AGENT D'ACCUEIL ET SECRETARIAT
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O074240313000108
Publiée le 13/03/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
LOVAGNY
Poste à pourvoir le
15/04/2024
Date limite de candidature
12/04/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps non complet,
21h00 hebdomadaire
Rémunération indicative
Traitement brut indiciaire + Primes (IFSE + CIA) + Titres restaurant + Participation à la mutuelle santé et prévoyance + Adhésion au CNAS
Descriptif de l'emploi
Sous l'autorité de la responsable accueil et administration et au sein d’une équipe comportant 2 agents, vous êtes chargé(e) de l’accueil, de l’orientation du public, de la tenue de l’agence postale et de tâches de secrétariat, représentant des enjeux déterminants pour l’image de la mairie auprès des usagers.
Dans cette optique, vous serez principalement chargé(e) de :
• Tenir l’agence postale
• Recevoir et renseigner les usagers
• Gérer le courrier et les mails de la mairie
• Contribuer à la tenue de l’état civil
• Tâches administratives en lien avec le reste du service
Dans cette optique, vous serez principalement chargé(e) de :
• Tenir l’agence postale
• Recevoir et renseigner les usagers
• Gérer le courrier et les mails de la mairie
• Contribuer à la tenue de l’état civil
• Tâches administratives en lien avec le reste du service
Missions / conditions d'exercice
Missions principales
Tenue de l’agence postale communale :
− Réception et distribution des courriers recommandés et colis
− Vente de produits de la Poste (timbres, affranchissement...)
− Procéder aux changements d’adresse, mise en place de suivi de courrier
− Réception ou distribution de liquidités aux usagers
Accueil de la mairie :
− Accueil physique et téléphonique
− Gestion des mails et du courrier
− Réponse de premier niveau aux demandes
− Dossiers administratifs des étrangers et attestations d’accueil + état annuel
− Recensement citoyen
− Vente de tickets bus
− Photocopies, renseignements divers
− Gestion de dossiers administratifs divers (inscriptions scolaires, déneigement …)
− Suivi et commandes des produits d’entretien et fournitures administratives
− Enregistrement et suivi des demandes de logement social
Gestion de l’état civil en lien avec l’agent administratif et la responsable :
− Enregistrement des actes d’état civil (reconnaissance, décès, réception des dossiers de mariage, PACS)
− Transcription des décès
− Gestion de la consultation des registres
Tenue de l’agence postale communale :
− Réception et distribution des courriers recommandés et colis
− Vente de produits de la Poste (timbres, affranchissement...)
− Procéder aux changements d’adresse, mise en place de suivi de courrier
− Réception ou distribution de liquidités aux usagers
Accueil de la mairie :
− Accueil physique et téléphonique
− Gestion des mails et du courrier
− Réponse de premier niveau aux demandes
− Dossiers administratifs des étrangers et attestations d’accueil + état annuel
− Recensement citoyen
− Vente de tickets bus
− Photocopies, renseignements divers
− Gestion de dossiers administratifs divers (inscriptions scolaires, déneigement …)
− Suivi et commandes des produits d’entretien et fournitures administratives
− Enregistrement et suivi des demandes de logement social
Gestion de l’état civil en lien avec l’agent administratif et la responsable :
− Enregistrement des actes d’état civil (reconnaissance, décès, réception des dossiers de mariage, PACS)
− Transcription des décès
− Gestion de la consultation des registres
Profils recherchés
Savoirs et savoir-faire :
− Maitrise des techniques d'accueil, de la communication orale et écrite
− Connaissance du fonctionnement du standard téléphonique, Internet, messagerie
− Maitrise des techniques de secrétariat et de gestion administrative, rédaction de courriers, outils bureautiques (Word, Excel …)
− Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales
− Connaissances de la réglementation dans les différents domaines d'activité du service (droit des usagers, État Civil…)
− Connaissance du logiciel Berger Levrault
Savoir-être :
− Sens du service public, du contact
− Garant de l’image du service public, l’agent doit avoir une attitude, un comportement et une tenue vestimentaire adéquats
− Discrétion professionnelle et devoir de réserve
− Rigueur et organisation dans le travail
− Gestion simultanée de plusieurs taches
− Polyvalence et capacité d’adaptation
− Initiative, autonomie
− Sens du travail en équipe
Qualifications obligatoires :
− Diplômes nécessaires : Bac/BTS en gestion administrative
− Maitrise des techniques d'accueil, de la communication orale et écrite
− Connaissance du fonctionnement du standard téléphonique, Internet, messagerie
− Maitrise des techniques de secrétariat et de gestion administrative, rédaction de courriers, outils bureautiques (Word, Excel …)
− Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales
− Connaissances de la réglementation dans les différents domaines d'activité du service (droit des usagers, État Civil…)
− Connaissance du logiciel Berger Levrault
Savoir-être :
− Sens du service public, du contact
− Garant de l’image du service public, l’agent doit avoir une attitude, un comportement et une tenue vestimentaire adéquats
− Discrétion professionnelle et devoir de réserve
− Rigueur et organisation dans le travail
− Gestion simultanée de plusieurs taches
− Polyvalence et capacité d’adaptation
− Initiative, autonomie
− Sens du travail en équipe
Qualifications obligatoires :
− Diplômes nécessaires : Bac/BTS en gestion administrative
Contact
Contact
Mme Florence VINCENT, Secrétaire de Mairie : 0450462337
Informations complémentaires
Si cette offre vous intéresse, merci d'adresser votre candidature (CV + lettre de motivation) sous la référence LOVAGNY/ACCUEIL à l'adresse mail suivante : pub-poste@ccfu.fr ou à l'adresse postale suivante : Service RH mutualisé, CCFU, 61 route du Stade 74330 SILLINGY
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.