Assistant administratif du Maire
Offre n° O074260716002524
Publiée le 16/07/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Place de l'hotel de ville - bp 100, Rumilly (Haute-Savoie (74))
Poste à pourvoir le
31/08/2026
Date limite de candidature
15/08/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à une réorganisation du service ou transfert de personnel
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Rémunération indicative
Grille FP catégorie B (Rédacteur) + RIFSEEP + Indemnité de résidence + 13ème mois +SFT (en cas d'enfant à charge)
Descriptif de l'emploi
La Ville de Rumilly : Notre ville-centre (17 000 habitants), au sein d'une intercommunalité de 31 000 habitants, offre un cadre de travail unique entre lacs et montagnes, à proximité de Genève (50 min), Annecy (20 min) et Aix-les-Bains (30 min). Un environnement exceptionnel pour travailler et s’épanouir !
Nos services municipaux sont composés de 350 agents investis dans des services à la population variés (CCAS, piscine, médiathèque, salle de spectacle, police municipale, enfance, jeunesse, sports, techniques et administratifs…), notre collectivité place la qualité de service et l’innovation au cœur de son action.
L'assistante administrative du Maire assure l'assistance administrative et organisationnelle du Maire dans le cadre du fonctionnement quotidien de son secrétariat. Elle contribue à la qualité du suivi administratif, à la circulation de l'information et à la gestion des priorités, dans le respect des règles de confidentialité, de discrétion et de réactivité attendues dans ce type de fonction.
Nos services municipaux sont composés de 350 agents investis dans des services à la population variés (CCAS, piscine, médiathèque, salle de spectacle, police municipale, enfance, jeunesse, sports, techniques et administratifs…), notre collectivité place la qualité de service et l’innovation au cœur de son action.
L'assistante administrative du Maire assure l'assistance administrative et organisationnelle du Maire dans le cadre du fonctionnement quotidien de son secrétariat. Elle contribue à la qualité du suivi administratif, à la circulation de l'information et à la gestion des priorités, dans le respect des règles de confidentialité, de discrétion et de réactivité attendues dans ce type de fonction.
Missions / conditions d'exercice
1 - Secrétariat du Maire:
• Gérer l'agenda du Maire et organiser les rendez-vous en fonction des priorités
• Préparer les dossiers, notes et documents nécessaires aux échéances et réunions du Maire
• Rédiger des courriers, notes et documents administratifs émanant du Maire
• Assurer le suivi des demandes et des réponses adressées au Maire
• Préparer les éléments de réponse aux sollicitations courantes et en assurer l'envoi
• Gérer les parapheurs et documents à signer par le Maire
• Assurer l'interface administrative entre le Maire, les services et les interlocuteurs extérieurs
• Participer à la préparation logistique et administrative des rendez-vous et réunions
• Gérer les priorités et les urgences avec discernement
• Contribuer à la continuité du service en lien avec l'organisation interne du secrétariat du Maire
• Assurer le suivi des décisions prises lors des réunions du Maire et en vérifier l'exécution
• Préparer et mettre en forme les discours, allocutions et interventions officielles du Maire
• Assurer le suivi du calendrier des cérémonies et événements officiels
• Participer à l'organisation logistique des déplacements officiels du Maire
• Assurer une veille sur l'agenda institutionnel (calendrier des fêtes nationales, événements locaux)
2- Accueil et traitement des sollicitations:
• Recevoir les appels téléphoniques et les demandes adressées au Maire
• Filtrer les sollicitations et orienter les interlocuteurs vers le bon service ou le bon contact
• Assurer l'accueil physique des visiteurs, des élus et des administrés avec professionnalisme
• Transmettre les informations utiles de manière fiable et rapide
• Gérer les situations délicates avec calme et diplomatie (administrés en détresse, conflits)
• Tenir un registre des sollicitations et signalements reçus
3 - Gestion documentaire et administrative:
• Assurer le classement physique et numérique, l'archivage et la recherche des documents
• Suivre les parapheurs, courriers et documents à signer
• Mettre à jour les outils de suivi administratif (tableaux de bord, registres)
• Veiller à la bonne circulation des informations entre les services
• Réceptionner, trier et distribuer le courrier entrant ; préparer le courrier sortant
• Assurer la gestion et la mise à jour des bases de contacts du Maire
• Contribuer à la dématérialisation des documents et à l'archivage électronique
• Gérer l'agenda du Maire et organiser les rendez-vous en fonction des priorités
• Préparer les dossiers, notes et documents nécessaires aux échéances et réunions du Maire
• Rédiger des courriers, notes et documents administratifs émanant du Maire
• Assurer le suivi des demandes et des réponses adressées au Maire
• Préparer les éléments de réponse aux sollicitations courantes et en assurer l'envoi
• Gérer les parapheurs et documents à signer par le Maire
• Assurer l'interface administrative entre le Maire, les services et les interlocuteurs extérieurs
• Participer à la préparation logistique et administrative des rendez-vous et réunions
• Gérer les priorités et les urgences avec discernement
• Contribuer à la continuité du service en lien avec l'organisation interne du secrétariat du Maire
• Assurer le suivi des décisions prises lors des réunions du Maire et en vérifier l'exécution
• Préparer et mettre en forme les discours, allocutions et interventions officielles du Maire
• Assurer le suivi du calendrier des cérémonies et événements officiels
• Participer à l'organisation logistique des déplacements officiels du Maire
• Assurer une veille sur l'agenda institutionnel (calendrier des fêtes nationales, événements locaux)
2- Accueil et traitement des sollicitations:
• Recevoir les appels téléphoniques et les demandes adressées au Maire
• Filtrer les sollicitations et orienter les interlocuteurs vers le bon service ou le bon contact
• Assurer l'accueil physique des visiteurs, des élus et des administrés avec professionnalisme
• Transmettre les informations utiles de manière fiable et rapide
• Gérer les situations délicates avec calme et diplomatie (administrés en détresse, conflits)
• Tenir un registre des sollicitations et signalements reçus
3 - Gestion documentaire et administrative:
• Assurer le classement physique et numérique, l'archivage et la recherche des documents
• Suivre les parapheurs, courriers et documents à signer
• Mettre à jour les outils de suivi administratif (tableaux de bord, registres)
• Veiller à la bonne circulation des informations entre les services
• Réceptionner, trier et distribuer le courrier entrant ; préparer le courrier sortant
• Assurer la gestion et la mise à jour des bases de contacts du Maire
• Contribuer à la dématérialisation des documents et à l'archivage électronique
Profils recherchés
Diplômes requis:
• BTS Assistant de direction
• BTS Support à l'action managériale
• Licence professionnelle en gestion administrative ou droit public (apprécié)
Expérience:
Expérience confirmée en secrétariat de direction ou en cabinet (collectivité, secteur public ou privé) – minimum 2 à 3 ans recommandé
Connaissances techniques:
• Connaissance générale du fonctionnement d'une commune et de ses organes exécutifs
• Connaissance du rôle et des prérogatives du Maire en tant qu'autorité exécutive et officier d'état civil
• Connaissance des bases du Code Général des Collectivités Territoriales (CGCT)
• Connaissance des règles protocolaires et du cérémonial républicain
• Maîtrise des circuits et procédures administratives internes
• Maîtrise des règles de l'expression orale et écrite administrative
• Capacité rédactionnelle avérée : courriers, notes, comptes-rendus
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
• Maîtrise des outils collaboratifs et de gestion électronique des documents (GED)
• Notions de droit administratif général et de procédure administrative
• Connaissance des règles d'archivage public et de conservation des actes
• Sensibilisation au RGPD et à la protection des données personnelles
• Capacité à gérer un public diversifié, y compris des situations difficiles
Savoir-faire:
• Organiser et gérer un agenda complexe et des priorités multiples
• Rédiger des courriers et documents administratifs de manière claire, structurée et soignée
• Préparer et mettre en forme des notes de synthèse et des documents de présentation
• Recevoir, filtrer et orienter des sollicitations avec discernement et diplomatie
• Assurer le suivi administratif rigoureux de dossiers variés
• Classer, archiver et retrouver l'information efficacement (physique et numérique)
• Travailler en autonomie tout en rendant compte régulièrement
• Utiliser les outils bureautiques et de communication courants
• Gérer les situations d'urgence et les imprévus avec sang-froid
• Préparer et organiser les déplacements et les démarches protocolaires du Maire
• Assurer une prise de notes fiable lors des réunions et en rédiger des comptes-rendus
Savoir - être:
• Discrétion absolue et respect strict de la confidentialité (caractère essentiel du poste)
• Réserve professionnelle et neutralité dans toutes les situations
• Calme, maîtrise de soi et gestion des situations de tension
• Diplomatie et excellentes qualités relationnelles
• Rigueur, organisation et sens du détail
• BTS Assistant de direction
• BTS Support à l'action managériale
• Licence professionnelle en gestion administrative ou droit public (apprécié)
Expérience:
Expérience confirmée en secrétariat de direction ou en cabinet (collectivité, secteur public ou privé) – minimum 2 à 3 ans recommandé
Connaissances techniques:
• Connaissance générale du fonctionnement d'une commune et de ses organes exécutifs
• Connaissance du rôle et des prérogatives du Maire en tant qu'autorité exécutive et officier d'état civil
• Connaissance des bases du Code Général des Collectivités Territoriales (CGCT)
• Connaissance des règles protocolaires et du cérémonial républicain
• Maîtrise des circuits et procédures administratives internes
• Maîtrise des règles de l'expression orale et écrite administrative
• Capacité rédactionnelle avérée : courriers, notes, comptes-rendus
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
• Maîtrise des outils collaboratifs et de gestion électronique des documents (GED)
• Notions de droit administratif général et de procédure administrative
• Connaissance des règles d'archivage public et de conservation des actes
• Sensibilisation au RGPD et à la protection des données personnelles
• Capacité à gérer un public diversifié, y compris des situations difficiles
Savoir-faire:
• Organiser et gérer un agenda complexe et des priorités multiples
• Rédiger des courriers et documents administratifs de manière claire, structurée et soignée
• Préparer et mettre en forme des notes de synthèse et des documents de présentation
• Recevoir, filtrer et orienter des sollicitations avec discernement et diplomatie
• Assurer le suivi administratif rigoureux de dossiers variés
• Classer, archiver et retrouver l'information efficacement (physique et numérique)
• Travailler en autonomie tout en rendant compte régulièrement
• Utiliser les outils bureautiques et de communication courants
• Gérer les situations d'urgence et les imprévus avec sang-froid
• Préparer et organiser les déplacements et les démarches protocolaires du Maire
• Assurer une prise de notes fiable lors des réunions et en rédiger des comptes-rendus
Savoir - être:
• Discrétion absolue et respect strict de la confidentialité (caractère essentiel du poste)
• Réserve professionnelle et neutralité dans toutes les situations
• Calme, maîtrise de soi et gestion des situations de tension
• Diplomatie et excellentes qualités relationnelles
• Rigueur, organisation et sens du détail
Contact et modalités de candidature
Contact
0450646930
Informations complémentaires
Envoyez votre lettre de motivation et CV :
• Par mail à contact@mairie-rumilly74.fr
• Par voie postale à l'attention de Monsieur le Maire, Place de l'Hôtel de Ville - 74150 RUMILLY
• Par mail à contact@mairie-rumilly74.fr
• Par voie postale à l'attention de Monsieur le Maire, Place de l'Hôtel de Ville - 74150 RUMILLY
Adresse de l'employeur
MAIRIE DE RUMILLY
>Place de l'hotel de ville - bp 100
74152 Rumilly
>Place de l'hotel de ville - bp 100
74152 Rumilly
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.