Chargé(e) d'accueil et de scolarité (F/H) - Conservatoire
Offre n° O078240101315677
Publiée le 20/03/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Située au sud-ouest des Yvelines, à 50 km de Paris (35 min de la gare Paris-Montparnasse), Rambouillet Territoires regroupe 36 communes et rassemble environ 80 000 habitants.
Elle a notamment pour compétence l'aménagement de l'espace communautaire, le développement économique, la voirie d'intérêt communautaire, l'environnement et le développement durable, la culture et le sport, l'action générationnelle et inter-générationnelle, l'assainissement, l'eau potable, la GEMAPI.
Elle a notamment pour compétence l'aménagement de l'espace communautaire, le développement économique, la voirie d'intérêt communautaire, l'environnement et le développement durable, la culture et le sport, l'action générationnelle et inter-générationnelle, l'assainissement, l'eau potable, la GEMAPI.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Rambouillet Cedex
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Date limite de candidature
19/05/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Télétravail
Non
Management
Non
Descriptif de l'emploi
L'agent représente l'image de la collectivité et de l'établissement auprès des usagers, il a pour mission d'assurer l'accueil, de diffuser l'information auprès du Public, de réaliser les inscriptions administratives et inscriptions pédagogiques.
Missions / conditions d'exercice
Activités principales :
Accueil du Public :
-Accueil et orientation du Public au sein de l'établissement
-Gestion et mise à jour de l'affichage
Gestion de la scolarité
- l'accueil physique et téléphonique du public
- de l'information aux usagers sur les questions de scolarité et le cursus pédagogique tout au long de l'année
- de la régie de recettes et des opérations comptables du conservatoire
- de la mise à jour du règlement intérieur
- de la mise à jour des documents relatifs à la rentrée
- de la préparation et de la saisie des inscriptions et réinscriptions des élèves (dossiers d'inscriptions, listes d'attente, effectifs des classes)
- du suivi et de la mise à jour des listes d'élèves (absences, ...)
- de la gestion des plannings enseignants, par discipline (suivi des absences, ...) et de l'information aux élèves par e-mail
- de la communication administrative avec les familles (reports de cours, absences de professeurs, modifications de planning,...)
- de la rédaction de courriers, d'attestations de scolarité
- de l'organisation des examens : conception des plannings, constitution et édition des listes de passages des candidats, élaboration et envoi des convocations, élaboration du planning des salles, préparation des pochettes d'examens pour les jurys, enregistrement, affichage et archivage des résultats
- de l'archivage des dossiers des élèves
- de la mise à jour et du suivi de la scolarité dans le logiciel I-Muse
- de l'encaissement des frais d'inscription via CB ou chèque
- des propositions d'harmonisation sur le fonctionnement général
Gestion diverse :
- de la mise à jour des variables, de la passation des documents pour signature entre RH avec les professeurs
- du suivi du nettoyage des locaux et du visa du service fait
- de la transmission aux infrastructures des demandes de petites réparations liées au bâtiment
- de la rédaction de documents juridiques (décision, projet de délibération, convention)
- de l'aide au compte-rendu du conseil d'établissement
- des achats et du suivi des stocks des fournitures diverses (partitions, petits matériels bureautiques ...)
- de l'élaboration de la partie fonctionnement en concertation avec la responsable administrative
- à la demande de la responsable administrative, de l'état des recettes
- de l'élaboration de la grille tarifaire annuelle en concertation avec le service financier
- de l'affichage des manifestations ou des supports de communication des prestataires extérieurs et de la bonne tenue des présentoirs (rangement le soir et mise à jour lors des dates passées)
Rythme (annuel, hebdomadaire ...) : annualisation du temps de travail selon activité scolaire
Amplitude de 8 h les Lundi, mardi, jeudi et vendredi de 14 h à 22 h maximum
Amplitude de 8 h le Mercredi entre 9 h et 22 heures avec prise de fonction à l'heure d'ouverture ou fin de fonction à l'heure de fermeture
Permanence 1 samedi sur deux en période scolaire
Accueil du Public :
-Accueil et orientation du Public au sein de l'établissement
-Gestion et mise à jour de l'affichage
Gestion de la scolarité
- l'accueil physique et téléphonique du public
- de l'information aux usagers sur les questions de scolarité et le cursus pédagogique tout au long de l'année
- de la régie de recettes et des opérations comptables du conservatoire
- de la mise à jour du règlement intérieur
- de la mise à jour des documents relatifs à la rentrée
- de la préparation et de la saisie des inscriptions et réinscriptions des élèves (dossiers d'inscriptions, listes d'attente, effectifs des classes)
- du suivi et de la mise à jour des listes d'élèves (absences, ...)
- de la gestion des plannings enseignants, par discipline (suivi des absences, ...) et de l'information aux élèves par e-mail
- de la communication administrative avec les familles (reports de cours, absences de professeurs, modifications de planning,...)
- de la rédaction de courriers, d'attestations de scolarité
- de l'organisation des examens : conception des plannings, constitution et édition des listes de passages des candidats, élaboration et envoi des convocations, élaboration du planning des salles, préparation des pochettes d'examens pour les jurys, enregistrement, affichage et archivage des résultats
- de l'archivage des dossiers des élèves
- de la mise à jour et du suivi de la scolarité dans le logiciel I-Muse
- de l'encaissement des frais d'inscription via CB ou chèque
- des propositions d'harmonisation sur le fonctionnement général
Gestion diverse :
- de la mise à jour des variables, de la passation des documents pour signature entre RH avec les professeurs
- du suivi du nettoyage des locaux et du visa du service fait
- de la transmission aux infrastructures des demandes de petites réparations liées au bâtiment
- de la rédaction de documents juridiques (décision, projet de délibération, convention)
- de l'aide au compte-rendu du conseil d'établissement
- des achats et du suivi des stocks des fournitures diverses (partitions, petits matériels bureautiques ...)
- de l'élaboration de la partie fonctionnement en concertation avec la responsable administrative
- à la demande de la responsable administrative, de l'état des recettes
- de l'élaboration de la grille tarifaire annuelle en concertation avec le service financier
- de l'affichage des manifestations ou des supports de communication des prestataires extérieurs et de la bonne tenue des présentoirs (rangement le soir et mise à jour lors des dates passées)
Rythme (annuel, hebdomadaire ...) : annualisation du temps de travail selon activité scolaire
Amplitude de 8 h les Lundi, mardi, jeudi et vendredi de 14 h à 22 h maximum
Amplitude de 8 h le Mercredi entre 9 h et 22 heures avec prise de fonction à l'heure d'ouverture ou fin de fonction à l'heure de fermeture
Permanence 1 samedi sur deux en période scolaire
Profils recherchés
Savoirs :
Maîtrise des outils informatiques
Bonne connaissance du logiciel iMuse
Savoir-être :
Sens du service public
Autonomie
Capacité organisationnelle
Qualité rédactionnelle
Rigueur
Capacité à travailler en équipe
Discrétion professionnelle/Devoir de réserve
Maîtrise des outils informatiques
Bonne connaissance du logiciel iMuse
Savoir-être :
Sens du service public
Autonomie
Capacité organisationnelle
Qualité rédactionnelle
Rigueur
Capacité à travailler en équipe
Discrétion professionnelle/Devoir de réserve
Contact
Lien de candidature
Informations complémentaires
Merci d'adresser votre candidature à :
Monsieur le Président de Rambouillet Territoires
Monsieur le Président de Rambouillet Territoires
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.