RESPONSABLE DE L'ACCUEIL DE LA MAIRIE (H/F)
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O073240403000163
Publiée le 03/04/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Gilly sur isere
Poste à pourvoir le
01/07/2024
Date limite de candidature
05/05/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à une réorganisation du service ou transfert de personnel
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps non complet,
28h00 hebdomadaire
Télétravail
Non
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Avec une trentaine d'agents, Gilly-sur-Isère demeure la Commune de l'agglomération au plus fort développement. Constituée de plus de 3 000 habitants et limitrophe de la Sous-Préfecture d'Albertville, la collectivité dispose de nouvelles installations aux ambitions environnementales, associatives, culturelles et sportives fortes. L'aménagement récent des bâtiments périscolaires et scolaires vous offre un cadre de travail agréable. D'autres projets majeurs sont en cours...
Envie d'en savoir plus ? Retrouvez-nous sur notre site.
Dans le cadre d'une réorganisation du service administratif, nous recherchons un responsable chargée de l'accueil de la mairie.
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Dans le cadre d'une réorganisation du service administratif, nous recherchons un responsable chargée de l'accueil de la mairie.
Missions / conditions d'exercice
L'agent aura à exécuter seul ou en collaboration avec les autres agents titulaires du service administratif, les missions suivantes :
En lien et sous l'autorité du Directeur Général des Services
Gestion de l'accueil en mairie :
- Prendre en charge les appels téléphoniques du standard, visites physiques et courriels
- Orienter les administrés vers les bons services
- Gestion et suivi de l'affichage réglementaire selon la date d'arrivée et de permanence
Communication :
- Affichage sur les panneaux d'information de la Mairie
- Alimenter le site internet en fonctions des besoins
- Alimenter et trier les informations sur le panneau lumineux
- Réaliser les invitations des vœux du maire/repas des aînés et cérémonies
Gestion du courrier :
- Suivi du registre courriers
- Préparer le courrier reçu dans le parapheur pour le visa DGS
- Distribution du courrier
- Affranchir et expédier le courrier
Gestion de la relation avec les associations et l'évènementiel :
- Gestion des associations de la commune
- Gestion des salles : réservation, gestion des accès (logiciel), remise des clés et coordination des états des lieux avec les ST
- Renseigner sur le planning des salles
- Compléter les conventions et suivre le circuit de validation
- Réceptionner les éventuels chèques de caution et de paiement
- Transmettre l'information aux services techniques (besoins en matériel, prêt de matériel)
- Délivrer les autorisations de buvettes temporaires
- Relations avec le CCAS et le CIAS
En lien et sous la responsabilité de la Responsable Population et Vie Scolaire
État civil :
- Gérer et renseigner sur les documents administratifs (passeports, carte d'identité, aides sociales, attestations de domicile, attestation d'accueil, déclaration de chien dangereux
- Gérer les déclarations et dossiers d'état civil (naissance, filiation, reconnaissance avant naissance, mariage, PACS, décès, changements de patronymes et de prénoms), titres de séjour
- Inscrire et renseigner le recensement et les affaires militaires
- Procéder à la légalisation de signatures
Cimetière :
- Établir les concessions du cimetière (convention, recouvrement, suivi d'échéance) par le biais du logiciel AMETHYSTE
- Autoriser et suivre les interventions dans le cimetière
- Renseigner les pompes funèbres (plan de situation de la concession, date et heures d'interventions...)
Élections :
- Mettre à jour les listes électorales (recensement, radiations et inscriptions, permanences, secteurs géographiques des bureaux, communication au contrôle de légalité)
- Animer la commission de révision des listes électorales
- Constituer, éditer et rassembler les documents nécessaires à l'organisation des élections (listes électorales, listes d'émargement...)
En lien et sous l'autorité du Directeur Général des Services
Gestion de l'accueil en mairie :
- Prendre en charge les appels téléphoniques du standard, visites physiques et courriels
- Orienter les administrés vers les bons services
- Gestion et suivi de l'affichage réglementaire selon la date d'arrivée et de permanence
Communication :
- Affichage sur les panneaux d'information de la Mairie
- Alimenter le site internet en fonctions des besoins
- Alimenter et trier les informations sur le panneau lumineux
- Réaliser les invitations des vœux du maire/repas des aînés et cérémonies
Gestion du courrier :
- Suivi du registre courriers
- Préparer le courrier reçu dans le parapheur pour le visa DGS
- Distribution du courrier
- Affranchir et expédier le courrier
Gestion de la relation avec les associations et l'évènementiel :
- Gestion des associations de la commune
- Gestion des salles : réservation, gestion des accès (logiciel), remise des clés et coordination des états des lieux avec les ST
- Renseigner sur le planning des salles
- Compléter les conventions et suivre le circuit de validation
- Réceptionner les éventuels chèques de caution et de paiement
- Transmettre l'information aux services techniques (besoins en matériel, prêt de matériel)
- Délivrer les autorisations de buvettes temporaires
- Relations avec le CCAS et le CIAS
En lien et sous la responsabilité de la Responsable Population et Vie Scolaire
État civil :
- Gérer et renseigner sur les documents administratifs (passeports, carte d'identité, aides sociales, attestations de domicile, attestation d'accueil, déclaration de chien dangereux
- Gérer les déclarations et dossiers d'état civil (naissance, filiation, reconnaissance avant naissance, mariage, PACS, décès, changements de patronymes et de prénoms), titres de séjour
- Inscrire et renseigner le recensement et les affaires militaires
- Procéder à la légalisation de signatures
Cimetière :
- Établir les concessions du cimetière (convention, recouvrement, suivi d'échéance) par le biais du logiciel AMETHYSTE
- Autoriser et suivre les interventions dans le cimetière
- Renseigner les pompes funèbres (plan de situation de la concession, date et heures d'interventions...)
Élections :
- Mettre à jour les listes électorales (recensement, radiations et inscriptions, permanences, secteurs géographiques des bureaux, communication au contrôle de légalité)
- Animer la commission de révision des listes électorales
- Constituer, éditer et rassembler les documents nécessaires à l'organisation des élections (listes électorales, listes d'émargement...)
Profils recherchés
Vos savoirs-être :
- Sens de la discrétion
- Consciencieux (-se)
- Disponibilité
- Sens du contact
- Ponctuel
- Sens de l'organisation
- Sens de la discrétion
- Consciencieux (-se)
- Disponibilité
- Sens du contact
- Ponctuel
- Sens de l'organisation
Contact
Contact
0479378275
Informations complémentaires
Nous vous proposons un emploi à temps non complet (28h par semaine dont 20h sur 4 jours d'ouverture au public).
Vous bénéficierez de la rémunération statutaire, du régime indemnitaire, du Supplément Familial de Traitement (en cas d'enfants), ainsi que des avantages sociaux (chèques vacances, repas à la cantine, bons de Noël) et d'une participation patronale à la prévoyance.
Date limite d'envoi des candidatures (CV + lettre de motivation) le 5 mai 2024
Entretien d'embauche : à partir du 6 mai 2024
Pour toute information complémentaire, vous pouvez contacter Monsieur Florian TRONCHET (Responsable administratif et financier) à rh@gilly.fr
Vous bénéficierez de la rémunération statutaire, du régime indemnitaire, du Supplément Familial de Traitement (en cas d'enfants), ainsi que des avantages sociaux (chèques vacances, repas à la cantine, bons de Noël) et d'une participation patronale à la prévoyance.
Date limite d'envoi des candidatures (CV + lettre de motivation) le 5 mai 2024
Entretien d'embauche : à partir du 6 mai 2024
Pour toute information complémentaire, vous pouvez contacter Monsieur Florian TRONCHET (Responsable administratif et financier) à rh@gilly.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.