ASSISTANT(E) DE DIRECTION
Offre n° O077251210001149
Publiée le 10/12/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Parc du Souvenir E. Fouchard, Chelles (Seine-et-Marne (77))
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Emploi à temps complet - Catégorie C – Adjoint administratif 1ère ou 2ème classe
Diplôme Bac+2 assistant de direction souhaité
Expérience significative dans l’assistanat de direction
Diplôme Bac+2 assistant de direction souhaité
Expérience significative dans l’assistanat de direction
Missions / conditions d'exercice
Sous l’autorité de la DGS, l’agent assiste cette dernière, le DGA Ressources internes et le DGA Familles, loisirs, éducation, jeunesse et sports, dans l’organisation quotidienne de leur travail et le suivi des dossiers. Il/Elle met en œuvre, coordonne et veille à la bonne exécution des décisions prises par la DGS. Il/elle est un des interlocuteurs privilégiés du cabinet de Monsieur Le Maire.
Organiser l’activité quotidienne du Directeur et des DGA :
Assurer l’ensemble de la coordination des rendez-vous de la DGS : préparation des réunions et des documents nécessaires ;
Assurer la gestion des astreintes des directeurs (planning, et suivi).
Assurer le suivi des activités :
Renseigner les interlocuteurs et faire le relais vers l’interlocuteur compétent ;
Assurer l’interface avec l’ensemble des services de la ville et les partenaires extérieurs ;
Préparer et mettre à jour les dossiers, en particulier des comités de direction ;
Intégrer les priorités dans la gestion quotidienne ;
Assurer le suivi et le contrôle des parapheurs ;
Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des procédures et des documents de suivi ;
Gestion de l’organisation du séminaire des cadres et du séjour des agents administratifs des Lindau dans le cadre du jumelage.
Gestion du courrier :
Organiser, enregistrer et assurer le suivi du courrier externe de la collectivité via le logiciel métier en lien avec les services et le cabinet du Maire ;
Assurer le suivi de la boite mail en lien avec la préfecture et le cabinet du Maire Gérer la diffusion des mails dits « everyone » à l’ensemble de la collectivité.
Réaliser, mettre en forme et suivre les documents administratifs :
Rédiger et mettre en forme tous types de documents ;
Effectuer des recherches documentaires, organiser la diffusion et le classement des dossiers dans le respect de la réglementation.
Assurer le suivi des demandes de stages :
Réceptionner, enregistrer et répondre aux demandes de stages ;
Positionner et assurer un suivi de chaque stagiaire lors du stage ;
Etre en lien avec les stagiaires, les services et les établissements scolaires et/ou organismes de formation ;
Suivre les conventions de stage.
Organiser l’activité quotidienne du Directeur et des DGA :
Assurer l’ensemble de la coordination des rendez-vous de la DGS : préparation des réunions et des documents nécessaires ;
Assurer la gestion des astreintes des directeurs (planning, et suivi).
Assurer le suivi des activités :
Renseigner les interlocuteurs et faire le relais vers l’interlocuteur compétent ;
Assurer l’interface avec l’ensemble des services de la ville et les partenaires extérieurs ;
Préparer et mettre à jour les dossiers, en particulier des comités de direction ;
Intégrer les priorités dans la gestion quotidienne ;
Assurer le suivi et le contrôle des parapheurs ;
Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des procédures et des documents de suivi ;
Gestion de l’organisation du séminaire des cadres et du séjour des agents administratifs des Lindau dans le cadre du jumelage.
Gestion du courrier :
Organiser, enregistrer et assurer le suivi du courrier externe de la collectivité via le logiciel métier en lien avec les services et le cabinet du Maire ;
Assurer le suivi de la boite mail en lien avec la préfecture et le cabinet du Maire Gérer la diffusion des mails dits « everyone » à l’ensemble de la collectivité.
Réaliser, mettre en forme et suivre les documents administratifs :
Rédiger et mettre en forme tous types de documents ;
Effectuer des recherches documentaires, organiser la diffusion et le classement des dossiers dans le respect de la réglementation.
Assurer le suivi des demandes de stages :
Réceptionner, enregistrer et répondre aux demandes de stages ;
Positionner et assurer un suivi de chaque stagiaire lors du stage ;
Etre en lien avec les stagiaires, les services et les établissements scolaires et/ou organismes de formation ;
Suivre les conventions de stage.
Profils recherchés
Maîtrise des outils bureautiques
Connaissance générale du fonctionnement d’une collectivité et des règles administratives et comptables propres au secteur public
Etre en mesure de planifier les activités et à tenir les délais
Capacité à anticiper et à organiser
Maîtrise de l’orthographe exigée et aisance rédactionnelle
Informer et rendre compte à sa hiérarchie
Rechercher l’information, la vérifier et la classer
Travailler en collaboration avec des interlocuteurs internes et externes
Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée
Autonomie, capacité d’adaptation et à prendre des initiatives
Disponibilité, discrétion et confidentialité
Bon contact relationnel
Force de proposition dans l’organisation administrative
RÉMUNÉRATION
Statutaire - Régime indemnitaire – 13ème mois – Télétravail possible
Self municipal – ASCP et CNAS – Forfait Mobilités durables
Participation Mutuelle selon l’avis d’imposition et Prévoyance à hauteur de 50%
Connaissance générale du fonctionnement d’une collectivité et des règles administratives et comptables propres au secteur public
Etre en mesure de planifier les activités et à tenir les délais
Capacité à anticiper et à organiser
Maîtrise de l’orthographe exigée et aisance rédactionnelle
Informer et rendre compte à sa hiérarchie
Rechercher l’information, la vérifier et la classer
Travailler en collaboration avec des interlocuteurs internes et externes
Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée
Autonomie, capacité d’adaptation et à prendre des initiatives
Disponibilité, discrétion et confidentialité
Bon contact relationnel
Force de proposition dans l’organisation administrative
RÉMUNÉRATION
Statutaire - Régime indemnitaire – 13ème mois – Télétravail possible
Self municipal – ASCP et CNAS – Forfait Mobilités durables
Participation Mutuelle selon l’avis d’imposition et Prévoyance à hauteur de 50%
Contact et modalités de candidature
Contact
0164728484
Informations complémentaires
Pour candidater :
Adresser Votre CV et lettre de motivation sur https://chelles.candidater.fr à l'attention de :
Monsieur Le Maire - Direction des Ressources Humaines
Adresser Votre CV et lettre de motivation sur https://chelles.candidater.fr à l'attention de :
Monsieur Le Maire - Direction des Ressources Humaines
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.