Je vous informe de la vacance d’un poste d’assistant(e) de direction placé(e) sous l’autorité du Directeur des Sports.
L’assistant(e) de direction sera en chargé(e) de l’accueil, du secrétariat, de la gestion des commandes et de l’exécution des marchés de la direction des sports. Il-Elle assiste le directeur des sports et les différents responsables dans l’organisation du service. Il-Elle assure le suivi des dossiers administratifs et financiers.
Il-Elle assure le suivi des demandes de subventions.

 Secrétariat :
- Gérer des agendas, rendez-vous, déplacements,
- Organiser des réunions,
- Classer et archiver des documents,
- Recevoir, filtrer et orienter les courriers,
- Assurer les commandes de fournitures,
- Suivre les ordres de mission,
- Elaborer des comptes rendus et des courriers simples,
- Préparer et participer aux réunions (convocations, réservations des salles, prise de note…),
- Synthétiser et présenter des informations,
- Préparer les dossiers pour les instances,
- Hiérarchiser les demandes ou informations selon leur caractère d’urgence ou de priorité,
- Assurer le suivi RH de la direction.
 Finances :
- Engagement et suivi des bons de commandes, des devis, des factures,
- Saisie des budgets prévisionnels et suivi de leur exécution,
- Production des bilans financiers,
- Gestion administrative et financière des marchés (passés par la commande publique),
- Gestion administrative et financière des contrats, des conventions, des adhésions, des cotisations,
- Suivi des dossiers de subventions.

 Actes administratifs
- Saisie des décisions et des délibérations,
- Rédaction des conventions,
 Accueil téléphonique et physique
- Délivrer des renseignements de première instance,
- Orienter et conseiller le public et les usagers vers l’interlocuteur ou le service compétent,
- Conseiller les usagers et agents sur les procédures,
- Réceptionner et transmettre les messages,
- Participer à la mise en place et au suivi des relations avec les usagers.

- De formation Bac + 2 minimum dans le domaine administratif ou expérience professionnelle significative dans le domaine,
- Bonne connaissance des collectivités territoriales,
- Connaissance des logiciels informatiques (Post Office, Ciril finances, Actes Office),
- Maîtrise de la suite Office (Word, Excel, Powerpoint),
- Connaissance de la comptabilité publique,
- Connaissance du code des marchés publics,
- Sens des priorités, et de l’organisation,
- Capacité à gérer l’urgence,
- Qualités relationnelles et aisance orale,
- Qualités rédactionnelles et aisance à l’écrit,
- Capacités à analyser et à mener des actions conformément aux procédures,
- Sens du service public,
- Sens du travail en réseau,
- Rigueur et autonomie,
- Esprit d’équipe,
- Discrétion et confidentialité.
Conditions et contraintes d’exercice
- Travail en bureau,
- Horaires fixes imposés (accueil du public),
- Peut être amené(e) à participer aux grands évènements de la direction : (fête du sport, …)