Assistant.e de direction F/H
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O077231001210905
Publiée le 09/10/2023
Synthèse de l'offre
Lieu de travail
Hôtel du département de la Seine et Marne Melun (Seine-et-Marne)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
La Direction générale des services (DGS) conseille et oriente les services départementaux dans leurs choix stratégiques et dans la définition des politiques publiques. Elle assure le lien avec les élus du Département, organise le bon fonctionnement des assemblées délibérantes, garantit le respect des équilibres de gestion et la bonne exécution du budget départemental.
La Direction Générale Adjointe de l'Education, de l'Attractivité et des Stratégies départementales (DGAES) pilote les politiques publiques et les services en charges de l'éducation (Collèges), de la culture et du tourisme, des sports et de la jeunesse. Comptant 128 collèges publics et 17 collèges privés, le Département de Seine-et-Marne porte une attention particulière à offrir aux 80.000 collégiens les meilleures conditions possibles pour contribuer à la réussite scolaire.
La Direction Générale adjointe de l'Administration et des Ressources (DGAR) regroupe les fonctions ressources du Département garantes du bon fonctionnement de l'administration et d'une conduite efficiente des projets portés par l'Éxécutif départemental. Soucieuse d'accompagner efficacement les évolutions de la collectivité, elle contribue activement à la modernisation de l'administration via le portage de projets structurants et innovants : en témoignent notamment la création récente d'une direction de l'achat public, la mise en oeuvre d'un projet managérial ambitieux ou parmi les nombreux projets informatiques et numériques, les chantiers de dématérialisation en cours, tous secteurs d'activité confondus.
La Direction Générale adjointe de l'Environnement, des Déplacements et de l'Aménagement du Territoire (DGAA) coordonne la mise en oeuvre et assure le suivi des politiques initiées par le Département en matière de voirie, d'infrastructures routières, de construction et de maintenances des collèges publics et des bâtiments départementaux, mais aussi en matière de transport publics en lien avec le Syndicat des transports Ile-de-France. Elle intervient également pour tout ce qui concerne la protection de l'environnement, l'agriculture, l'aménagement du territoire.
La Direction Générale adjointe de la Solidarité (DGAS), traite de toutes les questions allant de la protection maternelle et infantile, protection de l'enfance, aide aux personnes âgées et handicapées en passant par l'emploi et la santé. A travers ces différentes missions, elle oeuvre au quotidien pour faire du Département un territoire de la solidarité et de lutte contre les inégalités.
La Direction Générale Adjointe de l'Education, de l'Attractivité et des Stratégies départementales (DGAES) pilote les politiques publiques et les services en charges de l'éducation (Collèges), de la culture et du tourisme, des sports et de la jeunesse. Comptant 128 collèges publics et 17 collèges privés, le Département de Seine-et-Marne porte une attention particulière à offrir aux 80.000 collégiens les meilleures conditions possibles pour contribuer à la réussite scolaire.
La Direction Générale adjointe de l'Administration et des Ressources (DGAR) regroupe les fonctions ressources du Département garantes du bon fonctionnement de l'administration et d'une conduite efficiente des projets portés par l'Éxécutif départemental. Soucieuse d'accompagner efficacement les évolutions de la collectivité, elle contribue activement à la modernisation de l'administration via le portage de projets structurants et innovants : en témoignent notamment la création récente d'une direction de l'achat public, la mise en oeuvre d'un projet managérial ambitieux ou parmi les nombreux projets informatiques et numériques, les chantiers de dématérialisation en cours, tous secteurs d'activité confondus.
La Direction Générale adjointe de l'Environnement, des Déplacements et de l'Aménagement du Territoire (DGAA) coordonne la mise en oeuvre et assure le suivi des politiques initiées par le Département en matière de voirie, d'infrastructures routières, de construction et de maintenances des collèges publics et des bâtiments départementaux, mais aussi en matière de transport publics en lien avec le Syndicat des transports Ile-de-France. Elle intervient également pour tout ce qui concerne la protection de l'environnement, l'agriculture, l'aménagement du territoire.
La Direction Générale adjointe de la Solidarité (DGAS), traite de toutes les questions allant de la protection maternelle et infantile, protection de l'enfance, aide aux personnes âgées et handicapées en passant par l'emploi et la santé. A travers ces différentes missions, elle oeuvre au quotidien pour faire du Département un territoire de la solidarité et de lutte contre les inégalités.
Missions / conditions d'exercice
Vos missions principales
L'assistant.e de direction joue un rôle crucial en fournissant un soutien administratif et organisationnel à la directrice de la communication et à la directrice adjointe. Elle/Il doit être organisé.e, polyvalent.e et capable de gérer plusieurs tâches en même temps.
Votre rôle consistera à :
Gérer l'agenda de la directrice et de son adjointe : optimisation de la gestion de l'activité : gestion du planning et de l'agenda, organisation de déplacements, communication, accueil...
Préparer et organiser des réunions pour la directrice (préparation des dossiers, réservation de salles, préparation de l'ordre du jour, envoi des invitations, prise de notes et rédaction de comptes-rendus... )
Communication : gestion de la correspondance du directeur, notamment les courriers électroniques, les appels téléphoniques et le courriers. Suivi et rédaction. L'assistante de direction doit filtrer les communication et orienter les personnes vers la direction ou le contact appropriée. Réponse aux sollicitations urgentes, notamment en provenance du Cabinet
Gestion des déplacements : organise les déplacements du directeur et s'assure qu'elle dispose de tous les documents nécessaires pour ses déplacements.
Gestion des dépenses : gestion des dépenses professionnelles du directeur en veillant à effectuer les remboursements
Suivi de projet : point stratégique et unique des demande entrantes des directions. Elle assure la prise en compte de la demande, établi la création de la fiche projet et en lien avec la directrice et directrice adjointe arbitre et assigne un chef de projet.
Suivi des dossiers qui font l'actualité de la Direction et des fiches projet :
Coordination des informations internes et externes, parfois confidentielles.
S'assurer que les échéances sont respectées en fournissant un suivi et rapport sur l'avancement de façon régulière.
Accueil physique et téléphonique
Gestion et suivi des congés et télétravail (tableau de suivi, validation par le directeur, saisie et validation dans l'application)
Une expérience similaire sera appréciée
- Titres restaurant
- 25 CA et 24 RTT (sur la base de 39h hebdomadaires)
- Participation employeur à la mutuelle et prévoyance
- Parking gratuit
- Gare à proximité
- Prestations sociales et COS
- Offres de formations innovantes
- Accompagnement aux concours
- Télétravail possible après une période d'intégration
- Le poste est situé à Melun
- Le poste est ouvert aux fonctionnaires par voie de détachement ou mutation et aux contractuels
- Le Département est ouvert à la diversité et facilite l'accueil et l'intégration des travailleurs handicapés.
L'assistant.e de direction joue un rôle crucial en fournissant un soutien administratif et organisationnel à la directrice de la communication et à la directrice adjointe. Elle/Il doit être organisé.e, polyvalent.e et capable de gérer plusieurs tâches en même temps.
Votre rôle consistera à :
Gérer l'agenda de la directrice et de son adjointe : optimisation de la gestion de l'activité : gestion du planning et de l'agenda, organisation de déplacements, communication, accueil...
Préparer et organiser des réunions pour la directrice (préparation des dossiers, réservation de salles, préparation de l'ordre du jour, envoi des invitations, prise de notes et rédaction de comptes-rendus... )
Communication : gestion de la correspondance du directeur, notamment les courriers électroniques, les appels téléphoniques et le courriers. Suivi et rédaction. L'assistante de direction doit filtrer les communication et orienter les personnes vers la direction ou le contact appropriée. Réponse aux sollicitations urgentes, notamment en provenance du Cabinet
Gestion des déplacements : organise les déplacements du directeur et s'assure qu'elle dispose de tous les documents nécessaires pour ses déplacements.
Gestion des dépenses : gestion des dépenses professionnelles du directeur en veillant à effectuer les remboursements
Suivi de projet : point stratégique et unique des demande entrantes des directions. Elle assure la prise en compte de la demande, établi la création de la fiche projet et en lien avec la directrice et directrice adjointe arbitre et assigne un chef de projet.
Suivi des dossiers qui font l'actualité de la Direction et des fiches projet :
Coordination des informations internes et externes, parfois confidentielles.
S'assurer que les échéances sont respectées en fournissant un suivi et rapport sur l'avancement de façon régulière.
Accueil physique et téléphonique
Gestion et suivi des congés et télétravail (tableau de suivi, validation par le directeur, saisie et validation dans l'application)
Une expérience similaire sera appréciée
- Titres restaurant
- 25 CA et 24 RTT (sur la base de 39h hebdomadaires)
- Participation employeur à la mutuelle et prévoyance
- Parking gratuit
- Gare à proximité
- Prestations sociales et COS
- Offres de formations innovantes
- Accompagnement aux concours
- Télétravail possible après une période d'intégration
- Le poste est situé à Melun
- Le poste est ouvert aux fonctionnaires par voie de détachement ou mutation et aux contractuels
- Le Département est ouvert à la diversité et facilite l'accueil et l'intégration des travailleurs handicapés.
Profils recherchés
Connaissances :
· Environnement institutionnel et administratif
· Organisation et gestion du temps de travail
· Techniques d'expression écrite et orale
· Tableaux de bord et outils de planification et suivi
· Bonne maîtrise de la bureautique, de la messagerie et de la navigation Internet
Compétences techniques :
· Tenue et gestion des agendas
· Rendre compte au directeur
· Rôle d'alerte et de rappel des informations importantes
· Techniques de secrétariat : rédactions diverses, prise de notes, saisie et mise en forme de tous types de documents
· Organisation de l'archivage
· Accueil des interlocuteurs
· Filtrage et transmission des messages
· Mise en place de tableaux de suivi de projets et d'activités de la direction
· Apporter un premier niveau de réponse aux demandes
Compétences transversales :
· Solides qualités relationnelles et rédactionnelles
· Organisation, méthode, bonne présentation
· Initiative et autonomie
· Adaptabilité (interlocuteurs et situations)
· Capacités d'observation
· Sens de l'écoute
· Discrétion et confidentialité
· Rapidité et réactivité, disponibilité
· Devoir de réserve
· Environnement institutionnel et administratif
· Organisation et gestion du temps de travail
· Techniques d'expression écrite et orale
· Tableaux de bord et outils de planification et suivi
· Bonne maîtrise de la bureautique, de la messagerie et de la navigation Internet
Compétences techniques :
· Tenue et gestion des agendas
· Rendre compte au directeur
· Rôle d'alerte et de rappel des informations importantes
· Techniques de secrétariat : rédactions diverses, prise de notes, saisie et mise en forme de tous types de documents
· Organisation de l'archivage
· Accueil des interlocuteurs
· Filtrage et transmission des messages
· Mise en place de tableaux de suivi de projets et d'activités de la direction
· Apporter un premier niveau de réponse aux demandes
Compétences transversales :
· Solides qualités relationnelles et rédactionnelles
· Organisation, méthode, bonne présentation
· Initiative et autonomie
· Adaptabilité (interlocuteurs et situations)
· Capacités d'observation
· Sens de l'écoute
· Discrétion et confidentialité
· Rapidité et réactivité, disponibilité
· Devoir de réserve
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Poste situé à Melun
Une expérience similaire sera appréciée
Une expérience similaire sera appréciée
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.