administrative des registres.
-Renseigne le site internet, maîtrise des réseaux sociaux, met le calendrier des fêtes à jour et transmet les informations nécessaires à l’office de tourisme.
-Assure des travaux de bureautique au profit des autres services (services technique, périscolaire et cantine).
-Rédige la correspondance courante pour mise à la signature.
-Réceptionne des commandes de fournitures administratives…
-Assure le classement et l’archivage des documents administratifs et techniques à sa charge.
-Assure le remplacement de la secrétaire de Mairie en son absence sur certains domaines.
Contraintes :
-Travail le samedi matin (1 sur 2).
-Travail les jours d’élection.
Risques professionnels :
-Risques psychologiques et sociaux
-Travail sur écran quotidien
-Agressivité du public
-Position statique
Moyens attribués pour l'exercice de la mission :
-Matériels informatique, de bureautique et de téléphonie.
Profils recherchés
-Expériences sur poste d’accueil en Mairie demandées.
-Connaissances en Etat-Civil et/ou urbanisme exigées et dans d’autres tâches de la fiche de poste appréciées.
COMPETENCES TECHNIQUES :
-Connaître l’environnement institutionnel des collectivités territoriales et de la Fonction Publique Territoriale.
-Maîtriser l’expression écrite et orale et savoir prendre des notes et rédiger des courriers.
-Maîtriser les outils informatiques et bureautiques.
-Posséder une connaissance de base dans les domaines de l’état-civil et de l’état-civil.
-Réceptionner, traiter et diffuser des documents et des informations.
-Suivre et mettre en forme des dossiers administratifs.
-Etre capable de suivre et gérer une procédure administrative.
-Connaître les principes de la comptabilité publique.
COMPETENCES D’ORGANISATION :
-Etre organisé.
-Savoir gérer les priorités.
-Etre ponctuel.
-Savoir faire preuve de rigueur et de méthode.
COMPETENCES D’ADAPTATION :
-Etre autonome.
-Etre capable de s’adapter à différents interlocuteurs.
-Savoir faire des propositions en vue d'améliorer la qualité du service.
-Savoir s’adapter aux modifications établies ou imposées par une situation et/ou une conjoncture.
-S’adapter à la polyvalence des tâches.
-Accueil : Etre capable de comprendre la demande et d’apporter la réponse adaptée.
COMPETENCES RELATIONNELLES ET SOCIALES :
-Etre courtois.
-Savoir travailler en équipe.
-Savoir partager les informations utiles au bon fonctionnement du service avec les collègues.
-Savoir respecter la confidentialité, faire preuve de discrétion professionnelle et savoir respecter le secret professionnel et le devoir de réserve.
-Connaissances en Etat-Civil et/ou urbanisme exigées et dans d’autres tâches de la fiche de poste appréciées.
COMPETENCES TECHNIQUES :
-Connaître l’environnement institutionnel des collectivités territoriales et de la Fonction Publique Territoriale.
-Maîtriser l’expression écrite et orale et savoir prendre des notes et rédiger des courriers.
-Maîtriser les outils informatiques et bureautiques.
-Posséder une connaissance de base dans les domaines de l’état-civil et de l’état-civil.
-Réceptionner, traiter et diffuser des documents et des informations.
-Suivre et mettre en forme des dossiers administratifs.
-Etre capable de suivre et gérer une procédure administrative.
-Connaître les principes de la comptabilité publique.
COMPETENCES D’ORGANISATION :
-Etre organisé.
-Savoir gérer les priorités.
-Etre ponctuel.
-Savoir faire preuve de rigueur et de méthode.
COMPETENCES D’ADAPTATION :
-Etre autonome.
-Etre capable de s’adapter à différents interlocuteurs.
-Savoir faire des propositions en vue d'améliorer la qualité du service.
-Savoir s’adapter aux modifications établies ou imposées par une situation et/ou une conjoncture.
-S’adapter à la polyvalence des tâches.
-Accueil : Etre capable de comprendre la demande et d’apporter la réponse adaptée.
COMPETENCES RELATIONNELLES ET SOCIALES :
-Etre courtois.
-Savoir travailler en équipe.
-Savoir partager les informations utiles au bon fonctionnement du service avec les collègues.
-Savoir respecter la confidentialité, faire preuve de discrétion professionnelle et savoir respecter le secret professionnel et le devoir de réserve.
Contact et modalités de candidature
Contact
0243273285
Informations complémentaires
Avantages sociaux :
-Participations de l'employeur à la prévoyance et aux contrats de mutuelle labellisés
-par le biais du Comité National d'Action Sociale (CNAS)
-Prime de fin d'année.
Les personnes souhaitant présenter leur candidature à ce poste de chargé d'accueil et de secrétariat de Mairie doivent adresser une lettre de motivation ainsi qu'un
curriculum vitae détaillant notamment l'expérience professionnelle en Mairie, à la Mairie de Souligné-sous-Ballon, à l'attention de Monsieur le Maire, soit par voie postale à l'adresse suivante : Mairie - 1 Place de la Mairie - 72290 SOULIGNÉ-SOUS-BALLON; soit par mail à l'adresse suivante :
mairie@souligne-sous-ballon.fr pour le vendredi 4 septembre 2026 à 17H au plus tard.
-Participations de l'employeur à la prévoyance et aux contrats de mutuelle labellisés
-par le biais du Comité National d'Action Sociale (CNAS)
-Prime de fin d'année.
Les personnes souhaitant présenter leur candidature à ce poste de chargé d'accueil et de secrétariat de Mairie doivent adresser une lettre de motivation ainsi qu'un
curriculum vitae détaillant notamment l'expérience professionnelle en Mairie, à la Mairie de Souligné-sous-Ballon, à l'attention de Monsieur le Maire, soit par voie postale à l'adresse suivante : Mairie - 1 Place de la Mairie - 72290 SOULIGNÉ-SOUS-BALLON; soit par mail à l'adresse suivante :
mairie@souligne-sous-ballon.fr pour le vendredi 4 septembre 2026 à 17H au plus tard.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.