Agent d'accueil et Etat Civil

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Offre n° O077230901195668
Publiée le 22/09/2023

Synthèse de l'offre

Employeur
CREGY LES MEAUX
28 rue Jean Jaures
77124 CREGY LES MEAUX
Lieu de travail
CREGY LES MEAUX
Poste à pourvoir le
01/02/2024
Date limite de candidature
20/11/2023
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Nombre de postes
1

Localisation du lieu de travail

Détails de l'offre

Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui , à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires (Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet, 1607 heures annuelles
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Rémunération indicative
Traitement statutaire + IFSE + prime semestrielle + CNAS
Descriptif de l'emploi
La collectivité de Crégy-Lès-Meaux (5288 habitants) recrute son deuxième assistant administratif pour son service Accueil Etat Civil suite à un départ à la retraite.
L'agent sera placé sous l'autorité du chef de service , lui même rattachée au Directeur Général de Services.
L'agent occupant ce poste est susceptible d'une polyvalence dans la limite de son cadre d'emploi.
Missions / conditions d'exercice
ACTIVITES PRINCIPALES

- Accueil physique et orientation du public
- Accueil téléphonique, filtrage des appels
- Gestion des demandes de la population
- Délivrance de documents administratifs (attestation d'accueil, copie d'actes d'état civil, légalisation de signature ...)
- Accompagnement et introduction des visiteurs
- Surveillance et contrôle des accès
- Recensement militaire
- Rédaction de courriers et d'actes administratifs
- Réception du courrier à l'arrivée,
- Regroupement du courrier départ pour la Poste
- Affichage d'informations
- Inscription sur les listes électorales

ACTIVITES EXERCEES EN POLYVALENCE

- Aide à la préparation des élections
- Etablissement des dossiers de mariage et participation aux cérémonies
- Vente de concessions, relations avec les services funéraires
- Gestion du cimetière
- Rédaction des actes d'Etat civil (mariage, décès, reconnaissance, naissance)

ACTIVITES OCCASIONNELLES
Urba :

- Accueil du public : conseiller, orienter et renseigner sur le cadastre, le P.L.U.,
le P.P.R. et le P.I.G.
- Réception, enregistrement et instruction des demandes d'autorisations
d'urbanisme : déclarations préalables, permis de construire, permis d'aménager,
certificats d'urbanisme.
- Renseignements téléphoniques et par courriers électroniques auprès des
administrés et des professionnels sur les questions d'urbanisme.
Scolaire :

- Accueil physique et téléphonique du public
- Relations avec les familles (renseignements, inscriptions...)
- Réception, enregistrement et suivi des inscriptions scolaires et périscolaire
- Régie périscolaire : Encaissement des règlements, remise ou envoi des factures acquittées aux payeurs, comme suppléante
- Gestion des inscriptions aux restaurants scolaires et à l'étude surveillée

RELATIONS FONCTIONNELLES AVEC D'AUTRES SERVICES OU ORGANISMES

- Police municipale, services funéraires, Insee, sous-préfecture, tribunal d'instance ...
CONDITIONS GENERALES D'EXERCICE

PARTICULARITES ET CONTRAINTES DU POSTE

- Permanence des samedis matin par roulement (10h-12h)
- Toute absence momentanée du poste doit être signalée
- Remplacement de la collègue en cas d'absence
- Devoir de confidentialité

HORAIRES

- Lundi au vendredi de 8h00à 12h00 et de 13h00 à 17h00 (travail sur 4.5 jours, demi-journée au choix selon nécessité de service).
- 36 heures semaines/6ARTT par an
- 10h à 12h le samedi matin par roulement avec récupération des heures le lundi matin


Profils recherchés
CONNAISSANCES DE BASES ET DIPLOMES (SAVOIR)

- Règles de base en orthographe et grammaire
- Techniques de secrétariat (dactylographie, prise de notes, restitution d'un message ...)
- Techniques de base de communication (fax, téléphone ...)
- Maîtrise de l'outil informatique et du logiciel d'état civil et d'élection
- Organisation et fonctionnement de la collectivité
- Maîtrise du logiciel " cimetière "

COMPETENCES LIEES A LA PRATIQUE PROFESSIONNELLE (SAVOIR FAIRE)

- Accueillir tout type de public avec amabilité
- Prendre acte des déclarations relatives à l'état civil (naissances, décès, reconnaissance ...)
- Apprécier la demande au regard de différents documents (livret de famille, justification de domicile, permis de séjour ...)
- Etablir les différents actes d'état civil (naissance, reconnaissance, mariage, décès ...)
- Contrôler l'authenticité des documents fournis
- Orienter le public vers les services compétents ou les organismes compétents
- Connaissances des compétences des organismes partenaires
- Tenue des registres d'état civil
- Sens de l'organisation

QUALITES PERSONNELLES / COMPORTEMENTS ATTENDUS (SAVOIRS ETRE)

- Aisance relationnelle, qualité d'écoute
- Gestion des conflits
- Diplomatie
- Rigueur
- Dynamisme
- Réactivité
- Disponibilité
- Politesse, respect, patience
- Sens de travail en équipe
- Discrétion
- Ponctualité

Contact

Contact
0160234888
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation
M. Gérard CHOMONT
28 rue Jean Jaures
77124 CREGY LES MEAUX

Travailleurs handicapés

Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.