Responsable administratif polyvalent (h/f)
Offre n° O074250415000566
Publiée le 15/04/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
135 RUE BEAUPRE, Beaumont (Haute-Savoie)
Poste à pourvoir le
15/09/2025
Date limite de candidature
25/05/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps non complet,
28h00 hebdomadaire
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Pendant près de 5 mois, vous serez en binôme avec l’agent en poste afin d’assurer une période de passation sous la responsabilité directe du DGS.
Poste à 80% (28h00) annualisé du 1er septembre au 31 aout.
- Participation mutuelle santé et prévoyance
- Action sociale
- Régime indemnitaire
- CIA
Poste à 80% (28h00) annualisé du 1er septembre au 31 aout.
- Participation mutuelle santé et prévoyance
- Action sociale
- Régime indemnitaire
- CIA
Missions / conditions d'exercice
1. Gestion administrative et appui aux instances
• Assister les services dans la rédaction des projets de délibérations,
• Rédiger des délibérations, assurer le suivi des signatures, archiver les délibérations, assurer le passage en contrôle de légalité et afficher les délibérations,
• Compiler les pièces jointes servant de base de travail pour les commissions plénières ou les conseils syndicaux,
• Rédiger et envoyer les invitations et les convocations,
• Organiser et suivre le planning des salles,
• Assurer l’archivage et le suivi des dossiers,
• Assister l’ensemble de l’équipe administrative dans ses missions en cas de pics d’activité et/ou d’absence,
• Tenir l’accueil du SIVU (physique, téléphone et email) à hauteur d’une demi-journée hebdomadaire ou en cas d’absence de l’agent.
2. Rédaction et suivi des actes et documents contractuels
• Rédiger et suivre les conventions (mise à disposition de salles, mairies extérieures, etc.), émettre les factures & appels de fonds,
• Rédiger les pièces administratives du suivi de travaux,
• Assurer le suivi de l’exécution des marchés ou des contrats,
• Suivre les assurances,
• Rédiger les marchés ainsi que les appels d’offres et assurer leur publication.
3. Finances et subventions
• Rédiger et suivre les dossiers de subventions,
• Suivi de la CAF : saisie des données, suivi des versements en relation avec la responsable finance,
• Rechercher de nouvelles subventions dont le SIVU pourrait bénéficier.
4. Suivi des équipements, travaux et prestataires
• Planifier et suivre les interventions techniques des prestataires extérieurs sur l’ensemble des 3 bâtiments & des cours,
• Suivre l’évolution des consommations énergétiques et saisir les données sur Operat,
• Établir une coopération avec les services techniques des communes, les marchés publics des communes voisines afin d’accroître le volume de groupements de commandes.
• Assister les services dans la rédaction des projets de délibérations,
• Rédiger des délibérations, assurer le suivi des signatures, archiver les délibérations, assurer le passage en contrôle de légalité et afficher les délibérations,
• Compiler les pièces jointes servant de base de travail pour les commissions plénières ou les conseils syndicaux,
• Rédiger et envoyer les invitations et les convocations,
• Organiser et suivre le planning des salles,
• Assurer l’archivage et le suivi des dossiers,
• Assister l’ensemble de l’équipe administrative dans ses missions en cas de pics d’activité et/ou d’absence,
• Tenir l’accueil du SIVU (physique, téléphone et email) à hauteur d’une demi-journée hebdomadaire ou en cas d’absence de l’agent.
2. Rédaction et suivi des actes et documents contractuels
• Rédiger et suivre les conventions (mise à disposition de salles, mairies extérieures, etc.), émettre les factures & appels de fonds,
• Rédiger les pièces administratives du suivi de travaux,
• Assurer le suivi de l’exécution des marchés ou des contrats,
• Suivre les assurances,
• Rédiger les marchés ainsi que les appels d’offres et assurer leur publication.
3. Finances et subventions
• Rédiger et suivre les dossiers de subventions,
• Suivi de la CAF : saisie des données, suivi des versements en relation avec la responsable finance,
• Rechercher de nouvelles subventions dont le SIVU pourrait bénéficier.
4. Suivi des équipements, travaux et prestataires
• Planifier et suivre les interventions techniques des prestataires extérieurs sur l’ensemble des 3 bâtiments & des cours,
• Suivre l’évolution des consommations énergétiques et saisir les données sur Operat,
• Établir une coopération avec les services techniques des communes, les marchés publics des communes voisines afin d’accroître le volume de groupements de commandes.
Profils recherchés
• Savoirs
- Connaître son environnement professionnel et le fonctionnement d’une collectivité territoriale
- Qualités rédactionnelles et de communication,
- Capacité de synthèse
- Posséder une connaissance de la commande publique et du fonctionnement des assurances, et savoir effectuer une veille juridique constante.
- Une connaissance des règles de bases de la fonction publique territoriale serait un plus.
• Savoir-faire
- Excellente maitrise de l’informatique et de la bureautique (Word ET Excel),
- Capacité à planifier son travail et à hiérarchiser les priorités selon les objectifs du service
- Développer des liens/coopération avec les assurances et les services marchés publiques des communes de la CCG,
- Rendre compte de son activité à son supérieur hiérarchique,
- Capacité à travailler en équipe,
- Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément.
- Savoir collaborer et travailler en autonomie
• Savoir être
- Avoir le sens du service public, respect strict du devoir de réserve/discrétion/secret professionnel
- Être force de proposition, avoir l’esprit d’initiative, faire avancer les projets
- S’impliquer, être motivé, dynamique, curieux, créatif, imaginatif, avoir le souci de la qualité de son travail
- S’avoir s’adapter et faire preuve de flexibilité
- Avoir le sens des responsabilités et de la hiérarchie
- Connaître son environnement professionnel et le fonctionnement d’une collectivité territoriale
- Qualités rédactionnelles et de communication,
- Capacité de synthèse
- Posséder une connaissance de la commande publique et du fonctionnement des assurances, et savoir effectuer une veille juridique constante.
- Une connaissance des règles de bases de la fonction publique territoriale serait un plus.
• Savoir-faire
- Excellente maitrise de l’informatique et de la bureautique (Word ET Excel),
- Capacité à planifier son travail et à hiérarchiser les priorités selon les objectifs du service
- Développer des liens/coopération avec les assurances et les services marchés publiques des communes de la CCG,
- Rendre compte de son activité à son supérieur hiérarchique,
- Capacité à travailler en équipe,
- Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément.
- Savoir collaborer et travailler en autonomie
• Savoir être
- Avoir le sens du service public, respect strict du devoir de réserve/discrétion/secret professionnel
- Être force de proposition, avoir l’esprit d’initiative, faire avancer les projets
- S’impliquer, être motivé, dynamique, curieux, créatif, imaginatif, avoir le souci de la qualité de son travail
- S’avoir s’adapter et faire preuve de flexibilité
- Avoir le sens des responsabilités et de la hiérarchie
Contact et modalités de candidature
Contact
0665622226
Informations complémentaires
CV et lettre de motivation à envoyer au DGS du SIVU : nicholas.barioz@sivu-beaupre.fr
avant le 25 mai 2025
avant le 25 mai 2025
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.