Agent gestion administrative et accueil service enfance jeunesse F/H
Offre n° O074250601399449
Publiée le 05/06/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
38 place de l eglise, Chamonix-Mont-Blanc (Haute-Savoie)
Poste à pourvoir le
03/08/2025
Date limite de candidature
05/07/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Vous effectuez en autonomie ou sous le contrôle d'un responsable, l'enchaînement des missions ci-dessous :
Suivi administratif et accueil :
* Accueil physique, téléphonique et mail (logiciel mushroom inclus) / Ouverture du service au public
* Gestion du service : gestion des courriers, mail, appel téléphoniques, entrants et sortants, tri et transmission des demandes aux services et personnes concernées (affaires scolaires, périscolaire, extrascolaire, directions d'écoles, familles, etc).
* Relayer les demandes des directions d'écoles et autres structures auprès des services municipaux compétents pour intervention et suivi /gestion d'openGST (Demandes et suivis).
Suivi et Gestion des Dossiers des Familles :
* Mise à jour et suivi des dossiers des familles concernant la scolarité, les demandes administratives, et les événements scolaires
* Inscription/annulation des enfants aux activités du service, gestion des justificatifs médicaux et commande des repas et relance auprès des familles pour les mises à jour nécessaires.
* Mise à jour, communication et saisi des informations relatives aux événements scolaires et extra-scolaires (grèves, sorties, activités, etc.).
* Gestion des demandes de dérogations scolaires, préparation du tableau de suivi pour la commission, rédaction des courriers de réponse aux familles et archivage.
Inscription et Suivi des Enfants :
* Assurer les inscriptions scolaires en lien avec le logiciel Mushroom, y compris préparation de la rentrée et la montée pédagogique des élèves. (lien avec la chargée des affaires enfance).
* Suivi des naissances et fratries : mise à jour régulière du tableau des naissances et suivi des inscriptions, en lien avec les enfants en crèche et leurs fratries.
Collaboration étroite avec le directeur du service pour l'information en temps réel concernant les enfants non inscrits mais figurant sur la liste, ainsi que l'évolution des naissances, garantissant rigueur et communication constante.
Suivi Budgétaire et Commandes :
* Traitement des encaissements pour les activités périscolaires, la restauration scolaire et sport loisir, en respectant les modes de paiements disponibles (y compris tickets CESU papier, plus saisie sue plateforme). Déclaré mandataire simple.
* Assurer la préparation des commandes, rapprochement des factures et suivi des engagements budgétaires tout au long de l'année, ainsi que la mise à jour des tableaux de bord budgétaires
* Sport scolaire et Sport de loisirs
* ECP + ECM + JDA (fournitures scolaire)
* Transport scolaire
PROFIL :
SAVOIR
* Savoir accueillir et écouter le public ;
* Connaissance des réglementations liées au secteur ;
* Connaissance de base des partenaires du secteur ;
* Connaissance des aides sociales possibles sur le territoire.
SAVOIR FAIRE
* Suivi administratif de dossiers
* maîtrise de logiciels Mushroom et Onde
* goût de la transversalité
* maîtrise des enjeux, réglementation et évolutions des politiques publiques
SAVOIR ÊTRE
* Ecoute, Bienveillance
* Travail en équipe
* Sens de l'organisation
* Responsabilité
* Sens des relations humaines
CONDITIONS DE TRAVAIL
* Lieu : Mairie Chamonix
* Horaires : Temps complet 36h/semaine
* Déplacements occasionnels sur le terrain : OUI
Suivi administratif et accueil :
* Accueil physique, téléphonique et mail (logiciel mushroom inclus) / Ouverture du service au public
* Gestion du service : gestion des courriers, mail, appel téléphoniques, entrants et sortants, tri et transmission des demandes aux services et personnes concernées (affaires scolaires, périscolaire, extrascolaire, directions d'écoles, familles, etc).
* Relayer les demandes des directions d'écoles et autres structures auprès des services municipaux compétents pour intervention et suivi /gestion d'openGST (Demandes et suivis).
Suivi et Gestion des Dossiers des Familles :
* Mise à jour et suivi des dossiers des familles concernant la scolarité, les demandes administratives, et les événements scolaires
* Inscription/annulation des enfants aux activités du service, gestion des justificatifs médicaux et commande des repas et relance auprès des familles pour les mises à jour nécessaires.
* Mise à jour, communication et saisi des informations relatives aux événements scolaires et extra-scolaires (grèves, sorties, activités, etc.).
* Gestion des demandes de dérogations scolaires, préparation du tableau de suivi pour la commission, rédaction des courriers de réponse aux familles et archivage.
Inscription et Suivi des Enfants :
* Assurer les inscriptions scolaires en lien avec le logiciel Mushroom, y compris préparation de la rentrée et la montée pédagogique des élèves. (lien avec la chargée des affaires enfance).
* Suivi des naissances et fratries : mise à jour régulière du tableau des naissances et suivi des inscriptions, en lien avec les enfants en crèche et leurs fratries.
Collaboration étroite avec le directeur du service pour l'information en temps réel concernant les enfants non inscrits mais figurant sur la liste, ainsi que l'évolution des naissances, garantissant rigueur et communication constante.
Suivi Budgétaire et Commandes :
* Traitement des encaissements pour les activités périscolaires, la restauration scolaire et sport loisir, en respectant les modes de paiements disponibles (y compris tickets CESU papier, plus saisie sue plateforme). Déclaré mandataire simple.
* Assurer la préparation des commandes, rapprochement des factures et suivi des engagements budgétaires tout au long de l'année, ainsi que la mise à jour des tableaux de bord budgétaires
* Sport scolaire et Sport de loisirs
* ECP + ECM + JDA (fournitures scolaire)
* Transport scolaire
PROFIL :
SAVOIR
* Savoir accueillir et écouter le public ;
* Connaissance des réglementations liées au secteur ;
* Connaissance de base des partenaires du secteur ;
* Connaissance des aides sociales possibles sur le territoire.
SAVOIR FAIRE
* Suivi administratif de dossiers
* maîtrise de logiciels Mushroom et Onde
* goût de la transversalité
* maîtrise des enjeux, réglementation et évolutions des politiques publiques
SAVOIR ÊTRE
* Ecoute, Bienveillance
* Travail en équipe
* Sens de l'organisation
* Responsabilité
* Sens des relations humaines
CONDITIONS DE TRAVAIL
* Lieu : Mairie Chamonix
* Horaires : Temps complet 36h/semaine
* Déplacements occasionnels sur le terrain : OUI
Missions / conditions d'exercice
Vous effectuez en autonomie ou sous le contrôle d'un responsable, l'enchaînement des missions ci-dessous :
Suivi administratif et accueil :
* Accueil physique, téléphonique et mail (logiciel mushroom inclus) / Ouverture du service au public
* Gestion du service : gestion des courriers, mail, appel téléphoniques, entrants et sortants, tri et transmission des demandes aux services et personnes concernées (affaires scolaires, périscolaire, extrascolaire, directions d'écoles, familles, etc).
* Relayer les demandes des directions d'écoles et autres structures auprès des services municipaux compétents pour intervention et suivi /gestion d'openGST (Demandes et suivis).
Suivi et Gestion des Dossiers des Familles :
* Mise à jour et suivi des dossiers des familles concernant la scolarité, les demandes administratives, et les événements scolaires
* Inscription/annulation des enfants aux activités du service, gestion des justificatifs médicaux et commande des repas et relance auprès des familles pour les mises à jour nécessaires.
* Mise à jour, communication et saisi des informations relatives aux événements scolaires et extra-scolaires (grèves, sorties, activités, etc.).
* Gestion des demandes de dérogations scolaires, préparation du tableau de suivi pour la commission, rédaction des courriers de réponse aux familles et archivage.
Inscription et Suivi des Enfants :
* Assurer les inscriptions scolaires en lien avec le logiciel Mushroom, y compris préparation de la rentrée et la montée pédagogique des élèves. (lien avec la chargée des affaires enfance).
* Suivi des naissances et fratries : mise à jour régulière du tableau des naissances et suivi des inscriptions, en lien avec les enfants en crèche et leurs fratries.
Collaboration étroite avec le directeur du service pour l'information en temps réel concernant les enfants non inscrits mais figurant sur la liste, ainsi que l'évolution des naissances, garantissant rigueur et communication constante.
Suivi Budgétaire et Commandes :
* Traitement des encaissements pour les activités périscolaires, la restauration scolaire et sport loisir, en respectant les modes de paiements disponibles (y compris tickets CESU papier, plus saisie sue plateforme). Déclaré mandataire simple.
* Assurer la préparation des commandes, rapprochement des factures et suivi des engagements budgétaires tout au long de l'année, ainsi que la mise à jour des tableaux de bord budgétaires
* Sport scolaire et Sport de loisirs
* ECP + ECM + JDA (fournitures scolaire)
* Transport scolaire (hors activités sportives)
* Demandes particulières suite à des pannes ou besoins matériels spécifiques ( en lien avec la chargée des affaires enfance )
Suivi administratif et accueil :
* Accueil physique, téléphonique et mail (logiciel mushroom inclus) / Ouverture du service au public
* Gestion du service : gestion des courriers, mail, appel téléphoniques, entrants et sortants, tri et transmission des demandes aux services et personnes concernées (affaires scolaires, périscolaire, extrascolaire, directions d'écoles, familles, etc).
* Relayer les demandes des directions d'écoles et autres structures auprès des services municipaux compétents pour intervention et suivi /gestion d'openGST (Demandes et suivis).
Suivi et Gestion des Dossiers des Familles :
* Mise à jour et suivi des dossiers des familles concernant la scolarité, les demandes administratives, et les événements scolaires
* Inscription/annulation des enfants aux activités du service, gestion des justificatifs médicaux et commande des repas et relance auprès des familles pour les mises à jour nécessaires.
* Mise à jour, communication et saisi des informations relatives aux événements scolaires et extra-scolaires (grèves, sorties, activités, etc.).
* Gestion des demandes de dérogations scolaires, préparation du tableau de suivi pour la commission, rédaction des courriers de réponse aux familles et archivage.
Inscription et Suivi des Enfants :
* Assurer les inscriptions scolaires en lien avec le logiciel Mushroom, y compris préparation de la rentrée et la montée pédagogique des élèves. (lien avec la chargée des affaires enfance).
* Suivi des naissances et fratries : mise à jour régulière du tableau des naissances et suivi des inscriptions, en lien avec les enfants en crèche et leurs fratries.
Collaboration étroite avec le directeur du service pour l'information en temps réel concernant les enfants non inscrits mais figurant sur la liste, ainsi que l'évolution des naissances, garantissant rigueur et communication constante.
Suivi Budgétaire et Commandes :
* Traitement des encaissements pour les activités périscolaires, la restauration scolaire et sport loisir, en respectant les modes de paiements disponibles (y compris tickets CESU papier, plus saisie sue plateforme). Déclaré mandataire simple.
* Assurer la préparation des commandes, rapprochement des factures et suivi des engagements budgétaires tout au long de l'année, ainsi que la mise à jour des tableaux de bord budgétaires
* Sport scolaire et Sport de loisirs
* ECP + ECM + JDA (fournitures scolaire)
* Transport scolaire (hors activités sportives)
* Demandes particulières suite à des pannes ou besoins matériels spécifiques ( en lien avec la chargée des affaires enfance )
Profils recherchés
SAVOIR
* Savoir accueillir et écouter le public ;
* Connaissance des réglementations liées au secteur ;
* Connaissance de base des partenaires du secteur ;
* Connaissance des aides sociales possibles sur le territoire.
SAVOIR FAIRE
* Suivi administratif de dossiers
* maîtrise de logiciels Mushroom et Onde
* goût de la transversalité
* maîtrise des enjeux, réglementation et évolutions des politiques publiques
SAVOIR ÊTRE
* Ecoute, Bienveillance
* Travail en équipe
* Sens de l'organisation
* Responsabilité
* Sens des relations humaines
CONDITIONS DE TRAVAIL
* Lieu : Mairie Chamonix
* Horaires : Temps complet 36h/semaine
* Déplacements occasionnels sur le terrain : OUI
* Savoir accueillir et écouter le public ;
* Connaissance des réglementations liées au secteur ;
* Connaissance de base des partenaires du secteur ;
* Connaissance des aides sociales possibles sur le territoire.
SAVOIR FAIRE
* Suivi administratif de dossiers
* maîtrise de logiciels Mushroom et Onde
* goût de la transversalité
* maîtrise des enjeux, réglementation et évolutions des politiques publiques
SAVOIR ÊTRE
* Ecoute, Bienveillance
* Travail en équipe
* Sens de l'organisation
* Responsabilité
* Sens des relations humaines
CONDITIONS DE TRAVAIL
* Lieu : Mairie Chamonix
* Horaires : Temps complet 36h/semaine
* Déplacements occasionnels sur le terrain : OUI
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Cliquez sur le lien ci-dessus pour postuler
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.