Assistante du chef de service de la police municipale
Offre n° O0772012RD1238975
Publiée le 09/04/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
VAIRES SUR MARNE
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Date limite de candidature
08/06/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Métier(s)
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
LA VILLE DE VAIRES SUR MARNE
RECRUTE POUR SES DIRECTIONS DES SYSTEMES D'INFORMATION ET DE LA POLICE MUNICIPALE
UN(E) ASSITANT(E) ADMINISTRATI(F)(VE)
Remplacement congé maternité (dés que possible au 12/06/24)
Au sein de la collectivité, vous êtes en charge d'organiser la réception, le traitement et la transmission des informations afin d'être le garant du bon fonctionnement administratif en alternance entre la Direction des Systèmes d'Information et la Police Municipale.
Vous suivez et gérez les dossiers administratifs en adéquation avec les directives reçues
Vous assister les deux directions dans l'organisation du travail au quotidien
Enfin, vous assurer les missions administratives selon une répartition hebdomadaire spécifique
RECRUTE POUR SES DIRECTIONS DES SYSTEMES D'INFORMATION ET DE LA POLICE MUNICIPALE
UN(E) ASSITANT(E) ADMINISTRATI(F)(VE)
Remplacement congé maternité (dés que possible au 12/06/24)
Au sein de la collectivité, vous êtes en charge d'organiser la réception, le traitement et la transmission des informations afin d'être le garant du bon fonctionnement administratif en alternance entre la Direction des Systèmes d'Information et la Police Municipale.
Vous suivez et gérez les dossiers administratifs en adéquation avec les directives reçues
Vous assister les deux directions dans l'organisation du travail au quotidien
Enfin, vous assurer les missions administratives selon une répartition hebdomadaire spécifique
Missions / conditions d'exercice
Missions principales :
* Assurer l'interface physique et téléphonique avec les autres services de la Mairie
* Gestion des appels téléphoniques : réception, orientation et filtrage des appels
* Gestion des courriers : traitement, enregistrement, tri, ventilation, mise en forme et classement et envoi
* Gestion des demandes de renseignement et d'enquêtes administratives (PM)
* Gestion des demandes d'intervention : création et suivi des tickets d'intervention pour les techniciens (DSI)
* Gestion des bons de commande : création, suivi du circuit de validation et transmission aux entreprises
* Gestion des factures : vérification, validation des factures, régularisation des contentieux
Missions associées :
* Suivi et maintien à jour de l'inventaire du parc informatique (matériel, logiciels, licences...)
* Assurer les demandes d'interventions externes au service, faire établir des devis
* Prise de rendez-vous et gestion des agendas des directeurs
* Suivi des dossiers (contrats, marchés, budget, interventions)
* Classement, photocopiage, assemblage et archivage des divers documents
* Gestion des fournitures : suivi de l'enveloppe comptable, contrôle des stocks, recensement des besoins matériels bureautique et informatique, commande, réception et distribution interne.
* Suivi administratif des agents (formation, congés, heures supplémentaires, absences)
* Rédiger les comptes rendus de réunion
* Assurer l'interface physique et téléphonique avec les autres services de la Mairie
* Gestion des appels téléphoniques : réception, orientation et filtrage des appels
* Gestion des courriers : traitement, enregistrement, tri, ventilation, mise en forme et classement et envoi
* Gestion des demandes de renseignement et d'enquêtes administratives (PM)
* Gestion des demandes d'intervention : création et suivi des tickets d'intervention pour les techniciens (DSI)
* Gestion des bons de commande : création, suivi du circuit de validation et transmission aux entreprises
* Gestion des factures : vérification, validation des factures, régularisation des contentieux
Missions associées :
* Suivi et maintien à jour de l'inventaire du parc informatique (matériel, logiciels, licences...)
* Assurer les demandes d'interventions externes au service, faire établir des devis
* Prise de rendez-vous et gestion des agendas des directeurs
* Suivi des dossiers (contrats, marchés, budget, interventions)
* Classement, photocopiage, assemblage et archivage des divers documents
* Gestion des fournitures : suivi de l'enveloppe comptable, contrôle des stocks, recensement des besoins matériels bureautique et informatique, commande, réception et distribution interne.
* Suivi administratif des agents (formation, congés, heures supplémentaires, absences)
* Rédiger les comptes rendus de réunion
Profils recherchés
Connaissances techniques requises
Fonctionnement de l'administration municipale.
Maîtrise des outils bureautiques Word, Excel, Outlook
Maîtrise des outils Internet / Extranet
Partenaires institutionnels et sociaux
Méthodes de classement et d'archivage
Compétences liées au poste
Réaliser des tableaux statistiques, des tableaux de suivi budgétaires et suivi d'inventaire
Traiter et évaluer les demandes des agents
Savoir utiliser les outils financiers de gestion des bons de commande
Qualités requises pour le poste.
Accueillant, disponible
Consciencieux, rigoureux
Ponctuel et assidu
Dynamique
Doté d'une bonne aisance rédactionnelle et relationnelle
Savoir faire preuve de curiosité intellectuelle
Discret (obligation de réserve)
Capable de travailler en équipe
Capacité d'initiative
Savoir être à l'écoute des autres
Savoir assurer le reporting
Savoir rédiger des comptes-rendus
Cadre d'emploi de la filière administrative
Poste à temps complet
Rémunération statutaire + 13ème mois + régime indemnitaire (IFSE)
Fonctionnement de l'administration municipale.
Maîtrise des outils bureautiques Word, Excel, Outlook
Maîtrise des outils Internet / Extranet
Partenaires institutionnels et sociaux
Méthodes de classement et d'archivage
Compétences liées au poste
Réaliser des tableaux statistiques, des tableaux de suivi budgétaires et suivi d'inventaire
Traiter et évaluer les demandes des agents
Savoir utiliser les outils financiers de gestion des bons de commande
Qualités requises pour le poste.
Accueillant, disponible
Consciencieux, rigoureux
Ponctuel et assidu
Dynamique
Doté d'une bonne aisance rédactionnelle et relationnelle
Savoir faire preuve de curiosité intellectuelle
Discret (obligation de réserve)
Capable de travailler en équipe
Capacité d'initiative
Savoir être à l'écoute des autres
Savoir assurer le reporting
Savoir rédiger des comptes-rendus
Cadre d'emploi de la filière administrative
Poste à temps complet
Rémunération statutaire + 13ème mois + régime indemnitaire (IFSE)
Contact
Contact
0164724545
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation
Mme Edmonde JARDIN, Maire
26 Bd de Lorraine
77360 VAIRES SUR MARNE
recrutement@vairessurmarne.fr
Mme Edmonde JARDIN, Maire
26 Bd de Lorraine
77360 VAIRES SUR MARNE
recrutement@vairessurmarne.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.