Le poste est sous la responsabilité du DGS

- - Animation événementielle
• Définition de la stratégie de la ville : recueil des objectifs de l’équipe municipale et des besoins des services, propositions du planning annuel des manifestations, proposition du contenu des manifestations, gestion du budget (maîtrise des dépenses, recherches de recettes telles que subventions, mécénats ou parrainages)
• Organisation opérationnelle des manifestations : gestion de la logistique (montage, démontage, signalétique, transport, animation), coordination avant, pendant et après chaque manifestation avec les services internes à la mairie et les prestataires extérieurs.
• Suivi du projet : Suivi des différentes étapes du projet confié, création des tableaux de bord, outils statistiques et d’analyse et bilans des événements.

• Gestion de la logistique (montage, démontage, signalétique, transport, animation),
• Secrétariat pour la mise en œuvre des manifestations avant, pendant et après chaque manifestation avec les services internes à la mairie et les prestataires extérieurs (accueil téléphonique, devis- bon de commande, réservation de matériels et salles, dossier de sécurité)
• Suivi financier des manifestations par tableaux de bord

- Vie associative

• Partenariat avec le tissu associatif local : Gestion et suivi des conventions d’utilisation de salles et rédaction des conventions d’objectifs, de moyens et de financement. Tenue à jour du planning d’utilisation.
o Gestion en lien avec les élus des attributions de subventions et garante du suivi administratif des documents obligatoires (PV annuel, Bilan financier & moral, PV de déclaration en sous-Préfecture, Statuts, …)

• Connaissance du tissu associatif local : tenue d’un annuaire des associations et de leurs activités

• Soutien aux associations : Accompagnement à la création d’association, à la mise à jour des statuts, au suivi budgétaire et tout soutien administratif ; recherche de partenariats et subventions diverses ; veille portant sur les appels à projet nationaux et fédéraux.
Autorisations temporaires d’ouverture de débit de boisson, autorisation d’occupation temporaire du domaine public, autorisation de vente au déballage.
• Gestion du prêt de matériel, gestion de la location des salles communales, rédaction des conventions annuelles et des contrats de réservation.
• Constitution des dossiers administratifs des demandes de subventions


Activités annexes
• Co-organisation des commissions municipales et participation
• Rédaction des projets de délibérations et décisions
• Régisseur de recettes lors de manifestions et locations de locaux
• Utilisation des logiciels métiers (E-Magnus, Gallimédia)

Savoir
Gestion de projet événementiel - Coordinateur de projets
Travail collaboratif
Connaissance du territoire et des partenaires
Connaissance institutionnelle du fonctionnement d'une collectivité et des grandes dates annuelles
Connaissance des règles légales de la vie associative et des entreprises vis-à-vis de la collectivité

Savoir-faire
- Maîtrise des logiciels bureautiques (word, excel, powerpoint, outlook)
- Savoir travailler sur différents projets simultanément
- Maîtrise des techniques de négociation et de l'animation des réseaux
- Aptitude rédactionnelle
- Savoir animer et s'exprimer en public

Savoir-être
- Organisation, rigueur, réactivité, dynamisme, aisance relationnelle, mobilité, créativité