Assistante de direction polyvalente
Offre n° O077260602001200
Publiée le 02/06/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
26 Bd de Lorraine, Vaires-sur-Marne (Seine-et-Marne (77))
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Oui
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Sous l’autorité hiérarchique de la Directrice Générale des Services, vous avez en charge l’assistance de la DGS et l’accompagnement sur des sujets administratifs transversaux comme la rédaction d’un guide de procédure ; vous apportez votre appui pour la préparation de réunions et le secrétariat de la direction générale. Vous travaillerez également à la préfiguration de la mission « commerce » en lien avec la DGS.
Missions / conditions d'exercice
Organiser la vie professionnelle de la Direction générale
• Établir une relation de confiance
• Organiser l’agenda et la prise des rendez-vous en fonction des priorités et échéances
• Réaliser le suivi des tableaux de bord d'activité
• Rappeler les informations importantes et transmettre les messages laissés
Gérer des dossiers, mettre en œuvre des procédures définies
• Constituer, mettre en forme et suivre des dossiers administratifs
• Vérifier les pièces des dossiers
Assurer l'organisation de réunions
• Réserver des salles et des matériels adéquats
• Préparer les dossiers, les convocations
• Accueillir les participants
• Assister éventuellement aux réunions : prise de note et rédaction de compte-rendu
Tenir le secrétariat de la direction
• Réceptionner, traiter et diffuser le courrier et les messages électroniques reçus quotidiennement et les enregistrer dans le logiciel idoine
• Assurer le suivi du circuit des parapheurs
• Réaliser et mettre en forme des travaux de bureautique (courriers types, notes, fax, rapports, tableaux, etc.)
• Suppléer aux autres assistant(e)s sur les tâches urgentes en cas d'absence
• Assurer les accueils physiques et téléphoniques
Préfigurer la mission « Commerce »
• Recentraliser les documents inhérents à cette mission (arrêté de terrasse, courriers aux commerçants…)
• Développer les échanges avec les commerçants et centraliser leurs demandes pour construire une mission commerce correspondant aux attentes
Rédiger un guide des procédures pour la Ville et le CCAS en lien avec les directions
Suppléer le secrétariat du Maire et des Elus en cas d’absence (congés, formation…) et travailler sur la gestion des astreintes techniques et élus en lien avec le Cabinet du maire
• Établir une relation de confiance
• Organiser l’agenda et la prise des rendez-vous en fonction des priorités et échéances
• Réaliser le suivi des tableaux de bord d'activité
• Rappeler les informations importantes et transmettre les messages laissés
Gérer des dossiers, mettre en œuvre des procédures définies
• Constituer, mettre en forme et suivre des dossiers administratifs
• Vérifier les pièces des dossiers
Assurer l'organisation de réunions
• Réserver des salles et des matériels adéquats
• Préparer les dossiers, les convocations
• Accueillir les participants
• Assister éventuellement aux réunions : prise de note et rédaction de compte-rendu
Tenir le secrétariat de la direction
• Réceptionner, traiter et diffuser le courrier et les messages électroniques reçus quotidiennement et les enregistrer dans le logiciel idoine
• Assurer le suivi du circuit des parapheurs
• Réaliser et mettre en forme des travaux de bureautique (courriers types, notes, fax, rapports, tableaux, etc.)
• Suppléer aux autres assistant(e)s sur les tâches urgentes en cas d'absence
• Assurer les accueils physiques et téléphoniques
Préfigurer la mission « Commerce »
• Recentraliser les documents inhérents à cette mission (arrêté de terrasse, courriers aux commerçants…)
• Développer les échanges avec les commerçants et centraliser leurs demandes pour construire une mission commerce correspondant aux attentes
Rédiger un guide des procédures pour la Ville et le CCAS en lien avec les directions
Suppléer le secrétariat du Maire et des Elus en cas d’absence (congés, formation…) et travailler sur la gestion des astreintes techniques et élus en lien avec le Cabinet du maire
Profils recherchés
Connaissances de base
Expérience reconnue en assistanat de direction avec une maîtrise de l'environnement des collectivités locales.
Compétences liées au poste
Maîtrise du pack office, des circuits et procédures administratives, de l'administration de bases de données, des instances et processus de décisions d'une collectivité ; Qualités rédactionnelles
Qualités requises pour le poste.
• Sens de la discrétion et du respect de la confidentialité
• Gestion des priorités
• Anticipation
• Autonome, organisé(e), impliqué(e), rigoureux(se) et dynamique
• Excellent relationnel•
Rémunération statutaire + 13ème mois + régime indemnitaire (IFSE + CIA) + CNAS + Participation employeur pour la mutuelle et la prévoyance
Expérience reconnue en assistanat de direction avec une maîtrise de l'environnement des collectivités locales.
Compétences liées au poste
Maîtrise du pack office, des circuits et procédures administratives, de l'administration de bases de données, des instances et processus de décisions d'une collectivité ; Qualités rédactionnelles
Qualités requises pour le poste.
• Sens de la discrétion et du respect de la confidentialité
• Gestion des priorités
• Anticipation
• Autonome, organisé(e), impliqué(e), rigoureux(se) et dynamique
• Excellent relationnel•
Rémunération statutaire + 13ème mois + régime indemnitaire (IFSE + CIA) + CNAS + Participation employeur pour la mutuelle et la prévoyance
Contact et modalités de candidature
Contact
0164724531
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation
M.Daniel WATHLE, Maire
26 Bd de Lorraine
77360 VAIRES SUR MARNE
recrutement@vairessurmarne.fr
M.Daniel WATHLE, Maire
26 Bd de Lorraine
77360 VAIRES SUR MARNE
recrutement@vairessurmarne.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.