Chargé de gestion administrative (h/f)

Offre n° O075240617000857
Publiée le 17/07/2024

Synthèse de l'offre

Employeur
Musée du Louvre
34 Quai François MITTERRAND
75001 PARIS
Lieu de travail
PARIS
Poste à pourvoir le
01/09/2024
Date limite de candidature
16/08/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Nombre de postes
1

Localisation du lieu de travail

Détails de l'offre

Famille de métiers
Architecture, bâtiment et logistique > Logistique et maintenance des moyens techniques
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires (Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet, 1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
Le musée du Louvre est un établissement public administratif sous tutelle du ministère de la Culture regroupant le musée national du Louvre, le musée national Eugène Delacroix, le Jardin des Tuileries, la gypsothèque du Louvre à Versailles et un centre de conservation situé à Liévin. Conformément au décret n° 92-1338 du 22 décembre 1992 modifié, le musée du Louvre a notamment pour mission de conserver, protéger, restaurer pour le compte de l’Etat et présenter au public les œuvres des collections inscrites sur les inventaires du musée du Louvre et du musée national Eugène Delacroix et des œuvres déposées dans le jardin des Tuileries ; d’assurer dans les musées et jardins qu’il regroupe, et par tout moyen approprié, l’accueil du public le plus large, d’en développer la fréquentation, de favoriser la connaissance de leurs collections, de mettre en œuvre des actions d’éducation et de diffusion visant à assurer l’égal accès de tous à la Culture ; d’assurer l’étude scientifique de ses collections ; de concourir à l’éducation, la formation et la recherche dans le domaine de l’histoire de l’art, de l’archéologie et de la muséographie et de gérer un auditorium. Pour l’accomplissement de ses missions, le musée du Louvre coopère notamment avec les collectivités publiques et les organismes de droit public ou de droit privé, français ou étrangers, poursuivant des objectifs répondant à sa vocation.
Les équipes du musée du Louvre (2300 agents environ) contribuent également à la programmation culturelle du Louvre Lens et du Louvre Abu Dhabi.

La Direction financière juridique et des moyens regroupe les fonctions financière, juridique et logistique, les systèmes d’information et la gestion des archives.
La sous-direction de la logistique est composée d’un sous-directeur, deux adjoints au sous-directeur, quatre services (service administratif et des achats, service de l’habillement, service du standard, service de l’aire de livraison), une cellule chauffeurs, une secrétaire-assistante, un gestionnaire administratif et financier et un chargé de développement durable. Elle compte environ 30 personnes.

Le service administratif et des achats est en charge de la gestion des mobiliers et matériels, des fournitures de bureaux, du parc automobile, de la téléphonie mobile, du parc de copieurs, de la gestion administrative du restaurant du personnel, et des protocoles de sécurité. Il procède également aux aménagements et déménagements de bureaux (hors travaux). Ce service est composé d’un chef de service, d’un adjoint, de deux gestionnaires technique et logistique, d’un gestionnaire administratif, de deux chargés de gestion administrative, d’un chargé de gestion logistique.
Missions / conditions d'exercice
PRINCIPALES MISSIONS :
Sous l’autorité de la cheffe de service, le chargé de gestion administrative gère les dossiers administratifs du service, ainsi que ceux relatifs à la restauration collective.

Dossiers administratifs du service :
Assurer le suivi des demandes faites au service (via la messagerie achat.logistique) :
Contrôler de conformité des demandes
Transmettre aux deux encadrants en charge des typologies d’achat
Informer les directions et départements sur le suivi de leurs demandes

Assurer la gestion administrative des achats de fournitures (fournitures de bureau et de petits équipements, fournitures sanitaires, fournitures de sécurité et protection incendie) :
Traiter les demandes d’achat et vérifier les pièces contractuelles (marchés ou devis)
Initialisation des demandes d’achat dans le logiciel ad hoc
Organiser et suivre la procédure relative aux livraisons : Saisie des livraisons dans le logiciel ad hoc de l’aire de livraison, vérification et contrôle des fournitures réceptionnées, et saisie des services faits dans le logiciel ad hoc
Gérer les inventaires de petites fournitures

Restauration collective :
Commission des menus :
Rédiger les comptes rendus
Mettre à jour les menus dans l’Intranet du Musée
Suivre les analyses bactériologiques à partir des rapports d’analyses transmis par les prestataires et l'affichage des résultats
Suivre les fiches de suggestion des convives au restaurant du personnel, transmettre les éléments au prestataire ainsi que suivre l’exécution des suggestions.
Commission restaurant :
Suivre les audits sanitaires (environ 3 par an) : mise à jour du plan d’actions en liaison avec le prestataire chargé de la restauration collective et la Direction de l'architecture, de la maintenance et des jardins (DAMJ) (aspects techniques)
Tenir à jour le tableau des achats et de renouvellement en liaison avec l’adjoint logistique de la sous-directrice
Analyser les données financières : participation employeur, coût agent, ……

Conventions tiers :
Assister le chef de service pour le suivi des conventions tiers
Assurer le suivi des demandes de badges d’accès au restaurant pour les tiers
Mettre en place le tableau de bord de l’activité restaurant


Missions secondaires :

Assurer les intérims lors des congés :
Traitement des réceptions professionnelles : demandes de repas notamment
Assister l’adjointe au chef de service lors d’opérations d’ampleur exceptionnelle pour :
La gestion administrative des achats de mobilier, de matériel et des déménagements
Le suivi de la procédure relative aux livraisons : vérification et contrôle du mobilier et matériel réceptionné et saisi des services faits dans le logiciel ad hoc
Profils recherchés
Expérience d’au moins 5 ans dans un poste similaire souhaité

Maitrise de l’orthographe, de la prise de notes, des techniques rédactionnelles et de la mise en forme de documents
Maitrise des outils bureautiques standards (Word, Excel avancé, Outlook)
Connaissance des marchés publics : exécution notamment
Connaissance des outils métiers : Panoptés, Elap, Workey
Connaissance de l’environnement administratif, juridique et financier (réglementation, procédures, interlocuteurs…) du musée du Louvre et du ministère de la Culture et de la Communication
Connaissance de l'organisation du musée (spatiale et administrative)
Notions de la règlementation en matière de conservation des archives publiques
Capacité à travailler en équipe et sur de multiples tâches

Contact

Contact
0140205485
Informations complémentaires
INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES :
Possibilité de télétravail dans la limite d’une journée par semaine (après 3 mois d'ancienneté)
Prestations sociales, culturelles et sportives (Association du personnel proposant de nombreuses sorties et activités de loisirs à tarifs attractifs, ainsi qu’un accès à une médiathèque et à un espace forme)
Carte Culture offrant la gratuité ou des réductions tarifaires sur les droits d’entrée et les produits des établissements culturels du ministère ainsi qu’un accès prioritaire (pour le titulaire de la carte et un accompagnant)
Mise à disposition d’un riche catalogue de formations ; accompagnement dans la préparation des concours et des projets individuels ; parcours nouveaux arrivants et formations managériales pour les nouveaux encadrants
Congés: 32 jours de congés annuels + 13 jours de RTT (sur la base d’un temps plein)
Remboursement partiel des transports et participation forfaitaire pour la mutuelle
Restaurant du personnel


MODALITES : les candidatures (CV et lettre de motivation) sont à adresser à candidatures@louvre.fr

Travailleurs handicapés

Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.