ASSISTANT DE GESTION ADMINISTRATIVE (H/F)
Offre n° O073240410000119
Publiée le 10/04/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Chambéry cedex
Poste à pourvoir le
03/06/2024
Date limite de candidature
19/05/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Grand Chambéry est une Communauté d'agglomération qui exerce des compétences pour le compte des 38 communes qui la composent : eaux et assainissement, déchets, mobilités, urbanisme, habitat, agriculture, développement durable, grands équipements, voiries, gens du voyage, économie, tourisme etc. Le territoire dénombre près de 140 000 habitants répartis sur 52 599 hectares. Fort de 7 collaborateurs, le Service Habitat et aménagement, au sein de la Direction de l'urbanisme et du développement local, mène différentes actions en vue de développer une offre de logements diversifiée et équilibrée.
Sous l'autorité de la Responsable de service, vous veillez au bon fonctionnement administratif du service et traitez des actes administratifs.
Sous l'autorité de la Responsable de service, vous veillez au bon fonctionnement administratif du service et traitez des actes administratifs.
Missions / conditions d'exercice
1/ Veiller au bon fonctionnement du service
- Assurer l'accueil téléphonique et physique du service, informer et orienter les usagers
- Réceptionner, distribuer et envoyer le courrier en respectant les procédures
- Réaliser des tâches de secrétariat classique : convocations, courriers, mise à jour de listes et de tableaux de bord, classements, archivage
- Organiser diverses réunions et en assurer la logistique : recherche de dates, réservations de salles, mise en place du matériel
- Suivre les décisions, délibérations et conventions
2/ Traitez les demandes d'aides financières et de garanties d'emprunt relative :
- Télécharger, réceptionner, enregistrer les dossiers de demandes de subventions et de paiement des subventions
- Vérifier les pièces constitutives des dossiers selon la grille d'analyse
- Rédiger les décisions d'attribution sur la base des modèles établis et les saisir dans un logiciel dédié
- Rédiger et envoyer des courriers/courriels de demandes de pièces complémentaires, rejets, attributions, paiements
- Préparer et transmettre des éléments au service financier
- Renseigner les opérateurs sur le suivi de leurs dossiers
- Mettre à jour des tableaux de bord et les indicateurs de suivi
- Classer et archiver des dossiers
- Accompagner le service pour la transition vers une gestion dématérialisée des dossiers
- Assurer l'accueil téléphonique et physique du service, informer et orienter les usagers
- Réceptionner, distribuer et envoyer le courrier en respectant les procédures
- Réaliser des tâches de secrétariat classique : convocations, courriers, mise à jour de listes et de tableaux de bord, classements, archivage
- Organiser diverses réunions et en assurer la logistique : recherche de dates, réservations de salles, mise en place du matériel
- Suivre les décisions, délibérations et conventions
2/ Traitez les demandes d'aides financières et de garanties d'emprunt relative :
- Télécharger, réceptionner, enregistrer les dossiers de demandes de subventions et de paiement des subventions
- Vérifier les pièces constitutives des dossiers selon la grille d'analyse
- Rédiger les décisions d'attribution sur la base des modèles établis et les saisir dans un logiciel dédié
- Rédiger et envoyer des courriers/courriels de demandes de pièces complémentaires, rejets, attributions, paiements
- Préparer et transmettre des éléments au service financier
- Renseigner les opérateurs sur le suivi de leurs dossiers
- Mettre à jour des tableaux de bord et les indicateurs de suivi
- Classer et archiver des dossiers
- Accompagner le service pour la transition vers une gestion dématérialisée des dossiers
Profils recherchés
> COMPÉTENCES RECHERCHÉES
- Maîtrise impérative de l'outil informatique
- Aisance informatique, capacité d'adaptation à de nouveaux logiciels
- Rigueur et organisation
- Qualités rédactionnelles
- Aptitudes relationnelles, pédagogie
- Aptitude au travail en équipe
- Disponibilité, réactivité, adaptabilité
> PROFIL ATTENDU
- Être de préférence titulaire d'un diplôme de niveau Bac à Bac+2 en secrétariat ou assistant de direction
- Justifier d'une première expérience professionnelle de 2 ans minimum en secrétariat
- Maîtrise impérative de l'outil informatique
- Aisance informatique, capacité d'adaptation à de nouveaux logiciels
- Rigueur et organisation
- Qualités rédactionnelles
- Aptitudes relationnelles, pédagogie
- Aptitude au travail en équipe
- Disponibilité, réactivité, adaptabilité
> PROFIL ATTENDU
- Être de préférence titulaire d'un diplôme de niveau Bac à Bac+2 en secrétariat ou assistant de direction
- Justifier d'une première expérience professionnelle de 2 ans minimum en secrétariat
Contact
Contact
0479968600
Lien de candidature
Informations complémentaires
Les candidats sont invités à déposer leur candidature (lettre de motivation + CV) sur le site de Grand Chambéry jusqu'au dimanche 19 mai à minuit.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.