Assistant de direction F/H
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Offre n° O075220600675656
Publiée le 06/07/2023
Synthèse de l'offre
Employeur
Établissement public administratif relevant des collectivité territoriales, Île-de-France Mobilités imagine, organise et finance les transports publics pour tous les Franciliens.
Au cœur du réseau de transports francilien, Île-de-France Mobilités fédère tous les acteurs (voyageurs, élus, constructeurs, transporteurs, gestionnaires d'infrastructures...), investit et innove pour améliorer le service rendu aux voyageurs.
Île-de-France Mobilités c'est:
- Des projets d'envergure menés par des équipes d'experts passionnés
- Des missions à fort enjeux en matière de développement de territoires
- Une politique ambitieuse en matière de mobilités durables
- Une participation active à l'organisation des JO 2024
La diversité de nos 500 collaborateurs est une de nos forces, nous la favorisons à travers notre politique de recrutement.
Découvrez un environnement professionnel dynamique en plein essor et développez votre connaissance des métiers du transports.
Au cœur du réseau de transports francilien, Île-de-France Mobilités fédère tous les acteurs (voyageurs, élus, constructeurs, transporteurs, gestionnaires d'infrastructures...), investit et innove pour améliorer le service rendu aux voyageurs.
Île-de-France Mobilités c'est:
- Des projets d'envergure menés par des équipes d'experts passionnés
- Des missions à fort enjeux en matière de développement de territoires
- Une politique ambitieuse en matière de mobilités durables
- Une participation active à l'organisation des JO 2024
La diversité de nos 500 collaborateurs est une de nos forces, nous la favorisons à travers notre politique de recrutement.
Découvrez un environnement professionnel dynamique en plein essor et développez votre connaissance des métiers du transports.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
39 bis-41 rue de Châteaudun, Paris
Poste à pourvoir le
07/08/2023
Date limite de candidature
07/08/2023
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Oui
Management
Non
Rémunération indicative
35000-72000
Descriptif de l'emploi
La Direction du numérique a pour missions :
la gouvernance et de la stratégie globale de transformation numérique et des systèmes d'information associés à l'ère de la transformation digitale des organisations, des services en ligne aux usagers, du temps réel ;
le conseil et l'appui à la transformation par le numérique ;
la conception, le développement et le maintien en conditions opérationnelles des applications et produits numériques ;
le pilotage de l'administration, de l'exploitation et de la supervision des infrastructures et des systèmes d'informations ;
la gouvernance, la valorisation et le partage des données utilisées par les métiers et les écosystèmes ;
le pilotage du risque cyber et la sécurité des systèmes d'information ;
l'assistance et l'appui aux utilisateurs (à distance et à proximité) ;
le développement de la connaissance des systèmes d'information des opérateurs et l'accompagnement des métiers dans les chantiers impactant ces systèmes d'information ;
ainsi que le pilotage des ressources affectées aux applications et aux systèmes d'information et du portefeuille des projets.
La Direction du numérique est structurée en trois départements, un pôle et deux missions : Département ingénierie digitale, Département ingénierie de production, Département Data, Pôle ressources et programmation, Mission sécurité des systèmes d'information et conformité, Mission systèmes d'information des opérateurs de transports.
la gouvernance et de la stratégie globale de transformation numérique et des systèmes d'information associés à l'ère de la transformation digitale des organisations, des services en ligne aux usagers, du temps réel ;
le conseil et l'appui à la transformation par le numérique ;
la conception, le développement et le maintien en conditions opérationnelles des applications et produits numériques ;
le pilotage de l'administration, de l'exploitation et de la supervision des infrastructures et des systèmes d'informations ;
la gouvernance, la valorisation et le partage des données utilisées par les métiers et les écosystèmes ;
le pilotage du risque cyber et la sécurité des systèmes d'information ;
l'assistance et l'appui aux utilisateurs (à distance et à proximité) ;
le développement de la connaissance des systèmes d'information des opérateurs et l'accompagnement des métiers dans les chantiers impactant ces systèmes d'information ;
ainsi que le pilotage des ressources affectées aux applications et aux systèmes d'information et du portefeuille des projets.
La Direction du numérique est structurée en trois départements, un pôle et deux missions : Département ingénierie digitale, Département ingénierie de production, Département Data, Pôle ressources et programmation, Mission sécurité des systèmes d'information et conformité, Mission systèmes d'information des opérateurs de transports.
Missions / conditions d'exercice
Sous la responsabilité hiérarchique de la Directrice du numérique (NUM), il-elle assure le secrétariat de la Directrice et intervient comme gestionnaire budgétaire dans le cadre des activités du pôle Pilotage Ressources et Portefeuilles Projets.
Dans ce cadre, les missions suivantes lui sont dévolues :
Secrétariat de Direction (65%):
Assurer l'accueil téléphonique et le filtrage des appels de la Directrice ;
Gérer l'agenda de la Directrice ;
Organiser les réunions multipartenaires en interne et en externe pour la Directrice, ainsi que les membre du CODIR de la direction et, le cas échéant, préparer les dossiers pour les réunions de la Directrice ;
Rédiger/mettre en forme/corriger certains courriers ou documents nécessaires au fonctionnement de la direction ;
Mettre à jour régulièrement le tableau des congés des agents de la direction ;
Assurer la réception, l'attribution, la distribution et le suivi des courriers de la direction (via l'outil SCOP) puis leur classement sous la gestion électronique des dossiers (GED) ;
Gérer la commande des fournitures et autres consommables pour la direction.
Gestion budgétaire et achat, sous le pilotage du chef de pôle PRPP (35%) :
Instruire les devis de la Direction du Numérique (DNUM), commandes et suivi de facturations en lien avec tous les acteurs de la Direction (pilotes) en charge d'un budget ; s'assurer de la réalité du service fait et des documents l'attestant auprès des pilotes et encadrants DNUM ;
Assurer le reporting et l'instruction des pièces financières (devis, bons de commandes, engagements, factures) au sein de l'outil Triskell, outil de gouvernance et de pilotage des projets de la DNUM, permettant de consolider la consommation budgétaire et de faciliter le suivi de l'état des commandes au sein de la Direction ;
Échanger avec les services financiers, marchés publics et comptables d'Ile-de-France Mobilités ;
Accompagner les pilotes DNUM en cas de difficultés dans l'exécution/compréhension d'un marché ou d'un contrat, ainsi que les fournisseurs ;
Vérifier la cohérence entre les factures, les bons de commandes et les bordereaux des prix ;
Participer au pilotage et au suivi du budget (budget primitif, décision modificative, clôture/ouverture, etc.) en lien avec la PMO du pôle PRPP ;
Participer à l'optimisation de la stratégie d'achat de la Direction selon les types de prestations ou de matériels numériques ;
Participer au pilotage ainsi qu'au suivi des marchés et conventions de la Direction : accompagnement autour de la conception et de la rédaction de pièces de marchés, anticipation et suivi des échéances/disponibles, rédaction des courriers associés en lien avec la commande publique ;
Être force de proposition sur les processus internes liés au budget et à la stratégie d'achat.
Dans ce cadre, les missions suivantes lui sont dévolues :
Secrétariat de Direction (65%):
Assurer l'accueil téléphonique et le filtrage des appels de la Directrice ;
Gérer l'agenda de la Directrice ;
Organiser les réunions multipartenaires en interne et en externe pour la Directrice, ainsi que les membre du CODIR de la direction et, le cas échéant, préparer les dossiers pour les réunions de la Directrice ;
Rédiger/mettre en forme/corriger certains courriers ou documents nécessaires au fonctionnement de la direction ;
Mettre à jour régulièrement le tableau des congés des agents de la direction ;
Assurer la réception, l'attribution, la distribution et le suivi des courriers de la direction (via l'outil SCOP) puis leur classement sous la gestion électronique des dossiers (GED) ;
Gérer la commande des fournitures et autres consommables pour la direction.
Gestion budgétaire et achat, sous le pilotage du chef de pôle PRPP (35%) :
Instruire les devis de la Direction du Numérique (DNUM), commandes et suivi de facturations en lien avec tous les acteurs de la Direction (pilotes) en charge d'un budget ; s'assurer de la réalité du service fait et des documents l'attestant auprès des pilotes et encadrants DNUM ;
Assurer le reporting et l'instruction des pièces financières (devis, bons de commandes, engagements, factures) au sein de l'outil Triskell, outil de gouvernance et de pilotage des projets de la DNUM, permettant de consolider la consommation budgétaire et de faciliter le suivi de l'état des commandes au sein de la Direction ;
Échanger avec les services financiers, marchés publics et comptables d'Ile-de-France Mobilités ;
Accompagner les pilotes DNUM en cas de difficultés dans l'exécution/compréhension d'un marché ou d'un contrat, ainsi que les fournisseurs ;
Vérifier la cohérence entre les factures, les bons de commandes et les bordereaux des prix ;
Participer au pilotage et au suivi du budget (budget primitif, décision modificative, clôture/ouverture, etc.) en lien avec la PMO du pôle PRPP ;
Participer à l'optimisation de la stratégie d'achat de la Direction selon les types de prestations ou de matériels numériques ;
Participer au pilotage ainsi qu'au suivi des marchés et conventions de la Direction : accompagnement autour de la conception et de la rédaction de pièces de marchés, anticipation et suivi des échéances/disponibles, rédaction des courriers associés en lien avec la commande publique ;
Être force de proposition sur les processus internes liés au budget et à la stratégie d'achat.
Profils recherchés
Connaissances mobilisées :
Maîtrise des outils bureautiques (Word, Outlook, PowerPoint, Excel, SharePoint, publipostage)
Maîtrise des procédures administratives
Techniques de secrétariat
Classement et archivage
Connaissance des règles de la Commande Publique
Comptables et budgétaires
Analyse de devis/factures et rédaction de commandes
Compétences requises :
Excellente expression orale et rédactionnelle
Esprit d'équipe et bon relationnel
Capacité d'anticipation et d'organisation
Faire preuve de fiabilité
Gestion du stress
Rendre compte, Alerter
Respect de la confidentialité des informations
Expérience : Fonctions confirmées d'assistanat/de secrétariat (y compris de direction) ou de gestion
Maîtrise des outils bureautiques (Word, Outlook, PowerPoint, Excel, SharePoint, publipostage)
Maîtrise des procédures administratives
Techniques de secrétariat
Classement et archivage
Connaissance des règles de la Commande Publique
Comptables et budgétaires
Analyse de devis/factures et rédaction de commandes
Compétences requises :
Excellente expression orale et rédactionnelle
Esprit d'équipe et bon relationnel
Capacité d'anticipation et d'organisation
Faire preuve de fiabilité
Gestion du stress
Rendre compte, Alerter
Respect de la confidentialité des informations
Expérience : Fonctions confirmées d'assistanat/de secrétariat (y compris de direction) ou de gestion
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
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https://iledefrance-mobilites.remo.jobs/jobs/offer/uyNMLErlpsol-oGJlBDysL54lPMniXHRnD3lSUg1Vf8?source=emploi%20territoriale
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Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.