Un.e assistant.e de Direction et référent.e fonctionnel.le des outils métiers
Offre n° O076260817000465
Publiée le 17/08/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
La ville de dieppe est située dans la seine-maritime (76) en Normandie.
Située à 170 kms de paris, dieppe est reliée aux grandes agglomérations du grand nord-ouest européen grâce au maillage autoroutier.
La ville aux quatre ports (transmanche, commerce, pêche, plaisance) est à mi-chemin sur le trajet le plus direct pour Londres.
Ville de 30 000 habitants, surclassée 40-80 000, et centre d'une agglomération de 49 770 habitants. Forte d'un dynamisme industriel, portuaire, touristique, associatif et culturel. Dieppe conjugue son identité maritime avec la modernité d'une ville humaine et citoyenne qui se tourne résolument vers l'avenir.
Située à 170 kms de paris, dieppe est reliée aux grandes agglomérations du grand nord-ouest européen grâce au maillage autoroutier.
La ville aux quatre ports (transmanche, commerce, pêche, plaisance) est à mi-chemin sur le trajet le plus direct pour Londres.
Ville de 30 000 habitants, surclassée 40-80 000, et centre d'une agglomération de 49 770 habitants. Forte d'un dynamisme industriel, portuaire, touristique, associatif et culturel. Dieppe conjugue son identité maritime avec la modernité d'une ville humaine et citoyenne qui se tourne résolument vers l'avenir.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Parc jehan ango - bp 226, Dieppe (Seine-Maritime (76))
Poste à pourvoir le
01/10/2026
Date limite de candidature
16/09/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Oui
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Un.e assistant.e de Direction et référent.e fonctionnel.le des outils métiers
Missions / conditions d'exercice
Assurer la gestion administrative et contribuer au suivi des activités de la Direction:
• Assurer la gestion du courrier « arrivée » et « départ », notamment son enregistrement dans BL Office, sa diffusion, son classement et son archivage dans le respect des règles de confidentialité et du RGPD.
• Rédiger, mettre en forme et assurer la diffusion des courriers et documents administratifs de la Direction.
• Assurer le classement et l’archivage des documents de la Direction.
• Assurer, en appui et en étroite collaboration avec la responsable administrative et comptable du service, le suivi du processus décisionnel : préparation, suivi et transmission des rapports, décisions, délibérations, conventions et autres actes administratifs.
• Assurer, en binôme avec la responsable administrative et comptable, le suivi et la mise à jour des tableaux de bord du service, ainsi que la collecte et la consolidation des informations nécessaires au suivi de l’activité.
• Participer, en appui de la responsable administrative et comptable, au suivi des données d’activité CAF, notamment par la production des états et la préparation des déclarations relatives aux activités extrascolaires et périscolaires.
• Contribuer, dans le cadre de ce binôme, à la continuité du suivi administratif des dossiers relevant de la Direction et à la bonne circulation des informations entre les différents interlocuteurs.
Assurer l’interface informatique et le suivi fonctionnel des outils métiers en lien avec les écoles et l’Éducation Nationale :
• Être la référente fonctionnelle du logiciel métier Ciril Net Enfance et assurer l’interface entre les utilisateurs, les services concernés et les besoins liés à l’utilisation de l’outil.
• Assurer le paramétrage fonctionnel courant du logiciel : création et adaptation de paramètres, gestion des fonctionnalités et réalisation des ajustements nécessaires au fonctionnement du service.
• Concevoir et réaliser des requêtes, extractions et documents à partir des données du logiciel afin de répondre aux besoins de suivi, de gestion et de production de statistiques.
• Assurer la mise à jour et le suivi du logiciel Ciril Net Enfance, ainsi que son interface avec le logiciel Onde de l’Éducation Nationale.
• Participer à la préparation et au suivi des campagnes d’inscriptions scolaires et périscolaires : préparation des documents, paramétrage des outils, organisation des réunions d’information et accompagnement des agents dans la saisie et le traitement des dossiers.
• Assurer la mise à jour du guide de procédure et accompagner les agents dans l’utilisation des outils et dans l’application des procédures.
• Assurer le suivi des dérogations scolaires : organisation et préparation des commissions, suivi des dossiers et rédaction des courriers d’accord ou de refus.
• Assurer le suivi des effectifs scolaires et réaliser les éditions, extractions et statistiques nécessaires au pilotage de l’activité.
• Assurer une veille sur les évolutions fonctionnelles des outils métiers et identifier, en lien avec les interlocuteurs concernés, les adaptations nécessaires aux besoins du service.
Assurer le secrétariat du Directeur:
• Assurer le suivi et la gestion de l’agenda du Directeur : organisation des rendez-vous, réunions et échéances, en veillant à leur articulation avec les priorités de la Direction.
• Préparer les réunions et rendez-vous du Directeur et en assurer le suivi administratif.
• Rédiger, mettre en forme et assurer le suivi des notes, courriers, rapports et autres documents nécessaires à l’activité du Directeur.
• Préparer et assurer le suivi des dossiers confiés par le Directeur.
• Assurer une veille juridique et réglementaire sur les sujets relevant du champ d’intervention de la Direction et transmettre les informations utiles au Directeur.
• Faciliter la circulation de l’information entre le Directeur, les services, les partenaires et les différents interlocuteurs institutionnels.
Participer à l’accueil de la Direction et assurer la continuité de l’accueil :
• Participer à l’accueil physique et téléphonique de la Direction, en rotation avec les autres collègues du service, afin d’assurer une continuité d’accueil sur les plages définies.
• Accueillir, renseigner et orienter les usagers, partenaires et interlocuteurs de la Direction.
• Assurer un premier niveau de réponse aux demandes et orienter les sollicitations vers les interlocuteurs compétents.
• Participer, plus largement, à la continuité du fonctionnement du service en apportant un appui ponctuel aux collègues en cas d’absence ou de surcharge d’activité.
Assurer la fonction de référente RH de la Direction :
• Assurer le suivi administratif des absences des personnels de la Direction et enregistrer les absences et congés dans le logiciel Ciril RH.
• Assurer le suivi des campagnes d’évaluation des agents de la Direction.
• Participer aux réunions des référents RH et assurer la transmission des informations utiles auprès des agents et de la Direction.
• Assurer le suivi des échéances RH relevant de son périmètre et contribuer à la bonne circulation des informations entre la Direction et le service des Ressources Humaines.
• Assurer la gestion du courrier « arrivée » et « départ », notamment son enregistrement dans BL Office, sa diffusion, son classement et son archivage dans le respect des règles de confidentialité et du RGPD.
• Rédiger, mettre en forme et assurer la diffusion des courriers et documents administratifs de la Direction.
• Assurer le classement et l’archivage des documents de la Direction.
• Assurer, en appui et en étroite collaboration avec la responsable administrative et comptable du service, le suivi du processus décisionnel : préparation, suivi et transmission des rapports, décisions, délibérations, conventions et autres actes administratifs.
• Assurer, en binôme avec la responsable administrative et comptable, le suivi et la mise à jour des tableaux de bord du service, ainsi que la collecte et la consolidation des informations nécessaires au suivi de l’activité.
• Participer, en appui de la responsable administrative et comptable, au suivi des données d’activité CAF, notamment par la production des états et la préparation des déclarations relatives aux activités extrascolaires et périscolaires.
• Contribuer, dans le cadre de ce binôme, à la continuité du suivi administratif des dossiers relevant de la Direction et à la bonne circulation des informations entre les différents interlocuteurs.
Assurer l’interface informatique et le suivi fonctionnel des outils métiers en lien avec les écoles et l’Éducation Nationale :
• Être la référente fonctionnelle du logiciel métier Ciril Net Enfance et assurer l’interface entre les utilisateurs, les services concernés et les besoins liés à l’utilisation de l’outil.
• Assurer le paramétrage fonctionnel courant du logiciel : création et adaptation de paramètres, gestion des fonctionnalités et réalisation des ajustements nécessaires au fonctionnement du service.
• Concevoir et réaliser des requêtes, extractions et documents à partir des données du logiciel afin de répondre aux besoins de suivi, de gestion et de production de statistiques.
• Assurer la mise à jour et le suivi du logiciel Ciril Net Enfance, ainsi que son interface avec le logiciel Onde de l’Éducation Nationale.
• Participer à la préparation et au suivi des campagnes d’inscriptions scolaires et périscolaires : préparation des documents, paramétrage des outils, organisation des réunions d’information et accompagnement des agents dans la saisie et le traitement des dossiers.
• Assurer la mise à jour du guide de procédure et accompagner les agents dans l’utilisation des outils et dans l’application des procédures.
• Assurer le suivi des dérogations scolaires : organisation et préparation des commissions, suivi des dossiers et rédaction des courriers d’accord ou de refus.
• Assurer le suivi des effectifs scolaires et réaliser les éditions, extractions et statistiques nécessaires au pilotage de l’activité.
• Assurer une veille sur les évolutions fonctionnelles des outils métiers et identifier, en lien avec les interlocuteurs concernés, les adaptations nécessaires aux besoins du service.
Assurer le secrétariat du Directeur:
• Assurer le suivi et la gestion de l’agenda du Directeur : organisation des rendez-vous, réunions et échéances, en veillant à leur articulation avec les priorités de la Direction.
• Préparer les réunions et rendez-vous du Directeur et en assurer le suivi administratif.
• Rédiger, mettre en forme et assurer le suivi des notes, courriers, rapports et autres documents nécessaires à l’activité du Directeur.
• Préparer et assurer le suivi des dossiers confiés par le Directeur.
• Assurer une veille juridique et réglementaire sur les sujets relevant du champ d’intervention de la Direction et transmettre les informations utiles au Directeur.
• Faciliter la circulation de l’information entre le Directeur, les services, les partenaires et les différents interlocuteurs institutionnels.
Participer à l’accueil de la Direction et assurer la continuité de l’accueil :
• Participer à l’accueil physique et téléphonique de la Direction, en rotation avec les autres collègues du service, afin d’assurer une continuité d’accueil sur les plages définies.
• Accueillir, renseigner et orienter les usagers, partenaires et interlocuteurs de la Direction.
• Assurer un premier niveau de réponse aux demandes et orienter les sollicitations vers les interlocuteurs compétents.
• Participer, plus largement, à la continuité du fonctionnement du service en apportant un appui ponctuel aux collègues en cas d’absence ou de surcharge d’activité.
Assurer la fonction de référente RH de la Direction :
• Assurer le suivi administratif des absences des personnels de la Direction et enregistrer les absences et congés dans le logiciel Ciril RH.
• Assurer le suivi des campagnes d’évaluation des agents de la Direction.
• Participer aux réunions des référents RH et assurer la transmission des informations utiles auprès des agents et de la Direction.
• Assurer le suivi des échéances RH relevant de son périmètre et contribuer à la bonne circulation des informations entre la Direction et le service des Ressources Humaines.
Profils recherchés
Compétences
• Connaissance de l’environnement administratif et institutionnel des collectivités territoriales.
• Connaissance du fonctionnement d’une Direction et des circuits administratifs et décisionnels.
• Connaissance du fonctionnement des services scolaires et périscolaires et de leurs relations avec l’Éducation Nationale.
• Connaissance appréciée des outils métiers utilisés par la Direction, notamment Ciril Net Enfance, Onde, Ciril RH et BL Office.
• Disposer de qualités relationnelles et d’un sens développé de la communication.
• Faire preuve de diplomatie et de discrétion, notamment dans le traitement des informations confidentielles.
• Être autonome tout en sachant travailler en étroite collaboration avec la responsable administrative et comptable et l’ensemble de l’équipe.
• Faire preuve de réactivité et de capacité d’adaptation face à la diversité des sollicitations.
• Être pédagogue et à l’écoute des besoins des utilisateurs.
• Avoir le sens du service public et de l’accueil.
• Être rigoureux, fiable et organisé dans le suivi des dossiers et des échéances.
• Connaissance de l’environnement administratif et institutionnel des collectivités territoriales.
• Connaissance du fonctionnement d’une Direction et des circuits administratifs et décisionnels.
• Connaissance du fonctionnement des services scolaires et périscolaires et de leurs relations avec l’Éducation Nationale.
• Connaissance appréciée des outils métiers utilisés par la Direction, notamment Ciril Net Enfance, Onde, Ciril RH et BL Office.
• Disposer de qualités relationnelles et d’un sens développé de la communication.
• Faire preuve de diplomatie et de discrétion, notamment dans le traitement des informations confidentielles.
• Être autonome tout en sachant travailler en étroite collaboration avec la responsable administrative et comptable et l’ensemble de l’équipe.
• Faire preuve de réactivité et de capacité d’adaptation face à la diversité des sollicitations.
• Être pédagogue et à l’écoute des besoins des utilisateurs.
• Avoir le sens du service public et de l’accueil.
• Être rigoureux, fiable et organisé dans le suivi des dossiers et des échéances.
Contact et modalités de candidature
Contact
0235066110
Informations complémentaires
CV et Lettre de motivation à adresser à Monsieur le Maire
Hôtel de Ville
Parc Jehan Ango
BP 226
76203 DIEPPE Cedex
mairie@mairie-dieppe.fr
Hôtel de Ville
Parc Jehan Ango
BP 226
76203 DIEPPE Cedex
mairie@mairie-dieppe.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.