Le service aux populations est la 1ère porte d’entrée des habitants d’une commune. Il gère l’information et l’orientation des usagers, ainsi que l’ensemble des actes d’état civil (naissances, mariages, décès, cartes d’identité ou passeport, … documents nécessaires à notre vie quotidienne) Un service primordial constitué d’un panel varié de missions qui lui sont confiées.

Vos missions?

Au sein d’une équipe de 10 personnes, vous serez en charge de la gestion courante du secteur Vie Publique et vous aurez notamment pour missions de :

1. Accueil du public
• Assurer l’accueil physique du public et le renseigner, orienter les usagers vers les différents services ;
• Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques ;
• Présenter les documents d’information et de communication et informer les usagers sur les différentes démarches administratives ;
• Mission d’accueil de premier niveau en état-civil et règlementation ;
• Missions d’accueil de premier niveau pour le scolaire, périscolaire et extrascolaire ;
• Participer à la collecte et la diffusion des informations concernant la mairie.


2. Etat-Civil
• Accueillir et renseigner les personnes sur les services de l'état civil ;
• Réceptionner des déclarations et établissement des actes d'état civil (naissance, reconnaissance parentale, mariage, décès, etc.) ;
• Assurer la tenue administrative des registres d'état civil ;
• Réaliser les attestations d’accueil des étrangers ;
• Établissement des dossiers de mariage, de PACS.


3. Autres missions du service
• Participer à l’organisation et la gestion des élections locales ou nationales ;
• Assurer la gestion administrative des cimetières de la ville ;
• Effectuer, en lien avec les agents recenseurs, les opérations de recensement de la population.

Vos conditions de travail?

POSTE À TEMPS COMPLET
37h30 sur 5 jours (14 jours de RTT)

HORAIRES
Présence obligatoire sur les plages d’ouvertures de l’Hôtel de Ville (8h30-12h et 13h30-17h)

AVANTAGES
- Prime mensuelle (IFSE)
- Primes annuelles : 13ème mois + prime liée à l’évaluation professionnelle (CIA)
- Tickets restaurants
- Participation employeur aux mutuelles complémentaires de santé et prévoyance
- Participation aux frais de séjours des enfants en Centre de Loisirs, colonies de vacances, …
- Amicale du personnel : nombreuses réductions sur les loisirs, sorties, groupements de commandes, chèques cadeaux de Noël, … accès aux offres du Groupement Interprofessionnel Annemassien

Vos compétences et qualités?

• Diplôme (CAP, BAC professionnel, BTS) en gestion administrative ou accueil du public ;
• Maitrise de l’outil informatique (utilisation des outils bureautiques et de logiciels métiers) ;
• Connaissance en droit civil (capacité à analyser, interpréter la réglementation) ;
• Maitrise des techniques d’accueil et postures d’accueil – savoir gérer les situations de stress et réguler les tensions ;
• Gérer les situations d’urgences et savoir prioriser les demandes ;
• Adapter son intervention aux différents publics ;
• Capacité à acquérir de nouvelles compétences, connaissances.

• Savoirs Transversaux :
o Organisation et fonctionnement des collectivités territoriales ;
o Connaissance des organismes extérieurs en relation avec la collectivité.

• Qualités Requises :
o Sens du service public ;
o Sens de l’accueil, courtoisie, discrétion ;
o Esprit d’équipe ;
o Travailler avec méthode et rigueur professionnelle ;
o Etre force de proposition.