ASSISTANT DE DIRECTION ET CONDUITE D'OPÉRATION (H/F)

Offre n° O074230901190945
Publiée le 01/11/2023

Synthèse de l'offre

Employeur
Annemasse Agglomération
11 avenue emile zola
74100 Annemasse
Le territoire d'annemasse agglo c'est 12 communes : ambilly, annemasse, bonne, cranves-sales, etrembières, gaillard, juvigny, lucinges, machilly, saint-cergues, vétraz-monthoux et ville-la-grand. située en haute-savoie, l'agglo fait partie du bassin de vie du grand genève.

avec ses 90 045 habitants, annemasse agglo s étend sur un territoire de 73,69 km², entouré du massif des voirons et de celui du salève.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Annemasse
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Date limite de candidature
07/01/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Nombre de postes
1

Localisation du lieu de travail

Détails de l'offre

Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Temps de travail
Temps complet, 1607 heures annuelles
Télétravail
Oui
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Rémunération indicative
à partir de 1800€ net
Descriptif de l'emploi
1      1- Apporter une aide permanente à la directrice en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil de classement et de suivi des dossiers
-    Organiser la vie professionnelle de la direction : gestion des agendas, prise de rendez- vous, rappeler les informations importantes et transmettre les messages, organisation logistique, établir une relation de confiance...
-    Réaliser et mettre en forme les travaux de bureautique : prise de note, réaliser la saisie de documents, organiser le classement et l'archivage des dossiers
-    Suivre les projets et activités de la direction : intégrer les priorités de la direction dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat, suivre l'exécution budgétaire, renseigner les tableaux de suivi des activités de la direction
-    Assurer l'accueil téléphonique et physique au secrétariat : renseigner les interlocuteurs et relayer vers l'interlocuteur compétent, adapter son discours en fonction de l'interlocuteur, recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et courriers électroniques
-    Organiser et planifier les réunions : rédiger les ordres du jour, respecter les délais de transmission de documents, prendre des notes et rédiger les comptes rendus.
2- Assurer l'ensemble des tâches administratives financières et comptable de la direction et le suivi administratif et financier des projets portés par la direction en lien avec les conducteurs d'opération
3- Assurer l'exécution financière et budgétaire des marchés passés en direct par les services de la DPA :
-    Assurer le traitement et la vérification de la facturation liée au service
-    Assurer la coordination de l'élaboration du budget, saisie du budget primitif (et du budget supplémentaire) pour chaque ingénieur, suivi de l'exécution du budget
-    Assurer le suivi administratif et financier des conventions de co-maîtrise d'ouvrage
-    Assurer le suivi des conventions de financement avec les partenaires 
Missions / conditions d'exercice
Les petits plus :
Prime annuelle, Complément indemnitaire annuel, Tickets restaurants, remboursement trajet domicile-travail (abonnement train, bus et tram uniquement), 
Participation d'Annemasse Agglo à la protection sociale complémentaire des agents, comité d'entreprise : le CNAS (Comité National d'Action Sociale), sous conditions d'ancienneté) 
et télétravail conventionné.
Organisation de travail :
Travail sur 4.5 jours en moyenne, 36h30 par semaine. 22.5 Jours de congés annuels et 7.5 jours de RTT.
Profils recherchés
·         Niveau Bac+2 en Gestion ou Assistanat
·         Expérience et connaissance du milieu des collectivités territoriales 
·         Maîtrise de logiciels comptables (Ciril un atout) et des logiciels bureautiques (Word, Excel, PowerPoint)
·         Connaissances dans la gestion administrative, suivi budgétaire et de facturations
·         Qualités rédactionnelles impératives
·         Capacité à proposer des outils de travail / procédures performants (tableaux communs de suivi budgétaire, tableaux de bord?)
·         Capacité à s?organiser et à prioriser
·         Adaptabilité, rigueur et prise d?initiative
·         Esprit d?équipe et bonne communication
 

Contact

Informations complémentaires
Merci d'adresser votre candidature
(CV accompagné OBLIGATOIREMENT d'une lettre de motivation)
à Monsieur le Président d'Annemasse Agglo, en précisant l'intitulé exact du poste, par mail

Travailleurs handicapés

Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.