Secrétariat de direction
-Photocopies, reprographies
-Filtrage des appels téléphoniques et primo-réponses & gestion de la boîte mail du CCAS
-Classement papier et numérique des diverses données et mise à jour des bases de données, des fichiers
-Ouverture, affectation du courrier et préparation des éléments de réponse
-Rédaction de notes, courriers et rapports à partir de documents types
-Inscription de la direction aux divers événements (colloques, congrès, formations…) et organisation des déplacements
-Gestion des fournitures de bureau et des commandes diverses
-Gestion des abonnements et des adhésions
-Gestion du calendrier de la directrice : organisation des rendez-vous internes et externes et des différentes réunions de travail
-Recensement des absences des agents du CCAS (congés, formations, etc) et tenue d’un planning pour veiller à la continuité de service
-Recensement des demandes de formation de l’ensemble des agents du CCAS et saisie des framadates

Préparation et suivi des différentes commissions, conseils, réunions
-Convocations, préparation des dossiers préalables, réservation des salles, réception des participants.
-Pour le CA : élaboration de l’ordre du jour, des synthèses et délibérations, élaboration des PV, transmission au contrôle de légalité et diffusion

Diffusion des directives et collecte des informations nécessaires au suivi des activités des services
-Diffusion des notes de service et les comptes-rendus de réunion
-Rédaction ou mise en forme des documents et notes de services internes à partir d’instructions orales ou manuscrites, soumission pour validation et signature de la directrice, reproduction et diffusion.
-Rédaction des process interne et veiller à leur mise à jour (rédaction et suivi des procédures et des logigrammes correspondants)
-Assurer la circulation de l’information entre la direction et les différents services
-Coordination de l’archivage des dossiers du CCAS : en lien avec le service de la Ville, l’assistante de direction s’assure de l’archivage régulier de l’ensemble des dossiers dans le respect de la réglementation

Participation à la rédaction des procédures en vigueur dans le service, le cas échéant en correspondance avec celles de la Ville et élaboration des logigrammes correspondants
-Participer à la collecte et à la mise en forme des informations nécessaires au suivi et au bilan des activités dans l’organisme : rassembler des états récapitulatifs émanant des différents services, les mettre en forme avec le comptable sous forme de tableaux, graphiques, ou tableaux de bord (mise en forme du budget et des prévisions, rapports d’activité annuel…)

Accueil et accompagnements de stagiaires
-Réceptionner les demandes de stages, les étudier en lien avec la directrice et, le cas échéant, accueillir et accompagner les stagiaires pendant toute la durée du stage