AGENT ACCUEIL DE L’HÔTEL DE VILLE ETAT CIVIL/AFFAIRES GENERALES
Offre n° O074251210000854
Publiée le 10/12/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Place de l'hôtel de ville - CS 20517, Thonon-les-Bains (Haute-Savoie (74))
Poste à pourvoir le
10/01/2026
Date limite de candidature
09/01/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Sous l’autorité du Responsable de service, l’agent d’accueil de l’Hôtel de Ville, état civil et affaires générales, garantit l’expertise juridique et procédurale dans le traitement des demandes de dossiers dont le service Citoyenneté à la charge. Il assure la mise en œuvre des directives données par son responsable et son adjointe en matière d’accueil des usagers, de prise en charge de l’état civil et de la gestion des dossiers aux affaires générales, il respecte la législation et les procédures mis en place par le service. Dans le cadre de la certification Qualivilles&Co, il doit aussi traiter dans des conditions de délais et de qualités optimales les demandes des usagers. Il participe aux missions dédiées aux agents du service Citoyenneté, à la journée continue comme à la nocturne hebdomadaire, à la permanence des samedis et aux cérémonies de mariages et parrainages civils.
Missions / conditions d'exercice
L’agent du service Citoyenneté est chargé de :
ACCUEIL DE L’HÔTEL DE VILLE :
Participation au fonctionnement de l’accueil physique et téléphonique des usagers
Accueil Physique :
• Réception du public et délivrance de renseignements
• Gestion des stocks et de l’affichage réglementaire et évènementiel
• Délivrance des actes et documents dit en démarches rapides
• Prise de rendez-vous en ligne pour les usagers via l’application Synbird
• Gestionnaire de la file d’attente
• Enregistrement des demandes et réclamation dans le logiciel courrier
Accueil téléphonique :
• Utilisation du standard téléphonique
• Transmission des demandes et réclamations aux services concernés
• Enregistrement des demandes et réclamation dans le logiciel courrier
• Tenue du répertoire téléphonique interne et externe
TRAITEMENT DES COURRIERS ET COURRIELS :
• Enregistrement des courriers et courriels dans le logiciel métier
• Suivi des demandes
• Suivi des parapheurs pour envoi
• Utilisation de la machine à affranchir et de la machine "mise sous plis"
SERVICE SUPPORT :
• Renseignement téléphonique et prise de rendez-vous
• Enregistrement des demandes et réclamation dans le logiciel courrier
Prise en charge des administrés via la file d’attente
ETAT CIVIL :
• Réception et rédaction des déclarations de reconnaissance, de naissance, de mariage et de décès, de changement de nom et de prénom
• Participation à la gestion administrative du domaine funéraire (inhumations, exhumations, mise à jour des concessions…en lien avec le gestionnaire du cimetière)
• Suivie et délivrance des livrets de famille
• Traitements des demandes d’actes d’état civil, des avis de mentions
• Rectification des actes de l’état civil
• Traitement des demandes des actes via COMEDEC
AFFAIRES GENERALES :
• Traitement des attestations d’accueil
• Recensement des jeunes citoyens et de la population et des frontaliers
• Certifications administratives
CNI/PASSEPORTS :
• Enregistrement et délivrance des demandes de titres sécurisés et de voyages
• Traitement des recueils
• Suivi des dossiers avec le CERT
ELECTIONS :
• Gestion de la liste électorale – inscriptions et radiations
• Participation à l’organisation des scrutins
• Mise en place de la commission de contrôle des listes électorales
ACCUEIL DE L’HÔTEL DE VILLE :
Participation au fonctionnement de l’accueil physique et téléphonique des usagers
Accueil Physique :
• Réception du public et délivrance de renseignements
• Gestion des stocks et de l’affichage réglementaire et évènementiel
• Délivrance des actes et documents dit en démarches rapides
• Prise de rendez-vous en ligne pour les usagers via l’application Synbird
• Gestionnaire de la file d’attente
• Enregistrement des demandes et réclamation dans le logiciel courrier
Accueil téléphonique :
• Utilisation du standard téléphonique
• Transmission des demandes et réclamations aux services concernés
• Enregistrement des demandes et réclamation dans le logiciel courrier
• Tenue du répertoire téléphonique interne et externe
TRAITEMENT DES COURRIERS ET COURRIELS :
• Enregistrement des courriers et courriels dans le logiciel métier
• Suivi des demandes
• Suivi des parapheurs pour envoi
• Utilisation de la machine à affranchir et de la machine "mise sous plis"
SERVICE SUPPORT :
• Renseignement téléphonique et prise de rendez-vous
• Enregistrement des demandes et réclamation dans le logiciel courrier
Prise en charge des administrés via la file d’attente
ETAT CIVIL :
• Réception et rédaction des déclarations de reconnaissance, de naissance, de mariage et de décès, de changement de nom et de prénom
• Participation à la gestion administrative du domaine funéraire (inhumations, exhumations, mise à jour des concessions…en lien avec le gestionnaire du cimetière)
• Suivie et délivrance des livrets de famille
• Traitements des demandes d’actes d’état civil, des avis de mentions
• Rectification des actes de l’état civil
• Traitement des demandes des actes via COMEDEC
AFFAIRES GENERALES :
• Traitement des attestations d’accueil
• Recensement des jeunes citoyens et de la population et des frontaliers
• Certifications administratives
CNI/PASSEPORTS :
• Enregistrement et délivrance des demandes de titres sécurisés et de voyages
• Traitement des recueils
• Suivi des dossiers avec le CERT
ELECTIONS :
• Gestion de la liste électorale – inscriptions et radiations
• Participation à l’organisation des scrutins
• Mise en place de la commission de contrôle des listes électorales
Profils recherchés
CONNAISSANCES ET SAVOIR FAIRE
- Maîtrise l’ensemble des connaissances techniques et juridiques, notamment pour le domaine d’expertise et de polyvalence
- Réception des déclarations et établissement des actes d’état civil
- Accueil et renseignement du public
- Forte capacité notamment en termes d’organisation générale, de gestion, d’initiatives, à maîtriser, tous les paramètres relatifs au domaine d’expertise et de polyvalence
- Maîtrise la conception et l’adaptation des tableaux de bord du secteur d’activité spécifique confié et la réactualisation de façon permanente des données
- Maîtrise les logiciels de gestion des activités dont il a la charge
SAVOIR ETRE :
- Rigueur professionnelle, sens du service public et des responsabilités
- Sens de l’organisation et rapidité d’exécution des tâches demandées
- Grande disponibilité vis à vis du public avec risques de conflits ; capacité à gérer les situations de stress
- Capacité à fédérer un esprit de groupe
- Aisance rédactionnelle (courriers et notes) et relationnelle (capacité d’écoute, devoir de confidentialité / Discrétion)
- Respect des contraintes horaires liées au fonctionnement quotidien du service, aux permanences du samedi matin, au déroulement des mariages, à l’organisation d’opérations ponctuelles plus lourdes (élections, recensement, etc.)
- Maîtrise l’ensemble des connaissances techniques et juridiques, notamment pour le domaine d’expertise et de polyvalence
- Réception des déclarations et établissement des actes d’état civil
- Accueil et renseignement du public
- Forte capacité notamment en termes d’organisation générale, de gestion, d’initiatives, à maîtriser, tous les paramètres relatifs au domaine d’expertise et de polyvalence
- Maîtrise la conception et l’adaptation des tableaux de bord du secteur d’activité spécifique confié et la réactualisation de façon permanente des données
- Maîtrise les logiciels de gestion des activités dont il a la charge
SAVOIR ETRE :
- Rigueur professionnelle, sens du service public et des responsabilités
- Sens de l’organisation et rapidité d’exécution des tâches demandées
- Grande disponibilité vis à vis du public avec risques de conflits ; capacité à gérer les situations de stress
- Capacité à fédérer un esprit de groupe
- Aisance rédactionnelle (courriers et notes) et relationnelle (capacité d’écoute, devoir de confidentialité / Discrétion)
- Respect des contraintes horaires liées au fonctionnement quotidien du service, aux permanences du samedi matin, au déroulement des mariages, à l’organisation d’opérations ponctuelles plus lourdes (élections, recensement, etc.)
Contact et modalités de candidature
Contact
0450706986
Informations complémentaires
Transmettre votre candidature à l'adresse mail suivante : recrutement@ville-thonon.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.