Chargé de l'accueil - Relation Citoyen H/F
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O078240201372188
Publiée le 29/02/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
9 120 habitants
Communauté urbaine Grand Paris Seine et Oise
Ville porte du Parc Naturel Régional du Vexin Français
Communauté urbaine Grand Paris Seine et Oise
Ville porte du Parc Naturel Régional du Vexin Français
Lieu de travail
10 place Brigitte Gros, Meulan-en-Yvelines (Yvelines)
Poste à pourvoir le
24/05/2024
Date limite de candidature
31/03/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Rattaché à la Direction Générale des Services, le service accueil, composé d'une équipe de 2 agents, assure l'accueil physique et téléphonique des usagers.
Missions / conditions d'exercice
Au sein du service accueil, composé d'une équipe de 2 personnes, le chargé d'accueil assure en binôme la centralisation des informations nécessaires au public, participe activement à la mise en œuvre d'une démarche qualité et la gestion relation citoyen et en assure son suivi.
Activités principales
Accueil :
- Veiller à la qualité de l'accueil physique et/ou téléphonique, et la rédaction des mails aux usagers,
- Réceptionner les réclamations des usagers et les orienter,
- Renseigner le public sur l'ensemble des services proposés par la ville.
- Répondre aux demandes de 1er niveau des usagers en lien avec le service instructeur) conformément aux procédures mises en place,
- Saisine des demandes dans la GRC, si nécessaire,
- Être la première source d'informations,
- Remettre les différents formulaires aux usagers, et mettre à jour les présentoirs.
- Orienter le public,
- Pour les associations ; remise des clés et courriers
- Remettre les clés des véhicules de la Ville et tenir à jour le tableau des réservations,
- Accompagner les rendez-vous jusqu'au lieu de réunion,
- Contribuer à réduire les délais d'attente des usagers,
- Faire remonter les demandes des usagers.
Tâches administratives :
- Prendre les rendez-vous pour les permanences des avocats, pour les mariages, les attestations d'accueil et autres démarches d'état civil,
- Traitement du courrier du service accueil,
- Sur le site internet de la ville : gérer les demandes des usagers et relancer les services,
- Modifier les affiches liées aux horaires d'ouverture de la mairie dans le respect de la charte communication,
- Soumettre les enquêtes publiques à la consultation du public,
- Gérer l'affichage lié à l'accueil,
- Veiller à la fiabilité des informations sur le site de la ville et autres supports,
- Suivre quotidiennement des statistiques liées à la fréquentation,
- Participer à l'évaluation de la satisfaction du public,
- Rédiger les fiches de procédures,
- Participation à la gestion de réservation de salles.
Conditions d'exercice :
38h00 hebdomadaires - 25 jrs congés annuels - 18 jours RTT
Activités principales
Accueil :
- Veiller à la qualité de l'accueil physique et/ou téléphonique, et la rédaction des mails aux usagers,
- Réceptionner les réclamations des usagers et les orienter,
- Renseigner le public sur l'ensemble des services proposés par la ville.
- Répondre aux demandes de 1er niveau des usagers en lien avec le service instructeur) conformément aux procédures mises en place,
- Saisine des demandes dans la GRC, si nécessaire,
- Être la première source d'informations,
- Remettre les différents formulaires aux usagers, et mettre à jour les présentoirs.
- Orienter le public,
- Pour les associations ; remise des clés et courriers
- Remettre les clés des véhicules de la Ville et tenir à jour le tableau des réservations,
- Accompagner les rendez-vous jusqu'au lieu de réunion,
- Contribuer à réduire les délais d'attente des usagers,
- Faire remonter les demandes des usagers.
Tâches administratives :
- Prendre les rendez-vous pour les permanences des avocats, pour les mariages, les attestations d'accueil et autres démarches d'état civil,
- Traitement du courrier du service accueil,
- Sur le site internet de la ville : gérer les demandes des usagers et relancer les services,
- Modifier les affiches liées aux horaires d'ouverture de la mairie dans le respect de la charte communication,
- Soumettre les enquêtes publiques à la consultation du public,
- Gérer l'affichage lié à l'accueil,
- Veiller à la fiabilité des informations sur le site de la ville et autres supports,
- Suivre quotidiennement des statistiques liées à la fréquentation,
- Participer à l'évaluation de la satisfaction du public,
- Rédiger les fiches de procédures,
- Participation à la gestion de réservation de salles.
Conditions d'exercice :
38h00 hebdomadaires - 25 jrs congés annuels - 18 jours RTT
Profils recherchés
- Expérience dans un poste similaire souhaitée,
- Maîtrise du logiciel Word, Excel, de la messagerie électronique et si possible les logiciels métiers ARPEGE,
- Aisance informatique,
- Accueillir le public avec amabilité,
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques,
- Savoir identifier et gérer la demande,
- Rendre compte des demandes récurrentes des usagers,
- Gérer la relation citoyenne via le logiciel,
- Favoriser les bonnes relations avec les partenaires,
- Collaborer avec les services avec bienveillance
- être force de proposition sur l'organisation et le fonctionnement du service en vue de l'amélioration de l'accueil,
- Polyvalence et adaptabilité,
- Organisation administrative,
- Aisance rédactionnelle et orthographique,
- Désamorcer les situations conflictuelles,
- Ecoute,
- Ponctualité,
- disponibilité,
- Diplomatie,
- Efficacité,
- discrétion
- Maîtrise du logiciel Word, Excel, de la messagerie électronique et si possible les logiciels métiers ARPEGE,
- Aisance informatique,
- Accueillir le public avec amabilité,
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques,
- Savoir identifier et gérer la demande,
- Rendre compte des demandes récurrentes des usagers,
- Gérer la relation citoyenne via le logiciel,
- Favoriser les bonnes relations avec les partenaires,
- Collaborer avec les services avec bienveillance
- être force de proposition sur l'organisation et le fonctionnement du service en vue de l'amélioration de l'accueil,
- Polyvalence et adaptabilité,
- Organisation administrative,
- Aisance rédactionnelle et orthographique,
- Désamorcer les situations conflictuelles,
- Ecoute,
- Ponctualité,
- disponibilité,
- Diplomatie,
- Efficacité,
- discrétion
Contact et modalités de candidature
Contact
0130904141
Informations complémentaires
Envoyer votre dossier de candidature ( lettre de motivation, CV et dernier arrêté de situation administrative) par voie postale à Madame le Maire - Direction des Ressources Humaines ou par voie électronique : recrutement@ville-meulan.fr
Adresse de l'employeur
Mairie de MEULAN-EN-YVELINES
>10 place Brigitte Gros
78250 MEULAN-EN-YVELINES
>10 place Brigitte Gros
78250 MEULAN-EN-YVELINES
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.