Au sein de la Direction générale, vous assistez les élus (Présidence et Vice-Présidence) et de la direction générale (CODIR) en termes d'organisation du temps (gestion des agendas), de gestion administrative, de communication, d'information, de classement et de suivi de dossiers.
Vous organisez les Conseils d'Administration : coordination des éléments avec les différents services, convocation, organisation logistique, rédaction des comptes-rendus et des actes...
* Vous gérer et assurez le suivi de la convention unique

1) Principales activités :

Organisation de l'activité professionnelle des élus (Présidence et Vice-Présidence) :
- Gérer les agendas et préparer les différentes réunions
- Organiser les déplacements

2) Suivi des projets et de l'activité de la direction générale (DGS et CODIR) :

- Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
- Assistance dans le cadre des évolutions organisationnelles et managériales
- Enrichissement des champs d'intervention de la direction générale
- Aide au développement du management par projet et objectifs ainsi que des démarches qualité
- Aide à la prise en compte des nouveaux services numériques d'e-administration


Organisation et planification des instances (Conseil d'Administration, Bureau) et Comités de direction :
- Rédiger les ordres du jour en concertation avec les élus et la direction générale
- Assistance dans l'élaboration des projets de délibération (CA) et de décision (Bureau)
- Établir les procès-verbaux et les comptes rendus
- Suivi de l'exécution des délibérations et des décisions

3) Secrétariat et bureautique :
- Gestion du courrier de la Présidence, Vice-Présidence et de la direction générale
- Mettre en place et assurer le suivi de l'activités au moyen de reportings
- Organiser le classement et l'archivage des dossiers
- Assurer l'accueil téléphonique et physique

4) Pilotage de l'accueil :
- Encadrer les personnes de l'accueil (assurer l'organisation des permanences, fixer les objectifs, évaluer la performance...)
- Piloter le déploiement du logiciel de dématérialisation du courrier en lien avec les différents services et l'éditeur.

Cette liste d'attributions n'est pas limitative et, compte tenu de la souplesse nécessaire qui doit présider à votre mission, souplesse inhérente au caractère spécifique de cette mission, vous pourrez être amenée, en cas de nécessité et à la demande de votre hiérarchie, à assumer toute tâche annexe, administrative ou opérationnelle que cette dernière jugera utile au bon fonctionnement de vos services, à la continuité du service public, et à la satisfaction des collectivités affiliées, adhérentes et sous convention.

5) Intervenir dans la gestion et le suivi de la convention unique :
- Recensement et suivi des retours de convention des collectivités, etc.
- Transmission aux services concernés par les demandes de prestations facultatives demandées
- Participation à l'élaboration de courriers et autres communications en direction des collectivités
- Suivi de la facturation, ....

Bonnes connaissances de l'environnement territorial et du fonctionnement des collectivités territoriales
Qualités relationnelles et rédactionnelles
Très grande disponibilité
Expérience sur un poste similaire d'au moins deux ans