Assistant de direction (F/H)
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O076231001222621
Publiée le 21/11/2023
Synthèse de l'offre
Employeur
Cœur dynamique de la Normandie, Rouen et sa métropole de 500 000 habitants rayonnent du statut de capitale régionale. Avec ses 115 000 habitants, la Ville de Rouen, Ville d'Art et d'Histoire, est la 34ème ville de France par sa population. Pour répondre aux besoins de ses habitants, l'administration municipale est organisée en 3 pôles sous l'autorité du Maire, assisté de son cabinet, et de la Direction Générale des services qui pilote l'ensemble des services municipaux. Ses 18 directions et les 200 métiers qui sont exercés à la Ville témoignent de son dynamisme.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Rouen
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Date limite de candidature
17/12/2023
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Télétravail
Oui
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Au sein de la Direction de la Culture, Jeunesse, Vie Associative et de l'International, vous serez en charge d'assister le Directeur et de participer à la communication de la direction.
Missions / conditions d'exercice
Plus particulièrement, vous aurez pour mission de :
Assistance de direction :
* Organiser la vie professionnelle de la direction : organiser et suivre l'agenda, administrer, monter et classer les dossiers, suivre le pilotage des dossiers prioritaires, veiller au traitement des dossiers
* Organiser les rendez-vous et réunions
* Rédiger les relevés de décision et de compte-rendu
* Elaborer les notes et correspondances à partir des consignes
* Gérer et suivre le courrier de la direction en hiérarchisant
* Construire les tableaux et graphiques pour les bilans d'activités
* Suivre les projets et activités de la direction ainsi que des établissements culturels
* Classer et archiver les données spécifiques de la direction
* Assurer la gestion matérielle des contacts de la direction
Communication :
* Participer aux réunions dédiées au journal interne de la Ville " Tout Public " et rédiger les bulletins d'information pour la communication interne
* Elaborer les outils de travail et de communication reprenant les événements de la direction
* Assurer la gestion matérielle et logistique d'actions de communication externes
Missions connexes :
* Etre référent(e) systèmes d'information pour la direction et les secteurs de la direction (gérer le profil administrateur de l'application métier GLPI, participer aux réunions réseaux systèmes d'information, suivre l'ensemble des demandes de la direction...)
* Etre utilisateur(rice) et assistant(e) relais du logiciel courrier (application MAARCH)
* Porter des projets ponctuels : organiser un déménagement, réaliser des bilans d'activités annuels, coordonner les éléments des bilans des différents secteurs et établissements culturels (parité, développement durable, accessibilité handicap...), mettre en place un classement commun et partagé, participer à une campagne d'archivage...
Assistance de direction :
* Organiser la vie professionnelle de la direction : organiser et suivre l'agenda, administrer, monter et classer les dossiers, suivre le pilotage des dossiers prioritaires, veiller au traitement des dossiers
* Organiser les rendez-vous et réunions
* Rédiger les relevés de décision et de compte-rendu
* Elaborer les notes et correspondances à partir des consignes
* Gérer et suivre le courrier de la direction en hiérarchisant
* Construire les tableaux et graphiques pour les bilans d'activités
* Suivre les projets et activités de la direction ainsi que des établissements culturels
* Classer et archiver les données spécifiques de la direction
* Assurer la gestion matérielle des contacts de la direction
Communication :
* Participer aux réunions dédiées au journal interne de la Ville " Tout Public " et rédiger les bulletins d'information pour la communication interne
* Elaborer les outils de travail et de communication reprenant les événements de la direction
* Assurer la gestion matérielle et logistique d'actions de communication externes
Missions connexes :
* Etre référent(e) systèmes d'information pour la direction et les secteurs de la direction (gérer le profil administrateur de l'application métier GLPI, participer aux réunions réseaux systèmes d'information, suivre l'ensemble des demandes de la direction...)
* Etre utilisateur(rice) et assistant(e) relais du logiciel courrier (application MAARCH)
* Porter des projets ponctuels : organiser un déménagement, réaliser des bilans d'activités annuels, coordonner les éléments des bilans des différents secteurs et établissements culturels (parité, développement durable, accessibilité handicap...), mettre en place un classement commun et partagé, participer à une campagne d'archivage...
Profils recherchés
* Baccalauréat spécialité secrétariat ou expérience similaire souhaité
* Permis B utile
* Expertise en organisation et en gestion du temps
* Maitrise des techniques de secrétariat
* Connaissance des circuits et procédures administratifs
* Aptitude aux logiciels de bureautique
* Connaissance des principes rédactionnels de la note de synthèse et du compte-rendu
* Capacité d'initiative et d'autonomie
* Discrétion et confidentialité
* Réactivité et adaptabilité
* Permis B utile
* Expertise en organisation et en gestion du temps
* Maitrise des techniques de secrétariat
* Connaissance des circuits et procédures administratifs
* Aptitude aux logiciels de bureautique
* Connaissance des principes rédactionnels de la note de synthèse et du compte-rendu
* Capacité d'initiative et d'autonomie
* Discrétion et confidentialité
* Réactivité et adaptabilité
Contact
Lien de candidature
Informations complémentaires
Conditions de travail :
Lieu de travail : 27 rue Victor Hugo 76000 ROUEN
Cycle horaire fixe
Rémunération et avantages :
Rémunération statutaire + régime indemnitaire
Titres Repas avec prise en charge partielle par l'employeur
Aide financière délivrée pour les abonnements aux transports en commun et à la location de vélo dans le cadre du Plan de Déplacement des Employés
Plan de formation
Contribution mensuelle pour les affiliés à une mutuelle santé labellisée
Participation financière pour les souscripteurs d'un contrat garantie maintien de salaire auprès de la Mutuelle Nationale Territoriale (en partenariat avec la Ville)
Adhésion au Comité des uvres Sociales et Culturelles du Personnel de la Ville de Rouen
Modalités de recrutement :
Accès par voie statutaire ou, à défaut, contractuelle.
Merci d'envoyer votre candidature (CV et lettre de motivation convertis au format PDF) en précisant la référence de l'annonce, par courrier électronique à l'adresse recrutement@rouen.fr ou, à défaut, par voie postale à l'adresse suivante :
Mairie de ROUEN
Direction des Ressources Humaines
2 place du Général de Gaulle
CS 31 402
76037 ROUEN cedex
N.B. : Pour les agents relevant de la Fonction Publique, veuillez fournir votre dernier arrêté de situation administrative.
Lieu de travail : 27 rue Victor Hugo 76000 ROUEN
Cycle horaire fixe
Rémunération et avantages :
Rémunération statutaire + régime indemnitaire
Titres Repas avec prise en charge partielle par l'employeur
Aide financière délivrée pour les abonnements aux transports en commun et à la location de vélo dans le cadre du Plan de Déplacement des Employés
Plan de formation
Contribution mensuelle pour les affiliés à une mutuelle santé labellisée
Participation financière pour les souscripteurs d'un contrat garantie maintien de salaire auprès de la Mutuelle Nationale Territoriale (en partenariat avec la Ville)
Adhésion au Comité des uvres Sociales et Culturelles du Personnel de la Ville de Rouen
Modalités de recrutement :
Accès par voie statutaire ou, à défaut, contractuelle.
Merci d'envoyer votre candidature (CV et lettre de motivation convertis au format PDF) en précisant la référence de l'annonce, par courrier électronique à l'adresse recrutement@rouen.fr ou, à défaut, par voie postale à l'adresse suivante :
Mairie de ROUEN
Direction des Ressources Humaines
2 place du Général de Gaulle
CS 31 402
76037 ROUEN cedex
N.B. : Pour les agents relevant de la Fonction Publique, veuillez fournir votre dernier arrêté de situation administrative.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.