Finalité du poste :

Pilotage de l’exécution des marchés Billettiques, de la programmation et du suivi administratif des commandes associées, être le/la référent€ interne sur les sujets administratifs et contractuels liés à la Billettique ; conseiller et assister l’ensemble des entités concernées de la Direction du numérique dans l'évaluation et l’anticipation de leurs besoins d’achat IT Billettique ; coordonner et superviser opérationnellement l’activité des Gestionnaires Administratifs de la Direction, en les assistant et les accompagnant au quotidien dans leurs tâches.

Missions et activités du poste :

1) Coordonner et superviser l’activité des Gestionnaires Administratifs de la Direction Numérique :

Coordonner et superviser opérationnellement l’activité des Gestionnaires Administratifs de la Direction, en les assistant et les accompagnant au quotidien dans leurs tâches, tout en favorisant la transversalité des pratiques ;
Veiller au respect des échéances calendaires administratives et budgétaires au cœur de l’équipe de gestion ;
Piloter et suivre les conventions de la Direction : respect du processus du pilotage et de mise en signature des conventions, anticipation et suivi des échéances contractuelles en coordination avec les entités de la Direction concernées ;
Alerter sur les difficultés rencontrées par le pôle de gestion ;
Proposer selon le besoin une réaffectation des dossiers administratifs dans l’équipe de gestion ;
2) Pilotage de l’exécution des marchés Billettiques, de la programmation et du suivi administratif des commandes associées :

Piloter et suivre les relations contractuelles avec les différents partenaires du Programme Billettique ;
Être référent interne sur les sujets administratifs et contractuels liés à la Billettique ;
Représenter la Direction du Numérique dans les instances de suivi des marchés Billettiques et participer aux échanges avec les partenaires institutionnels (IDFM, opérateurs, prestataires) ;
Assurer le suivi de la programmation et de l’exécution des commandes du Programme Billettique en collaboration avec la Direction de ce Programme ;
Instruire toutes les pièces administratives : devis, commandes associées, gestion de la facturation en s’assurant de la réalité du service fait et des documents l’attestant auprès des Pilotes du Programme Billettique, des Managers et des Contracts Managers DNUM ;
Vérifier la cohérence entre les factures, les bons de commandes et les bordereaux des prix ;
Assurer le reporting et l’instruction des pièces financières ainsi que le suivi de la qualité de ces informations (devis, bons de commandes, engagements, PV, factures) dans l’outil TRISKELL, outil de pilotage des projets de la Direction du Numérique, afin de consolider le suivi des commandes Billettique ;
Participer au pilotage et au suivi du budget Billettique (budget primitif, décision modificative, clôture/ouverture, etc.) en interaction avec la fonction PMO du pôle PRPP ;
Proposer et optimiser la stratégie d’achat du Programme Billettique selon les types de prestations ou de matériels numériques en coordination avec la fonction Responsable de la Stratégie achat du pôle PRPP ;
Détecter les risques de dysfonctionnements dans le cadre de l’exécution contractuelle des marchés et contrats Billettiques (litiges, pénalités, résiliation, etc.) ;
Participer au pilotage des projets transverses d’amélioration des processus administratifs et financiers liés à la Billettique, en interaction avec les outils TRISKELL et ASTRE ;
3) Conseil et accompagnement administratif :

Accompagner les agents de l'organisation numérique (internes et externes) en cas de difficultés dans l’exécution/compréhension d’un marché ou d’un contrat Billettique, ainsi que les fournisseurs ;

Conseiller et assister l’ensemble des entités concernées de la Direction du numérique (DNUM), dans l'évaluation et l’anticipation de leurs besoins d’achat IT Billettique ;

Être force de conseil et/ou d’aide à la rédaction des pièces de dossier de consultation des marchés, auprès des prescripteurs et en collaboration avec la cellule PRPP de la Stratégie achat et de pilotage des marchés numériques ;

Proposer un cadre « qualité » autour de la bonne instruction des pièces financières Billettiques (devis, bons de commandes, engagements, PV, factures) dans l’outil financier ASTRE et l’outil TRISKELL ;

Contribuer et proposer la rédaction de référentiels (guides, outils, modèles types) ;

Participer à la prescription des bonnes pratiques au sein d’IDFM et à la mise en place de fiches et procédures qualité ;

Echanger avec les services financiers, marchés publics et comptables d’Ile-de-France Mobilités selon les besoins ou nécessités ;

Participer à la formation des gestionnaires administratifs IT et à la sensibilisation des prestations Billettiques ;