POLE ADMINISTRATIF – REFERENT(E) ACCUEIL ET ASSISTANCE A LA DIRECTION
Offre n° O074251218001197
Publiée le 18/12/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Place de l'hôtel de ville - CS 20517, Thonon-les-Bains (Haute-Savoie (74))
Poste à pourvoir le
18/02/2026
Date limite de candidature
17/01/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
L’agent est chargé à titre principal d’assurer l’interface entre les services éducation et les usagers. En lien avec les collègues du pôle.
Missions / conditions d'exercice
Accueil :
- Physique et téléphonique : aux heures d’ouverture du service, accueil et orientation des usagers, réponse aux demandes d’information et traitement autonome des questions courantes,
- Gestion de l’outil numérique (Espace Citoyens Premium – Arpège ; Outlook) et suivi des demandes en ligne,
- Supports d’information des usagers : interface du service avec le service Communication, suivi des documents disponibles à l’accueil, affichages, mise à jour des informations du site Internet,
Secrétariat :
- Référent(e) de la démarche Qualité pour les usagers,
- Gestion du courrier du service (arrivées, départs, échanges internes et parapheurs),
- Gestion des équipements, fournitures administratives et informatiques du service (interface avec le service Achats et le service Informatique),
- Gestion de l’utilisation des véhicules du service (référent pour le service Parc Auto),
- Gestion des locaux administratifs du service (réservations de la salle de réunion, contacts avec le service Bâtiments),
- Gestion des Archives du service.
Assistance administrative à la direction et aux responsables de secteur :
- Gestion des agendas de la direction,
- Suivi des réunions d’équipe, invitations, comptes-rendus, etc.
- Rédaction de courriers internes et externes,
- Rédaction et suivi des délibérations et décisions,
- Suivi et gestion des conventions de stages en lien avec les ressources humaines.
Polyvalence sur le pôle Accueil et inscriptions (scolaire, animation, restauration) en lien avec les agents du pôle :
- Gestion des dossiers administratifs – Scolaire, restauration, animation,
- Suivi des demandes des usagers : inscription, annulation, réclamation,
- Commande des repas et goûters,
- Mise à jour des effectifs et transmissions aux équipes sur les écoles,
- Encaissement des usagers et recensement quotidien de la régie du jour,
- Physique et téléphonique : aux heures d’ouverture du service, accueil et orientation des usagers, réponse aux demandes d’information et traitement autonome des questions courantes,
- Gestion de l’outil numérique (Espace Citoyens Premium – Arpège ; Outlook) et suivi des demandes en ligne,
- Supports d’information des usagers : interface du service avec le service Communication, suivi des documents disponibles à l’accueil, affichages, mise à jour des informations du site Internet,
Secrétariat :
- Référent(e) de la démarche Qualité pour les usagers,
- Gestion du courrier du service (arrivées, départs, échanges internes et parapheurs),
- Gestion des équipements, fournitures administratives et informatiques du service (interface avec le service Achats et le service Informatique),
- Gestion de l’utilisation des véhicules du service (référent pour le service Parc Auto),
- Gestion des locaux administratifs du service (réservations de la salle de réunion, contacts avec le service Bâtiments),
- Gestion des Archives du service.
Assistance administrative à la direction et aux responsables de secteur :
- Gestion des agendas de la direction,
- Suivi des réunions d’équipe, invitations, comptes-rendus, etc.
- Rédaction de courriers internes et externes,
- Rédaction et suivi des délibérations et décisions,
- Suivi et gestion des conventions de stages en lien avec les ressources humaines.
Polyvalence sur le pôle Accueil et inscriptions (scolaire, animation, restauration) en lien avec les agents du pôle :
- Gestion des dossiers administratifs – Scolaire, restauration, animation,
- Suivi des demandes des usagers : inscription, annulation, réclamation,
- Commande des repas et goûters,
- Mise à jour des effectifs et transmissions aux équipes sur les écoles,
- Encaissement des usagers et recensement quotidien de la régie du jour,
Profils recherchés
- Bonne connaissance du milieu de l’enfance et des collectivités territoriales, maîtrise de l’outil informatique (bureautique Office et Arpège - Concerto).
- Qualités professionnelles : bonnes capacités rédactionnelles, rigueur, fiabilité, sens de l’organisation, sens du service public, polyvalence.
- Qualités personnelles : bon relationnel, discrétion, esprit d’équipe, disponibilité.
Le poste a un régime de travail de 39h hebdomadaires.
Les congés sont à prendre prioritairement pendant les vacances scolaires, en lien avec les agents du pôle administratif
- Qualités professionnelles : bonnes capacités rédactionnelles, rigueur, fiabilité, sens de l’organisation, sens du service public, polyvalence.
- Qualités personnelles : bon relationnel, discrétion, esprit d’équipe, disponibilité.
Le poste a un régime de travail de 39h hebdomadaires.
Les congés sont à prendre prioritairement pendant les vacances scolaires, en lien avec les agents du pôle administratif
Contact et modalités de candidature
Contact
0450706986
Informations complémentaires
CV et lettre de motivation
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.