ASSISTANT(E) DU MAIRE ET DE LA DIRECTION GENERALE
Offre n° O077240430001480
Publiée le 30/04/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
4 145 Habitants
Appartenant à la Communauté d'Agglomération de Marne et Gondoire
Appartenant à la Communauté d'Agglomération de Marne et Gondoire
Lieu de travail
POMPONNE
Poste à pourvoir le
18/07/2024
Date limite de candidature
29/06/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Rémunération indicative
Rémunération statutaire / régime indemnitaire / prime forfaitaire
Descriptif de l'emploi
Apporte une aide permanente au chef de l'exécutif et à la directrice générale des services en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers.
Missions / conditions d'exercice
Assistante de direction
- Organiser des agendas partagés des élus et de la DGS.
- Rappeler des informations importantes et transmettre les messages.
- Etablir une relation de confiance avec la DGS et les élus.
- Traiter différentes demandes à relayer dans les services ou auprès des autres élus.
- Centraliser et diffuser l’information en interne.
Organisation de réunions et missions de secrétariat
- Préparer les supports de réunion.
- Mettre en place et suivre les réunions, rédaction des convocations et des ordres du jour et mise en forme et diffusion des comptes rendus (commissions, conseil municipal…).
- Rédiger différents actes administratifs et suivi règlementaire.
-Rédiger des courriers simples et mettre en forme des courriers du Maire et de la DGS.
- Organiser, classer et archiver les documents de la Direction générale.
Séances de Conseil Municipal
- Réaliser les différents documents préparatoires et mettre en place du matériel pour la séance.
- Communiquer les informations sur les supports de diffusion.
- Rédiger les documents suite à la séance : délibérations, compte rendu succinct, procès-verbal, etc.
- Assister aux séances en cas d’absence de la DGS (Prise de note) ou avec la DGS.
Missions ponctuelles
- Assurer les permanences avec les connaissances appropriées pour les demandes courantes du public.
- Participer aux activités indispensables de la Mairie pendant les périodes d’absence des collègues.
- Organiser des agendas partagés des élus et de la DGS.
- Rappeler des informations importantes et transmettre les messages.
- Etablir une relation de confiance avec la DGS et les élus.
- Traiter différentes demandes à relayer dans les services ou auprès des autres élus.
- Centraliser et diffuser l’information en interne.
Organisation de réunions et missions de secrétariat
- Préparer les supports de réunion.
- Mettre en place et suivre les réunions, rédaction des convocations et des ordres du jour et mise en forme et diffusion des comptes rendus (commissions, conseil municipal…).
- Rédiger différents actes administratifs et suivi règlementaire.
-Rédiger des courriers simples et mettre en forme des courriers du Maire et de la DGS.
- Organiser, classer et archiver les documents de la Direction générale.
Séances de Conseil Municipal
- Réaliser les différents documents préparatoires et mettre en place du matériel pour la séance.
- Communiquer les informations sur les supports de diffusion.
- Rédiger les documents suite à la séance : délibérations, compte rendu succinct, procès-verbal, etc.
- Assister aux séances en cas d’absence de la DGS (Prise de note) ou avec la DGS.
Missions ponctuelles
- Assurer les permanences avec les connaissances appropriées pour les demandes courantes du public.
- Participer aux activités indispensables de la Mairie pendant les périodes d’absence des collègues.
Profils recherchés
Compétences théoriques/pratiques
Les procédures administratives et de contrôle des actes.
Les logiciels (Excel, Word, Outlook, Teems…).
L’environnement territorial.
Savoirs faire
Sens du service public
Analyse et synthèse des informations.
Capacité rédactionnelle.
Capacité d’adaptation
Savoir alerter et rendre compte.
Savoir prioriser les tâches et respecter des délais
Savoir établir une relation de confiance
Savoir organiser les agendas en fonction des priorités
Comprendre l’enjeu politique et fonctionnel du poste
Savoirs être
Courtoisie, diplomatie et patience
Capacité d’écoute
Discrétion
Dynamisme, réactivité,
Organisation, méthode, rigueur
Disponibilité
Autonomie
Les procédures administratives et de contrôle des actes.
Les logiciels (Excel, Word, Outlook, Teems…).
L’environnement territorial.
Savoirs faire
Sens du service public
Analyse et synthèse des informations.
Capacité rédactionnelle.
Capacité d’adaptation
Savoir alerter et rendre compte.
Savoir prioriser les tâches et respecter des délais
Savoir établir une relation de confiance
Savoir organiser les agendas en fonction des priorités
Comprendre l’enjeu politique et fonctionnel du poste
Savoirs être
Courtoisie, diplomatie et patience
Capacité d’écoute
Discrétion
Dynamisme, réactivité,
Organisation, méthode, rigueur
Disponibilité
Autonomie
Contact
Contact
0160077822
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation
M. Arnaud BRUNET
1 rue du Général Leclerc
77400 POMPONNE
M. Arnaud BRUNET
1 rue du Général Leclerc
77400 POMPONNE
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.