Le/la gestionnaire assure l’organisation, la préparation et le suivi administratif des instances métropolitaines (Commissions, Bureaux et Conseils de la Métropole).



Préparation et organisation des instances métropolitaines

Assurer la préparation, l’organisation et le suivi, dématérialisé ou non, des séances des instances métropolitaines ;

Veiller au respect des calendriers institutionnels et des échéances réglementaires ;

Relancer les directions afin que les dossiers soient prêts dans les délais

Veiller au respect des procédures internes

Étudier les dossiers afin d’assurer de préparer les réunions de préparation des instances avec les directions et assurer le compte-rendu et le reporting de ces réunions auprès des directions concernées

Conduire l’ensemble des étapes de préparation des séances délibérantes.



Gestion administrative et juridique des actes

Assurer la gestion administrative des actes (suivi sur un logiciel dédié, accompagnement des services dans leur élaboration, relances si nécessaire) ;

Vérifier la complétude des pièces annexes ;

Transmettre les actes administratifs au contrôle de légalité et le cas échéant les notifier ;

Assurer la ventilation et le suivi des actes après envoi au contrôle de légalité ;

Gérer la publication des actes administratifs ;

Gestion des actes administratifs (délibérations, arrêtés, décisions et leurs documents annexes),

Garantir la complétude et la conformité des documents produits.

S’assurer auprès des directions opérationnelles de la signature des actes

Tenir à jour le registre des actes administratifs ;

Assurer le suivi administratif des délibérations et de leurs annexes auprès des directions de la collectivité ;

Gérer les actes administratifs (délibérations, arrêtés, décisions et leurs documents annexes),

Garantir la complétude et la conformité des documents produits.



Organisation matérielle et accompagnement des séances

Élaborer et transmettre les convocations et les ordres du jour aux élus ;

Assister aux séances métropolitaines ;

Participer, à la mise en place et au bon déroulement des instances :

Mise en place de l’hémicycle,

Gestion des pouvoirs des élus et suivi des présences tout au long des séances,

Gestion de l’accès des élus à la visioconférence lors des séances hybrides,

Suivi des votes de la séance.



Suivi des travaux des instances

Gestion des actes administratifs (délibérations, arrêtés, décisions et leurs documents annexes),

Garantir la complétude et la conformité des documents produits.



Projets transversaux et amélioration continue

Participer aux projets transversaux du service des Assemblées, notamment ceux liés à la dématérialisation des procédures ;

Assurer un reporting régulier de ses activités ;

Être force de proposition dans l’évolution des outils, des procédures et des missions du service.

Participer au reporting auprès des directions et de la direction générale et compléter les tableaux de suivi sur son périmètre