Dans le cadre d'un remplacement de congé maternité, nous recherchons un Chargé d'accueil et de secrétariat général H/F en CDD du 15 juin 2024 au 28 février 2025.
Sous l'autorité de la Directrice Générale des Services, vous assurez l’accueil physique et téléphonique des usagers, ainsi que la gestion administrative du secrétariat général. Vous êtes le référent de la logistique culturelle et êtes à ce titre chargé de la billetterie spectacles et de la coordination logistique des évènements culturels. Vous assurez en parallèle un renfort au service des Ressources Humaines.

Accueil physique et téléphonique du public:
• Accueillir le public de manière qualitative en valorisant l’image de la collectivité
• Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
• Réguler l’entrée des visiteurs et groupes et surveiller les accès
• Faire respecter et appliquer les consignes de sécurité liées au lieu et à l’équipement

Renseignements et orientation du public:
• Renseigner le public sur l’organisation et le fonctionnement de la collectivité
• Orienter le public vers les services ou organismes compétents, accompagner et présenter les visiteurs
• Gérer les demandes des usagers et délivrer les informations demandées

Gestion et affichage d'informations:
• Diffuser des informations ou des documents par voie d’affichage ou au sein des services
• Rechercher, sélectionner, synthétiser et diffuser les informations

Gestion du secrétariat général et des moyens généraux:
• Gérer le courrier du syndicat
• Assurer la gestion des stocks/commandes de restauration évènementielle
• Assurer la télétransmission, la diffusion, le classement et l’archivage des documents administratifs de l’organe délibérant

Gestion de la régie et de la billetterie spectacles:
• Assurer la gestion des encaissements liés à la billetterie
• Mettre en place la saison sur le logiciel de billetterie : assurer le paramétrage, le suivi des ventes en ligne et le suivi général de la billetterie
• Établir des bilans et des statistiques sur la fréquentation
• Assurer la facturation des réservations de salles

Coordination logistique transversale des opérations culturelles:
• Coordonner la préparation, le suivi et le bon fonctionnement des évènements en coordonnant les intervenants internes et externes
• Assurer la gestion des réservations liées à l’accueil des artistes
• Assurer la supervision de la préparation des loges
• Assurer le suivi de l’accueil de la compagnie de la signature du contrat au départ des artistes après le spectacle

Appui au service des Ressources Humaines:
• Assurer un renfort une journée par semaine auprès de la responsable ressources humaines : aide administrative sur la gestion des dossiers en cours, classement…

Conditions d'exercice:
Remplacement de congé maternité : CDD du 15 juin 2024 au 28 février 2025
Temps de travail : 35 heures hebdomadaires – 5 semaines de congés annuels – Fermeture des bâtiments du SIPA en août et à Noël
Contraintes spécifiques : Présence appréciée les soirs et week-ends lors des évènements culturels

Vous êtes diplômé d’un Bac +2 dans les domaines de la gestion administrative, du secrétariat de direction ou des ressources humaines, et avez idéalement une expérience significative réussie sur un poste similaire
Vous maîtrisez les techniques d’accueil et de secrétariat et êtes à l’aise avec les outils bureautiques
Vous connaissez l’environnement territorial
Vous êtes reconnu pour vos qualités relationnelles. Vous avez le sens de l’organisation et de la discrétion, et êtes autonome dans l’exécution de vos missions tout en sachant rendre compte à votre hiérarchie.