• Accueil physique et téléphonique en l’absence de la chargée d’accueil
• Gestion du planning des permanenciers - Point Accès au Droit (PAD)
• Domiciliation postale
• Accompagnement de 1er niveau des publics et orientation des administrés
• Enregistrement du courrier, lettre simple, tri et classement (des personnes domiciliées au CCAS)
• Élaboration du rapport d'activité
• Gestion administrative de dossiers d’aides légales (carte de résident, carte de transport et regroupement familial)

Accueil physique et téléphonique du public
• Répondre au téléphone et renseigner les personnes
• Accueillir le public en présentiel
• Orienter les personnes vers les services compétents
• Vérifier la conformité des dossiers de demande
• Organiser l'affichage y compris sur le panneau d’affichage extérieur, l'actualisation de la documentation de l'espace accueil de la structure,
• Gérer le planning des différents permanenciers avec l’agent en charge de la gestion du PAD
• Accompagner l’usager sur la borne numérique CAF
• Réceptionner quotidiennement le courrier des domiciliés, le trier et le classer
• Accueillir les domiciliés et leur remettre le courrier sur présentation d’une pièce d’identité,
• Discrétion et tenue du secret professionnel

Domiciliation postale
• Accueil du public sur rendez-vous
• Elaboration des dossiers de demande de domiciliation avec analyse de la situation (lien avec la commune) pour présentation du dossier en commission interne avec Monsieur Le Vice-Président du CCAS
• Adresser une note de synthèse à Madame La Présidente du CCAS pour chaque demande
• Mettre à jour les listings des domiciliés
• Gérer le dispositif de suivi et d’enregistrement des venues des usagers et du nombre de courriers remis
• Retracer l’activité de la domiciliation sur le logiciel métier
• Veiller au respect du dispositif
• Informer les intéressés sur la durée de validité de l’attestation de domiciliation et sur ses conditions de radiation selon le règlement signé par eux
• Gestion du courrier non retiré : renvoi à l’expéditeur selon les règles instituées avec la chargée d’accueil
• Établir le bilan annuel des statistiques du PAD pour la Préfecture.

Aides Légales / Instruction des dossiers suivants sous l’autorité de l’agent instructeur :
• Cartes de Transports
• Regroupements familiaux en lien avec l’OFII
• Cartes de Résident

Savoirs faire
• Techniques d'accueil, règles de communication
• Orientations et missions des services sociaux
• Dispositifs et acteurs de l'action sociale
• Connaissance parfaite de l'organigramme de la collectivité et des missions des différents services
• Techniques de communication téléphonique
• Logiciels métier
• Techniques de médiation et négociation
• Identifier la nature et le degré d'urgence de la demande
• S'adapter à son interlocuteur
• Savoir gérer des publics difficiles et des situations conflictuelles
Savoir être :
Accueillir tous types de publics avec amabilité

• S'exprimer clairement et reformuler les demandes oralement et par écrit
• Favoriser l'expression de la demande
• Comprendre l'émotion de la personne
• Conserver neutralité et objectivité face aux situations
• Gérer les situations de stress et réguler les tensions
• Réagir avec pertinence aux situations d'urgence
• S'adapter aux publics de cultures différentes ne parlant pas ou peu français
• Bonne expression orale et écrite
• Maîtrise Pack Office
• Connaissance du Code de l'Action Sociale et des Familles serait un plus
• Bon esprit d'équipe