ASSISTANT DE DIRECTION ET CONDUITE D'OPÉRATION (H/F)
Offre n° O074230901190945
Publiée le 01/11/2023
Synthèse de l'offre
Employeur
Le territoire d'annemasse agglo c'est 12 communes : ambilly, annemasse, bonne, cranves-sales, etrembières, gaillard, juvigny, lucinges, machilly, saint-cergues, vétraz-monthoux et ville-la-grand. située en haute-savoie, l'agglo fait partie du bassin de vie du grand genève.
avec ses 90 045 habitants, annemasse agglo s étend sur un territoire de 73,69 km², entouré du massif des voirons et de celui du salève.
avec ses 90 045 habitants, annemasse agglo s étend sur un territoire de 73,69 km², entouré du massif des voirons et de celui du salève.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Annemasse
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Date limite de candidature
07/01/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Télétravail
Oui
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Rémunération indicative
à partir de 1800€ net
Descriptif de l'emploi
1 1- Apporter une aide permanente à la directrice en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil de classement et de suivi des dossiers
- Organiser la vie professionnelle de la direction : gestion des agendas, prise de rendez- vous, rappeler les informations importantes et transmettre les messages, organisation logistique, établir une relation de confiance...
- Réaliser et mettre en forme les travaux de bureautique : prise de note, réaliser la saisie de documents, organiser le classement et l'archivage des dossiers
- Suivre les projets et activités de la direction : intégrer les priorités de la direction dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat, suivre l'exécution budgétaire, renseigner les tableaux de suivi des activités de la direction
- Assurer l'accueil téléphonique et physique au secrétariat : renseigner les interlocuteurs et relayer vers l'interlocuteur compétent, adapter son discours en fonction de l'interlocuteur, recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et courriers électroniques
- Organiser et planifier les réunions : rédiger les ordres du jour, respecter les délais de transmission de documents, prendre des notes et rédiger les comptes rendus.
2- Assurer l'ensemble des tâches administratives financières et comptable de la direction et le suivi administratif et financier des projets portés par la direction en lien avec les conducteurs d'opération
3- Assurer l'exécution financière et budgétaire des marchés passés en direct par les services de la DPA :
- Assurer le traitement et la vérification de la facturation liée au service
- Assurer la coordination de l'élaboration du budget, saisie du budget primitif (et du budget supplémentaire) pour chaque ingénieur, suivi de l'exécution du budget
- Assurer le suivi administratif et financier des conventions de co-maîtrise d'ouvrage
- Assurer le suivi des conventions de financement avec les partenaires
- Organiser la vie professionnelle de la direction : gestion des agendas, prise de rendez- vous, rappeler les informations importantes et transmettre les messages, organisation logistique, établir une relation de confiance...
- Réaliser et mettre en forme les travaux de bureautique : prise de note, réaliser la saisie de documents, organiser le classement et l'archivage des dossiers
- Suivre les projets et activités de la direction : intégrer les priorités de la direction dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat, suivre l'exécution budgétaire, renseigner les tableaux de suivi des activités de la direction
- Assurer l'accueil téléphonique et physique au secrétariat : renseigner les interlocuteurs et relayer vers l'interlocuteur compétent, adapter son discours en fonction de l'interlocuteur, recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et courriers électroniques
- Organiser et planifier les réunions : rédiger les ordres du jour, respecter les délais de transmission de documents, prendre des notes et rédiger les comptes rendus.
2- Assurer l'ensemble des tâches administratives financières et comptable de la direction et le suivi administratif et financier des projets portés par la direction en lien avec les conducteurs d'opération
3- Assurer l'exécution financière et budgétaire des marchés passés en direct par les services de la DPA :
- Assurer le traitement et la vérification de la facturation liée au service
- Assurer la coordination de l'élaboration du budget, saisie du budget primitif (et du budget supplémentaire) pour chaque ingénieur, suivi de l'exécution du budget
- Assurer le suivi administratif et financier des conventions de co-maîtrise d'ouvrage
- Assurer le suivi des conventions de financement avec les partenaires
Missions / conditions d'exercice
Les petits plus :
Prime annuelle, Complément indemnitaire annuel, Tickets restaurants, remboursement trajet domicile-travail (abonnement train, bus et tram uniquement),
Participation d'Annemasse Agglo à la protection sociale complémentaire des agents, comité d'entreprise : le CNAS (Comité National d'Action Sociale), sous conditions d'ancienneté)
et télétravail conventionné.
Organisation de travail :
Travail sur 4.5 jours en moyenne, 36h30 par semaine. 22.5 Jours de congés annuels et 7.5 jours de RTT.
Prime annuelle, Complément indemnitaire annuel, Tickets restaurants, remboursement trajet domicile-travail (abonnement train, bus et tram uniquement),
Participation d'Annemasse Agglo à la protection sociale complémentaire des agents, comité d'entreprise : le CNAS (Comité National d'Action Sociale), sous conditions d'ancienneté)
et télétravail conventionné.
Organisation de travail :
Travail sur 4.5 jours en moyenne, 36h30 par semaine. 22.5 Jours de congés annuels et 7.5 jours de RTT.
Profils recherchés
· Niveau Bac+2 en Gestion ou Assistanat
· Expérience et connaissance du milieu des collectivités territoriales
· Maîtrise de logiciels comptables (Ciril un atout) et des logiciels bureautiques (Word, Excel, PowerPoint)
· Connaissances dans la gestion administrative, suivi budgétaire et de facturations
· Qualités rédactionnelles impératives
· Capacité à proposer des outils de travail / procédures performants (tableaux communs de suivi budgétaire, tableaux de bord?)
· Capacité à s?organiser et à prioriser
· Adaptabilité, rigueur et prise d?initiative
· Esprit d?équipe et bonne communication
· Expérience et connaissance du milieu des collectivités territoriales
· Maîtrise de logiciels comptables (Ciril un atout) et des logiciels bureautiques (Word, Excel, PowerPoint)
· Connaissances dans la gestion administrative, suivi budgétaire et de facturations
· Qualités rédactionnelles impératives
· Capacité à proposer des outils de travail / procédures performants (tableaux communs de suivi budgétaire, tableaux de bord?)
· Capacité à s?organiser et à prioriser
· Adaptabilité, rigueur et prise d?initiative
· Esprit d?équipe et bonne communication
Contact
Lien de candidature
Informations complémentaires
Merci d'adresser votre candidature
(CV accompagné OBLIGATOIREMENT d'une lettre de motivation)
à Monsieur le Président d'Annemasse Agglo, en précisant l'intitulé exact du poste, par mail
(CV accompagné OBLIGATOIREMENT d'une lettre de motivation)
à Monsieur le Président d'Annemasse Agglo, en précisant l'intitulé exact du poste, par mail
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.