Assistant du Directeur Général des Services H/F
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O074231101267175
Publiée le 24/11/2023
Synthèse de l'offre
Employeur
Depuis le 1er janvier 2017, la Ville d'Annecy regroupe, en une seule collectivité, les communes d'Annecy, d'Annecy-le-Vieux, de Cran-Gevrier, de Meythet, de Pringy et de Seynod. Capitale de la Haute Savoie, la Ville se positionne comme 29ème Ville de France grâce à ses 128 000 habitants.
Sa situation entre lac et montagne lui confère un cadre de vie exceptionnel, préservé depuis des décennies, avec un patrimoine historique remarquable.
Forte de ces atouts, Annecy bénéficie d'un dynamisme économique lui procurant un rayonnement national et international. Terre historique d'essor industriel et d'innovation, elle attire et fait naître des entreprises qui font références dans leurs domaines.
Ce rayonnement économique est conforté par des événements culturels et sportifs de grande ampleur qu elle accueille ou organise tout au long de l'année.
Aujourd'hui, la Ville d'Annecy regroupe 3 100 collaborateurs répartis au sein de 40 directions et engagés sur un nouveau défi territorial. Alors rejoignez-nous !
Sa situation entre lac et montagne lui confère un cadre de vie exceptionnel, préservé depuis des décennies, avec un patrimoine historique remarquable.
Forte de ces atouts, Annecy bénéficie d'un dynamisme économique lui procurant un rayonnement national et international. Terre historique d'essor industriel et d'innovation, elle attire et fait naître des entreprises qui font références dans leurs domaines.
Ce rayonnement économique est conforté par des événements culturels et sportifs de grande ampleur qu elle accueille ou organise tout au long de l'année.
Aujourd'hui, la Ville d'Annecy regroupe 3 100 collaborateurs répartis au sein de 40 directions et engagés sur un nouveau défi territorial. Alors rejoignez-nous !
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Hôtel de ville de Seynod, Annecy (Haute-Savoie)
Poste à pourvoir le
15/01/2024
Date limite de candidature
24/12/2023
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Rémunération indicative
28/29K€ bruts annuels
Descriptif de l'emploi
Rejoindre Annecy, l'une des villes les plus attractives où il fait bon vivre, entre lac et montagne, le Directeur Général des Services recherche son futur Assistant H/F.
Missions / conditions d'exercice
Vous accompagnez le Directeur Général des Services dans la gestion et l'organisation de ses activités quotidiennes, en tenant compte des agendas de ses interlocuteurs (élus, administration municipale et partenaires extérieurs).
Vous êtes garant du respect des délais et du suivi des dossiers. Vous contribuez au bon fonctionnement des séances et instances, dans le cadre de vos missions de secrétariat général.
A ce titre, vos missions sont les suivantes:
Organiser et ajuster en permanence l'agenda, planifier les rendez-vous et déplacements du DGS en fonction des priorités et actualités des interlocuteurs. Assurer les liens entre la Direction Générale et ses partenaires institutionnels (Grand Annecy, Etat, Conseil Départemental, CDG). Préparer les dossiers quotidiens des rendez-vous de l'agenda du DGS;
Assurer le suivi des instances municipales pilotées par la Direction Générale : EDIR, CODIR, municipalité, réunions directeurs et réunions directeurs et chefs de services, commission et comité de pilotage. Préparer les réunions et les séances : suivre les calendriers et garantir les délais, rédiger les ordres du jour en concertation, assurer le suivi et la diffusion des relevés de décisions. Assurer l'organisation matérielle et logistique des réunions et séances.
Rédiger la version initiale de travail de notes de synthèse/courriers/supports de présentation sur la base de consignes verbales et/ou d'objectifs généraux. Réaliser des recherches documentaires (juridiques, actualités ...) à la demande du DGS sur des thématiques à des fins de rédaction ou de suivi de dossier.
Assurer la production et le suivi d'outils de pilotage de la Direction Générale : tableau des astreintes, calendrier annuel des commissions municipales....
Assurer le traitement et le suivi administratif des dossiers, réaliser la création, la saisie et la mise à jour de documents. Ordonnancer les dossiers dans le bureau physique et dématérialisé du DGS.
Assurer la cohésion des différentes directions de la Direction Générale, dans le suivi des dossiers et des procédures en cours. Maintenir le lien entre le DGS et ses directeurs.
Gérer la centralisation administrative RH de la Direction Générale : grévistes, etc... Rappeler aux directions les échéances et les communications en la matière, assurer le retour centralisé aux demandeurs.
Prendre en charge les actions à mener selon les applications métier : la Gestion des temps (INCOVAR), les courriers (ELISE), les délibérations et arrêtés (AIRSDELIB), les visas et signatures électroniques (I-PARAPHEUR), la gestion des recrutements (CAREERBUILDER),
les boîte mail du DGS (OUTLOOK); les documents partagés (SHAREPOINT) ; les entretiens professionnels (NEEVA), les finances (CIVIL)...
Accueillir physiquement ou par téléphone, filtrer et transmettre les courriels et messages. Renseigner, orienter et conseiller les interlocuteurs.
Assurer le premier relais en l'absence du DGS auprès de l'administration municipale.
Conditions d'exercice:
Localisation du poste: HDV de Seynod
Temps de travail hebdomadaire: 35 heures Flexi avec JRTT en compensation des heures effectuées au-delà. Possibilité de travailler sur 5 jours ou 4.5 jours.
Poste à pourvoir dès que possible, en fonction de la disponibilité du candidat retenu.
Vous êtes garant du respect des délais et du suivi des dossiers. Vous contribuez au bon fonctionnement des séances et instances, dans le cadre de vos missions de secrétariat général.
A ce titre, vos missions sont les suivantes:
Organiser et ajuster en permanence l'agenda, planifier les rendez-vous et déplacements du DGS en fonction des priorités et actualités des interlocuteurs. Assurer les liens entre la Direction Générale et ses partenaires institutionnels (Grand Annecy, Etat, Conseil Départemental, CDG). Préparer les dossiers quotidiens des rendez-vous de l'agenda du DGS;
Assurer le suivi des instances municipales pilotées par la Direction Générale : EDIR, CODIR, municipalité, réunions directeurs et réunions directeurs et chefs de services, commission et comité de pilotage. Préparer les réunions et les séances : suivre les calendriers et garantir les délais, rédiger les ordres du jour en concertation, assurer le suivi et la diffusion des relevés de décisions. Assurer l'organisation matérielle et logistique des réunions et séances.
Rédiger la version initiale de travail de notes de synthèse/courriers/supports de présentation sur la base de consignes verbales et/ou d'objectifs généraux. Réaliser des recherches documentaires (juridiques, actualités ...) à la demande du DGS sur des thématiques à des fins de rédaction ou de suivi de dossier.
Assurer la production et le suivi d'outils de pilotage de la Direction Générale : tableau des astreintes, calendrier annuel des commissions municipales....
Assurer le traitement et le suivi administratif des dossiers, réaliser la création, la saisie et la mise à jour de documents. Ordonnancer les dossiers dans le bureau physique et dématérialisé du DGS.
Assurer la cohésion des différentes directions de la Direction Générale, dans le suivi des dossiers et des procédures en cours. Maintenir le lien entre le DGS et ses directeurs.
Gérer la centralisation administrative RH de la Direction Générale : grévistes, etc... Rappeler aux directions les échéances et les communications en la matière, assurer le retour centralisé aux demandeurs.
Prendre en charge les actions à mener selon les applications métier : la Gestion des temps (INCOVAR), les courriers (ELISE), les délibérations et arrêtés (AIRSDELIB), les visas et signatures électroniques (I-PARAPHEUR), la gestion des recrutements (CAREERBUILDER),
les boîte mail du DGS (OUTLOOK); les documents partagés (SHAREPOINT) ; les entretiens professionnels (NEEVA), les finances (CIVIL)...
Accueillir physiquement ou par téléphone, filtrer et transmettre les courriels et messages. Renseigner, orienter et conseiller les interlocuteurs.
Assurer le premier relais en l'absence du DGS auprès de l'administration municipale.
Conditions d'exercice:
Localisation du poste: HDV de Seynod
Temps de travail hebdomadaire: 35 heures Flexi avec JRTT en compensation des heures effectuées au-delà. Possibilité de travailler sur 5 jours ou 4.5 jours.
Poste à pourvoir dès que possible, en fonction de la disponibilité du candidat retenu.
Profils recherchés
Titulaire d'un bac +2, vous maîtrisez les techniques de secrétariat et êtes reconnu pour vos qualités relationnelles. Vous avez le sens de la discrétion, de l'anticipation et de l'organisation. Vous êtes à l'aise avec les outils informatiques et les logiciels métiers.
Idéalement, vous disposez d'une expérience réussie sur un poste similaire.
Avantages :
Traitement de base relatif aux conditions de recrutement de la personne + Régime indemnitaire (RIFSEEP+ deux primes fixes payées en novembre et Juin)
Congés annuels et RTT selon l'aménagement du temps de travail choisi (organisation du temps de travail modulable)
Possibilité de télétravail selon les conditions fixées dans le règlement du temps de travail de la collectivité et en accord avec les DGA
Politique de formation dynamique
Participation de l'employeur au remboursement des frais de transport (+ forfait mobilité douce) ainsi qu'aux frais de mutuelle et prévoyance
Services et prestations selon ressources (dont chèques vacances) proposés par le Comité d'action sociale " Le Groupement"
Modalités de recrutement :
+ d'infos : drh.recrutement@annecy.fr ou par téléphone au 07.64.41.57.73.
Sélection sur CV + lettre de motivation puis entretien de motivation.
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique, les agents contractuels peuvent se porter candidat.
Tous les postes de l'administration municipale sont ouverts autant aux femmes qu'aux hommes, selon les objectifs de la politique de promotion de l'égalité entre femmes et hommes poursuivis par la Ville d'Annecy.
Toutes nos offres sont accessibles aux personnes en situation de handicap.
Idéalement, vous disposez d'une expérience réussie sur un poste similaire.
Avantages :
Traitement de base relatif aux conditions de recrutement de la personne + Régime indemnitaire (RIFSEEP+ deux primes fixes payées en novembre et Juin)
Congés annuels et RTT selon l'aménagement du temps de travail choisi (organisation du temps de travail modulable)
Possibilité de télétravail selon les conditions fixées dans le règlement du temps de travail de la collectivité et en accord avec les DGA
Politique de formation dynamique
Participation de l'employeur au remboursement des frais de transport (+ forfait mobilité douce) ainsi qu'aux frais de mutuelle et prévoyance
Services et prestations selon ressources (dont chèques vacances) proposés par le Comité d'action sociale " Le Groupement"
Modalités de recrutement :
+ d'infos : drh.recrutement@annecy.fr ou par téléphone au 07.64.41.57.73.
Sélection sur CV + lettre de motivation puis entretien de motivation.
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique, les agents contractuels peuvent se porter candidat.
Tous les postes de l'administration municipale sont ouverts autant aux femmes qu'aux hommes, selon les objectifs de la politique de promotion de l'égalité entre femmes et hommes poursuivis par la Ville d'Annecy.
Toutes nos offres sont accessibles aux personnes en situation de handicap.
Contact et modalités de candidature
Contact
0764415773
Informations complémentaires
Date limite de réception des candidatures: 23/12/2023
Les entretiens de recrutement auront lieu le 12/01/2024 après-midi.
Les entretiens de recrutement auront lieu le 12/01/2024 après-midi.
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.