Agent d'accueil et d'état civil (H/F)
Offre n° O074250912000156
Publiée le 12/09/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
8 Route des confins du valais, Vallorcine (Haute-Savoie)
Poste à pourvoir le
24/10/2025
Date limite de candidature
17/10/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Sous l’autorité du Secrétaire Général de Mairie, vous assurez les missions d’accueil du public, d’Etat-Civil et de secrétariat de premier niveau.
Missions / conditions d'exercice
Rattaché(e) au secrétaire de mairie, il/elle est chargé(e) de l'accueil physique et téléphonique de la mairie, de la gestion de l'état civil et de différentes tâches administratives.
Accueillir et renseigner le public
- Tenir le standard téléphonique, répondre aux appels et/ou les orienter vers le bon interlocuteur
- Gérer les messages d'accueil du standard téléphonique
- Tenir le guichet d'accueil, accueillir les usagers, répondre aux questions, orienter les usagers vers le bon interlocuteur
- Enregistrer et rassembler les remarques et réclamations du public et en informer la direction
- Organiser la diffusion des informations destinées au public sur les panneaux d'affichage municipaux et sur les panneaux à messages variables
Gérer le courrier Arrivée / Départ
- Réceptionner, ouvrir, enregistrer et distribuer le courrier entrant, les courriels et les télécopies
- Enregistrer et suivre les commandes et livraisons
- Traiter le courrier départ : l'enregistrer, l'affranchir et l'expédier, classer les copies
- Traiter les envois en nombre : impression, mise sous pli et préparation avant expédition
Gérer et instruire certaines demandes administratives
- Instruire, établir et assurer le suivi des actes d'état civil et tenir les registres : mariages, décès
- Accompagner le Maire lors des cérémonies de mariage
- Mettre en forme et délivrer les documents administratifs
- Procéder au recensement militaire
- Gérer le cimetière communal
Organiser et gérer le local d'accueil du public
- Trier, classer et présenter les documents mis à disposition des administrés
- Veiller aux approvisionnements divers de l'accueil (formulaires, consommables pour les équipements, etc.)
- Préparer les commandes correspondantes
COMPTABILITÉ
- Transmettre les devis liés au fonctionnement aux entreprises après validation de(s) l'élu(s) en charge
- Etablir les bons de commande
- Engager les devis liés au fonctionnement
- Effectuer la comptabilité courante : titres et mandats liés au fonctionnement
URBANISME
- Enregistrer les dossiers de demande d'urbanisme reçus en version papier
- Retourner les dossiers aux demandeurs après validation
COMMUNICATION
- Mettre à disposition les informations nécessaires à la communication
AUTRES MISSIONS
- Délivrer les cartes locales (gens du pays, résidents secondaires) selon la réglementation
- Facturation et suivi des paiements relatifs à la cantine et à l'accueil périscolaire
- Assurer la mission de correspondant communal auprès du CCAS
- Gérer l'utilisation des locaux communaux de réunion
- Gérer les clés d'accès aux locaux communaux
- Participer à la gestion du site internet et des réseaux sociaux, ainsi qu'à la rédaction du bulletin municipal
- Gérer et suivre les secours sur piste (demandes d'informations, facturation, suivi des paiements)
- Règlement des forfaits post stationnement
- Enregistrement des véhicules pour les parkings payants
Délivrance et suivi des autorisations de circulation sur les pistes forestières
Conditions de recrutement
Recrutement statutaire ou par voie contractuelle
Rémunération statutaire, Régime indemnitaire, Adhésion CNAS
Accueillir et renseigner le public
- Tenir le standard téléphonique, répondre aux appels et/ou les orienter vers le bon interlocuteur
- Gérer les messages d'accueil du standard téléphonique
- Tenir le guichet d'accueil, accueillir les usagers, répondre aux questions, orienter les usagers vers le bon interlocuteur
- Enregistrer et rassembler les remarques et réclamations du public et en informer la direction
- Organiser la diffusion des informations destinées au public sur les panneaux d'affichage municipaux et sur les panneaux à messages variables
Gérer le courrier Arrivée / Départ
- Réceptionner, ouvrir, enregistrer et distribuer le courrier entrant, les courriels et les télécopies
- Enregistrer et suivre les commandes et livraisons
- Traiter le courrier départ : l'enregistrer, l'affranchir et l'expédier, classer les copies
- Traiter les envois en nombre : impression, mise sous pli et préparation avant expédition
Gérer et instruire certaines demandes administratives
- Instruire, établir et assurer le suivi des actes d'état civil et tenir les registres : mariages, décès
- Accompagner le Maire lors des cérémonies de mariage
- Mettre en forme et délivrer les documents administratifs
- Procéder au recensement militaire
- Gérer le cimetière communal
Organiser et gérer le local d'accueil du public
- Trier, classer et présenter les documents mis à disposition des administrés
- Veiller aux approvisionnements divers de l'accueil (formulaires, consommables pour les équipements, etc.)
- Préparer les commandes correspondantes
COMPTABILITÉ
- Transmettre les devis liés au fonctionnement aux entreprises après validation de(s) l'élu(s) en charge
- Etablir les bons de commande
- Engager les devis liés au fonctionnement
- Effectuer la comptabilité courante : titres et mandats liés au fonctionnement
URBANISME
- Enregistrer les dossiers de demande d'urbanisme reçus en version papier
- Retourner les dossiers aux demandeurs après validation
COMMUNICATION
- Mettre à disposition les informations nécessaires à la communication
AUTRES MISSIONS
- Délivrer les cartes locales (gens du pays, résidents secondaires) selon la réglementation
- Facturation et suivi des paiements relatifs à la cantine et à l'accueil périscolaire
- Assurer la mission de correspondant communal auprès du CCAS
- Gérer l'utilisation des locaux communaux de réunion
- Gérer les clés d'accès aux locaux communaux
- Participer à la gestion du site internet et des réseaux sociaux, ainsi qu'à la rédaction du bulletin municipal
- Gérer et suivre les secours sur piste (demandes d'informations, facturation, suivi des paiements)
- Règlement des forfaits post stationnement
- Enregistrement des véhicules pour les parkings payants
Délivrance et suivi des autorisations de circulation sur les pistes forestières
Conditions de recrutement
Recrutement statutaire ou par voie contractuelle
Rémunération statutaire, Régime indemnitaire, Adhésion CNAS
Profils recherchés
- Capacité d'écoute, capacité à gérer calmement les conflits avec les usagers
- Faire preuve de discrétion et savoir respecter la confidentialité, sens de l'organisation
- Connaissances de base du fonctionnement d'une mairie et du conseil municipal
- Capacité à s'exprimer clairement à l'oral
- Qualités rédactionnelles
- Capacités à travailler en équipe et avec les élus municipaux
- Bonne maîtrise des outils bureautiques
- Faire preuve de discrétion et savoir respecter la confidentialité, sens de l'organisation
- Connaissances de base du fonctionnement d'une mairie et du conseil municipal
- Capacité à s'exprimer clairement à l'oral
- Qualités rédactionnelles
- Capacités à travailler en équipe et avec les élus municipaux
- Bonne maîtrise des outils bureautiques
Contact et modalités de candidature
Contact
Nils LANCTOT
Informations complémentaires
Les candidatures, CV et lettre de motivation, sont à transmettre soit par courriel à : secretaire.mairie@vallorcine.fr, soit par courrier à l'attention de M. le Maire à l'adresse suivante : Mairie de Vallorcine, 8 route des Confins du Valais, 74660 VALLORCINE.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.