Activités principales

Coordination interne
- Vous assurez la suppléance du chef de service en cas d'absence ;
- Vous contribuez à la préparation et à la mise en oeuvre des projets de la Direction ;
- Vous organisez, planifiez et effectuez un suivi transversal des projets du service en collaboration étroite avec les différents responsables de secteurs ;
- Vous assurez la mise en oeuvre de la stratégie du service en termes de moyens (qu'ils soient financiers, humains, techniques et logistiques) ;
- Vous apportez une expertise sur les évolutions des modes de gestion du service ;
- Vous préparez le rapport d'activité annuel et supervisez la mise à jour des tableaux de bord.

Suivi administratif et financier
- Vous élaborez les procédures internes et modes opératoires pour optimiser la gestion administrative du service ;
- Sous l'autorité fonctionnelle du responsable du service Ressources de la direction Valorisation du Patrimoine, vous participez à l'élaboration et au suivi du budget du service et à l'élaboration des marchés communs de la Direction ;
- Vous êtes le garant du respect des procédures internes de la collectivité ;
- Vous proposez, élaborez et rendez applicables les supports juridiques nécessaires à la réalisation des projets du service (délibérations, décisions, arrêtés, marchés, contrats, conventions etc.) ;
- Vous instruisez et suivez des dossiers de subventions pour les projets du service ;
- Vous recherchez des financements complémentaires.

Ressources humaines
Vous supervisez et participez à la gestion des ressources humaines :
- Mise en oeuvre des processus de recrutement ;
- Vous assurez les missions d'assistant de prévention du service :
- Participation à l'analyse des situations et organisations de travail ;

Technique et sécurité
Vous êtes le référent maintenance du bâtiment des Archives et vous participez à la sécurité et à la sûreté de l'établissement et des fonds d'archives conservés en lien direct avec le responsable technique et bâtiments de la direction.
- En relation avec le responsable technique de la direction Valorisation des Patrimoines, vous veillez à la bonne application des consignes de sécurité et au suivi de la maintenance ;
- Vous participez au suivi des travaux ;
- Vous assurez le bon déroulement des opérations logistiques internes ;
- Vous réalisez une veille, analysez les situations et êtes force de proposition en matière de sécurité et de conservation des archives ;
- Vous êtes référent pour la sécurité des biens et des personnes ;
- Vous contribuez à l'élaboration du document unique d'évaluation des risques professionnels et veillez à l'application de la réglementation en vigueur ;
- Vous êtes l'interlocuteur et le référent technique des associations partenaires hébergées au sein de l'établissement (conditions d'accès et d'utilisation, matériel) ;
- Vous gérez le planning de réservation de la salle de conférences Gaston-Legoy pour les partenaires et services extérieurs et vous assurez du bon état et du fonctionnement du matériel mis à disposition (mobilier, sonorisation, vidéo-projection).


Activités accessoires
· Vous participez aux opérations de valorisation du service auprès du public ;
· Vous pouvez être amené à participer à l'accueil physique ou à distance des publics ;
· Vous pouvez être amené à participer à des opérations de collecte.