Agent polyvalent en charge de l'accueil des publics et d'actes de secrétariat courant (H/F)
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O076230400997679
Publiée le 05/04/2023
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
12 AVENUE JACQUES ANQUETIL, Eu (Seine-Maritime)
Poste à pourvoir le
23/05/2023
Date limite de candidature
06/05/2023
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps non complet,
25h00 hebdomadaire
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Rémunération indicative
Selon le profil de l'agent
Descriptif de l'emploi
La CCVS recrute un agent chargé de l'accueil afin de proposer un accueil physique et téléphonique aux usagers, d'orienter ceux-ci selon leurs demandes mais aussi d'effectuer des missions administratives diverses. L'agent sera sous la responsabilité de la Directrice Générale Adjointe des moyens généraux.
Missions / conditions d'exercice
Missions principales :
- Accueil physique et téléphonique.
- Réceptionner, traiter et diffuser les informations au sein de la collectivité et venant de l'extérieur
- Identifier et rechercher le service compétent et/ou les interlocuteurs pour leur transmettre la demande.
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques et le public.
- Accueil et orientation du public de la CCVS, de la Maison des Services Publics (France services), et les autres services de la CCVS, le cas échéant, informer, orienter et accompagner la première demande au plan administratif (comprenant la prise d'un rendez-vous).
- Communiquer aux agents de la CCVS toute demande du public pour une instruction et un traitement du dossier.
- Constituer, actualiser et diffuser un fond de documentation et de brochures mis à la disposition du public.
- Connaitre et renseigner sur les dispositifs existants des partenaires.
- Gestion du courrier entrée/sortie (enregistrement, tri, scan) et affranchissement des courriers et suivi du contrat afférent ;
- Missions administratives diverses : gestion des fournitures administratives (inventaires, commandes ...), assistance aux différents services généraux et missions de secrétariat, rédaction de courriers ...
- Assistance au suivi des assemblées et rédaction des comptes rendus (Conseil communautaire, autres instances ...).
Missions secondaires :
- Gestion du visiobus (gestion des réservations, remise des clés, état des lieux ...)
- Photocopies et reliures de dossiers pour l'ensemble des services, mise sous pli et affranchissement des courriers à envoyer en nombre, inauguration, etc.
- Préparation des reliures des registres du Conseil Communautaire et des arrêtés du Président
- Centraliser les versements aux archives et suivi des demandes de sorties d'archives
- Centralisation des commandes d'ouvrages
- Préparer les moments de convivialité de la collectivité (café, pot etc) y compris gestion des achats et de l'intendance et, le cas échéant, du service.
RELATIONS FONCTIONNELLES :
- Relation avec les publics.
- Relations fréquentes avec les différents services de la collectivité, avec les élus et les différents partenaires.
PARTICULARITES DU POSTE :
Travail majoritairement en bureau.
Horaires réguliers, sauf impératifs liés aux nécessités de service (réunions en soirée).
- Accueil physique et téléphonique.
- Réceptionner, traiter et diffuser les informations au sein de la collectivité et venant de l'extérieur
- Identifier et rechercher le service compétent et/ou les interlocuteurs pour leur transmettre la demande.
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques et le public.
- Accueil et orientation du public de la CCVS, de la Maison des Services Publics (France services), et les autres services de la CCVS, le cas échéant, informer, orienter et accompagner la première demande au plan administratif (comprenant la prise d'un rendez-vous).
- Communiquer aux agents de la CCVS toute demande du public pour une instruction et un traitement du dossier.
- Constituer, actualiser et diffuser un fond de documentation et de brochures mis à la disposition du public.
- Connaitre et renseigner sur les dispositifs existants des partenaires.
- Gestion du courrier entrée/sortie (enregistrement, tri, scan) et affranchissement des courriers et suivi du contrat afférent ;
- Missions administratives diverses : gestion des fournitures administratives (inventaires, commandes ...), assistance aux différents services généraux et missions de secrétariat, rédaction de courriers ...
- Assistance au suivi des assemblées et rédaction des comptes rendus (Conseil communautaire, autres instances ...).
Missions secondaires :
- Gestion du visiobus (gestion des réservations, remise des clés, état des lieux ...)
- Photocopies et reliures de dossiers pour l'ensemble des services, mise sous pli et affranchissement des courriers à envoyer en nombre, inauguration, etc.
- Préparation des reliures des registres du Conseil Communautaire et des arrêtés du Président
- Centraliser les versements aux archives et suivi des demandes de sorties d'archives
- Centralisation des commandes d'ouvrages
- Préparer les moments de convivialité de la collectivité (café, pot etc) y compris gestion des achats et de l'intendance et, le cas échéant, du service.
RELATIONS FONCTIONNELLES :
- Relation avec les publics.
- Relations fréquentes avec les différents services de la collectivité, avec les élus et les différents partenaires.
PARTICULARITES DU POSTE :
Travail majoritairement en bureau.
Horaires réguliers, sauf impératifs liés aux nécessités de service (réunions en soirée).
Profils recherchés
DIPLÔMES / COMPETENCES REQUISES :
Niveau de diplôme requis : bac minimum ou bac + 2
Agent administratif disposant d'une expérience significative acquise dans le domaine spécifique des collectivités territoriales.
QUALITÉS ATTENDUES :
- Connaissances des outils de communication, des techniques d'accueil et règles téléphoniques,
- Aisance relationnelle et capacité d'écoute.
- Maitrise de l'écrit et de l'oral ; orthographe parfaite.
- Maitrise des outils informatiques (Word, Excel et powerpoint) et des règles générales de secrétariat.
- Autonomie
- Esprit d'initiative
- Gestion du temps, planification, méthode.
- Médiation, résolution de conflit.
- Intégrité, impartialité, grande discrétion.
- Capacité à travailler tant en autonomie qu'en équipe.
- Capacité d'adaptation.
- Curiosité et investissement personnel (se tenir informé(e) de la vie de la collectivité et ses instances).
Niveau de diplôme requis : bac minimum ou bac + 2
Agent administratif disposant d'une expérience significative acquise dans le domaine spécifique des collectivités territoriales.
QUALITÉS ATTENDUES :
- Connaissances des outils de communication, des techniques d'accueil et règles téléphoniques,
- Aisance relationnelle et capacité d'écoute.
- Maitrise de l'écrit et de l'oral ; orthographe parfaite.
- Maitrise des outils informatiques (Word, Excel et powerpoint) et des règles générales de secrétariat.
- Autonomie
- Esprit d'initiative
- Gestion du temps, planification, méthode.
- Médiation, résolution de conflit.
- Intégrité, impartialité, grande discrétion.
- Capacité à travailler tant en autonomie qu'en équipe.
- Capacité d'adaptation.
- Curiosité et investissement personnel (se tenir informé(e) de la vie de la collectivité et ses instances).
Contact et modalités de candidature
Contact
0227282087
Informations complémentaires
Merci d'adresser votre candidature (lettre de motivation, copie des diplômes et CV) avant le 06 mai 2023 à :
Monsieur le Président
Communauté de communes des Villes Soeurs
Service des ressources humaines
12 avenue Jacques Anquetil
76260 Eu
Contact administratif : Madame BORDREZ ou Madame VÉRITÉ : rh@villes-soeurs.fr ou 02.27.28.05.90
Monsieur le Président
Communauté de communes des Villes Soeurs
Service des ressources humaines
12 avenue Jacques Anquetil
76260 Eu
Contact administratif : Madame BORDREZ ou Madame VÉRITÉ : rh@villes-soeurs.fr ou 02.27.28.05.90
Adresse de l'employeur
COMMUNAUTE DE COMMUNES DES VILLES SOEURS
>12 AVENUE JACQUES ANQUETIL
76260 EU
>12 AVENUE JACQUES ANQUETIL
76260 EU
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.