Assistant.e polyvalent.e accueil et administration
Offre n° O074251203000151
Publiée le 03/12/2025
Synthèse de l'offre
L ESAAA, établissement public d'enseignement supérieur et de recherche « culture », conduit quelques 200 étudiant.e.s à des diplômes européens Bac+3 (DNA), Bac+5 (DNSEP) et Bac+8 (DSRA) en Art et en Design.
Au sein du réseau national et européen des écoles supérieures d'art, l'ESAAA possède une identité forte par son attitude volontaire et prospective en ce qui concerne la recherche, par son travail sur l'espace, les situations et les territoires, mais aussi par sa position radicale en ce qui concerne l'art et sa dimension expérimentale expérimentation qu elle place au départ de toute son activité.
Elle dispose d'une Unité de Recherche au sein de laquelle travaillent conjointement des praticiens (artistes, mais aussi architectes, paysagistes, urbanistes ) et des théoriciens (philosophes, historiens de l'art, sociologues ) Elle publie des ouvrages avec ESAAA Editions, accueille en résidence à La Puya de jeunes professionnels, ouvre son Fablab Art et Design aux makers du territoire, et elle vient de lancer avec ses voisins du site des Marquisats un ambitieux projet de tiers lieu « art, design et musique ».
Sur son second site du Vernay, l'ESAAA propose également avec l'ESAAA PA des « ateliers de pratiques artistiques » à près de 350 amateurs, enfants, adolescents, adultes. Et elle participe à des dizaines d'actions sur le territoire, fonctionnant comme un véritable pôle ressource pour la création contemporaine.
Située sur les frontières, au coeur des Alpes, l'ESAAA profite d'un cadre de travail exceptionnel couplé à une ouverture internationale. Concernée par les enjeux contemporains, elle développe de nombreux projets croisant pédagogie, recherche, production et diffusion.
Au sein du réseau national et européen des écoles supérieures d'art, l'ESAAA possède une identité forte par son attitude volontaire et prospective en ce qui concerne la recherche, par son travail sur l'espace, les situations et les territoires, mais aussi par sa position radicale en ce qui concerne l'art et sa dimension expérimentale expérimentation qu elle place au départ de toute son activité.
Elle dispose d'une Unité de Recherche au sein de laquelle travaillent conjointement des praticiens (artistes, mais aussi architectes, paysagistes, urbanistes ) et des théoriciens (philosophes, historiens de l'art, sociologues ) Elle publie des ouvrages avec ESAAA Editions, accueille en résidence à La Puya de jeunes professionnels, ouvre son Fablab Art et Design aux makers du territoire, et elle vient de lancer avec ses voisins du site des Marquisats un ambitieux projet de tiers lieu « art, design et musique ».
Sur son second site du Vernay, l'ESAAA propose également avec l'ESAAA PA des « ateliers de pratiques artistiques » à près de 350 amateurs, enfants, adolescents, adultes. Et elle participe à des dizaines d'actions sur le territoire, fonctionnant comme un véritable pôle ressource pour la création contemporaine.
Située sur les frontières, au coeur des Alpes, l'ESAAA profite d'un cadre de travail exceptionnel couplé à une ouverture internationale. Concernée par les enjeux contemporains, elle développe de nombreux projets croisant pédagogie, recherche, production et diffusion.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
52 bis rue des marquisats, Annecy (Haute-Savoie (74))
Poste à pourvoir le
15/01/2026
Date limite de candidature
31/12/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps non complet,
17h30 hebdomadaire
Télétravail
Non
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Au sein du pôle administratif de l’école, au sein d’une équipe de 20 agents administratifs et techniques, l’assistant.e administratif.ve polyvalent.e assure l’accueil et appuie la personne en charge des pratiques en amateur.
Sous l’autorité de l’administratrice et en collaboration avec la personne chargée des ateliers de pratiques amateurs, l’assistant.e polyvalent.e
- Assure le secrétariat général et l’accueil de l’ESAAA
- Assure une partie des tâches administratives liées aux ateliers de pratiques amateurs de l’ESAAA. (inscriptions, envoi des factures, réponses simples par mail ou par téléphone….)
Sous l’autorité de l’administratrice et en collaboration avec la personne chargée des ateliers de pratiques amateurs, l’assistant.e polyvalent.e
- Assure le secrétariat général et l’accueil de l’ESAAA
- Assure une partie des tâches administratives liées aux ateliers de pratiques amateurs de l’ESAAA. (inscriptions, envoi des factures, réponses simples par mail ou par téléphone….)
Missions / conditions d'exercice
Dans ce cadre, il ou elle assure les missions suivantes :
❖ Gestion accueil physique et téléphonique
➢ Assurer l’accueil physique des personnes extérieures ou invitées
➢ Réceptionner les appels entrants et les orienter vers les bons interlocuteurs en fonction des besoins (comptabilité, pédagogie, recherche, coordination d’études, administration, direction, main-tenance, ateliers techniques, bibliothèque, informatique, etc.),
➢ Identifier les besoins de l’appelant et apporter une première réponse si possible,
➢ Prendre des messages et assurer leur transmission,
➢ Fournir des informations générales sur l’école, les cursus, les pratiques amateurs ou les procédures tant par voie téléphonique que physique
➢ Appliquer les règles de confidentialité
❖ Courriers
➢ Réceptionner, enregistrer et distribuer le courrier et les colis (enregistrement chrono, scan et distribution auprès des différents services)
➢ Gérer les envois (courrier, colis, messagerie interne) : utilisation de la machine à affranchir, suivi des Accusés de Réception et répartition des retours aux collègues
➢ Gérer les envois de colis depuis l’ESAAA (contact fournisseur, utilisation du logiciel ColiShip, suivi des en-vois / réceptions)
❖ Administratif transversal
➢ Assurer des tâches de secrétariat : rédaction de mails, classement, archivage
➢ Entretenir une image professionnelle et positive de l’école
➢ Gérer 2 boites mails rattachées au poste
- secrétariat général
- Pratiques Amateurs
➢ Commander des fournitures ou gestion logistique légère (réservation de salles, gestion de stocks)
➢ Editer des cartes professionnelles et des cartes élèves APA
❖ Réservation d’espaces et de salles d’accrochage
➢ Plusieurs espaces pour les étudianxt.es de l’école (répartis dans deux bâtiments)
➔ utiliser la plateforme Google Agenda pour réserver les espaces
❖ Appui aux Pratiques Amateurs
➢ Aider au niveau des inscriptions des élèves des PA
➔ Créer la fiche d’inscription annuelle pour les cours hebdomadaire et les fiches d’inscriptions pour les stages ponctuels
➔ Récupérer des données et mise en place sur le logiciel iMuse
➔ Créer et suivre de dossiers individuels
➔ Envoyer et transferer des informations par mail aux élèves
➔ Procéder à la désinscription au besoin et sous conditions
➢ Bon de Commandes
➔ Gérer la formalisation des commandes (réalisation des bons de commande, suivi des commandes, transfert d’information avec les commanditaires)
➢ Facturation
➔ Aider à la procédure de facturation de cours et de stages
➔ Envoyer des informations complémentaires aux élèves sur les facturations liées au Trésor Public
❖ Gestion accueil physique et téléphonique
➢ Assurer l’accueil physique des personnes extérieures ou invitées
➢ Réceptionner les appels entrants et les orienter vers les bons interlocuteurs en fonction des besoins (comptabilité, pédagogie, recherche, coordination d’études, administration, direction, main-tenance, ateliers techniques, bibliothèque, informatique, etc.),
➢ Identifier les besoins de l’appelant et apporter une première réponse si possible,
➢ Prendre des messages et assurer leur transmission,
➢ Fournir des informations générales sur l’école, les cursus, les pratiques amateurs ou les procédures tant par voie téléphonique que physique
➢ Appliquer les règles de confidentialité
❖ Courriers
➢ Réceptionner, enregistrer et distribuer le courrier et les colis (enregistrement chrono, scan et distribution auprès des différents services)
➢ Gérer les envois (courrier, colis, messagerie interne) : utilisation de la machine à affranchir, suivi des Accusés de Réception et répartition des retours aux collègues
➢ Gérer les envois de colis depuis l’ESAAA (contact fournisseur, utilisation du logiciel ColiShip, suivi des en-vois / réceptions)
❖ Administratif transversal
➢ Assurer des tâches de secrétariat : rédaction de mails, classement, archivage
➢ Entretenir une image professionnelle et positive de l’école
➢ Gérer 2 boites mails rattachées au poste
- secrétariat général
- Pratiques Amateurs
➢ Commander des fournitures ou gestion logistique légère (réservation de salles, gestion de stocks)
➢ Editer des cartes professionnelles et des cartes élèves APA
❖ Réservation d’espaces et de salles d’accrochage
➢ Plusieurs espaces pour les étudianxt.es de l’école (répartis dans deux bâtiments)
➔ utiliser la plateforme Google Agenda pour réserver les espaces
❖ Appui aux Pratiques Amateurs
➢ Aider au niveau des inscriptions des élèves des PA
➔ Créer la fiche d’inscription annuelle pour les cours hebdomadaire et les fiches d’inscriptions pour les stages ponctuels
➔ Récupérer des données et mise en place sur le logiciel iMuse
➔ Créer et suivre de dossiers individuels
➔ Envoyer et transferer des informations par mail aux élèves
➔ Procéder à la désinscription au besoin et sous conditions
➢ Bon de Commandes
➔ Gérer la formalisation des commandes (réalisation des bons de commande, suivi des commandes, transfert d’information avec les commanditaires)
➢ Facturation
➔ Aider à la procédure de facturation de cours et de stages
➔ Envoyer des informations complémentaires aux élèves sur les facturations liées au Trésor Public
Profils recherchés
• Sens de l'organisation et des priorités
• Aisance dans l'accueil et le relationnel
• Dispose de qualités rédactionnelles
• Maîtrise des outils informatiques (word, excel ….)
• Maîtrise de l’anglais niveau A2 (informations simples)
Cadre d’emploi du poste :
• Adjoint administratif
• Rémunération selon la grille indiciaire + IFSE, 13ème mois,
• Après 1 an : prime d’été, prise en charge partielle de la mutuelle de santé (contrat collectif).
Date de prise de fonction : 15 janvier 2026
Date limite de candidature : 31 décembre 2025
Merci d’adresser votre candidature (lettre de motivation + CV et portfolio) avant le 31 décembre 2025 minuit par email à rh@esaaa.fr
Informations complémentaires sur le profil de poste auprès de Estelle CATTEAU, administratrice de l'ESAAA : administratrice@esaaa.fr
• Aisance dans l'accueil et le relationnel
• Dispose de qualités rédactionnelles
• Maîtrise des outils informatiques (word, excel ….)
• Maîtrise de l’anglais niveau A2 (informations simples)
Cadre d’emploi du poste :
• Adjoint administratif
• Rémunération selon la grille indiciaire + IFSE, 13ème mois,
• Après 1 an : prime d’été, prise en charge partielle de la mutuelle de santé (contrat collectif).
Date de prise de fonction : 15 janvier 2026
Date limite de candidature : 31 décembre 2025
Merci d’adresser votre candidature (lettre de motivation + CV et portfolio) avant le 31 décembre 2025 minuit par email à rh@esaaa.fr
Informations complémentaires sur le profil de poste auprès de Estelle CATTEAU, administratrice de l'ESAAA : administratrice@esaaa.fr
Contact et modalités de candidature
Contact
0450336550
Informations complémentaires
Envoi des candidatures, CV et lettre de motivation, par mail ou par www.emploi-territorial.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.