1. Piloter et coordonner les projets évènementiels
- Piloter en autonomie les projets événementiels confiés par la direction
- Prendre en charge les dossiers clients et assurer leur suivi de la demande initiale jusqu'au bilan final
- Conseiller et accompagner les organisateurs dans la conception et la réalisation de leur projet
- Étudier la faisabilité technique, réglementaire et opérationnelle des manifestations en concertation avec le directeur de la Halle Olympique et le directeur technique
-Élaborer les devis et propositions commerciales en lien avec les différents services.
- Assurer le suivi administratif, commercial et budgétaire des manifestations, en coordination avec les services administratifs de la Halle Olympique et d'Arlysère et assurer la vérification de la facturation des prestations
- Préparer et coordonner l'ensemble des aspects logistiques des événements en élaborant des rétroplannings, déroulés opérationnels et documents d'exploitation
- Coordonner les différents services de la Halle Olympique (technique, administratif, communication, exploitation, entretien, sécurité) afin de garantir la bonne réalisation des manifestations
- Assurer l'interface entre les organisateurs, les prestataires et les services internes
- Rechercher, consulter et coordonner les prestataires nécessaires à la réalisation des manifestations
- Participer à la définition et à la validation des implantations techniques et fonctionnelles des événements
- Réaliser certains plans sur Autocad quand il y en a la nécessité
- Anticiper les risques opérationnels et mettre en œuvre les solutions nécessaires au bon déroulement des manifestations
- Assurer la gestion des aléas et imprévus avant et pendant les événements
- Veiller à la qualité de l'accueil et à la satisfaction des organisateurs
- Développer et fidéliser les relations avec les organisateurs
- Organiser et mener les réunions de briefings et débriefings des manifestations
- Apporter un renfort sur la gestion des espaces séminaires en cas de besoin

2. Gérer et coordonner les bénévoles
- Identifier les besoins en bénévoles en fonction des caractéristiques des manifestations accueillies
- Mener le recrutement et la mobilisation des bénévoles
- Assurer le suivi administratif lié à la gestion des bénévoles
- Élaborer les plannings et répartir les missions en fonction des besoins opérationnels
- Organiser et coordonner l'accueil, l'information et l'encadrement des bénévoles
- Animer les équipes de bénévoles avant, pendant et après les manifestations
- Veiller à la bonne transmission des consignes et au respect des procédures définies
- Assurer le suivi et la fidélisation du réseau de bénévoles.
- Mener les bilans des manifestations et recueillir les retours d'expérience des bénévoles

3. Participer à la communication des évènements
- Apporter un renfort si nécessaire sur les actions de communication quotidiennes
- Contribuer à la promotion des évènements en définissant les besoins de communication en transmettant au chargé de projets communication l'ensemble des éléments nécessaires à la mise en oeuvre des actions de valorisation (supports, régie publicitaire, affichage, écrans partenaires, relations avec les prestataires concernés...)

4. Participer au développement de l'activité ainsi qu'à l'amélioration continue
- Mettre à jour les tableaux de bord de suivi de l'activité
- Produire des indicateurs et reportings réguliers
- Participer à l'analyse de la fréquentation, de la satisfaction client et de la performance des manifestations
- Identifier les axes d'amélioration organisationnels, techniques et commerciaux
- Participer à la formalisation des procédures du service
- Contribuer aux projets de développement de la Halle Olympique
- Participer à la création de nouvelles offres et nouveaux services
- Participer à la réunion générale hebdomadaire avec la direction et les chefs de pôle
- Réaliser les bilans qualitatifs et quantitatifs, analyser les résultats et proposer des actions d'amélioration destinées à la direction

5. Apporter un renfort opérationnel lors des manifestations
- Participer aux animations organisées sur le site si nécessaire
- Assurer ponctuellement des missions de renfort opérationnel sur les manifestations
- Participer à la bonne exploitation générale du site lors des évènements majeurs
- Intervenir en renfort à la buvette si nécessaire

CONDITIONS D'EXERCICE :
- Lieu : Halle Olympique, Albertville
- Contrat : Poste pérenne ou à défaut contractuel
- Temps de travail : Temps complet, 35 heures hebdomadaires
- Conditions de travail : Horaires avec amplitude variable en fonction des manifestations