Direction de l’État civil et des Affaires générales
Cadre d'emplois des adjoints administratifs territoriaux

Missions principales :
Participer à la gestion globale du service état civil par l’accomplissement de l’ensemble des différentes activités.
Gérer la liste électorale et organiser les scrutins.
Etat Civil :
Traiter les jugements reçus (adoption, rectification administrative, changement de régime matrimonial…) ainsi que les mentions
Traiter les dossiers de PACS (conclusions, dissolutions, modifications)
Traiter les demandes de changements de nom, prénom.
Établissement et mise à jour des livrets de famille et duplicatas.
Délivrer les copies d’actes d’état civil (édition et signature des demandes faites par courrier, internet).
Traitement des demandes COMEDEC et internet.
Informer les usagers sur les démarches (suite à une naissance...)
Traiter toutes les missions déléguées à l’État Civil.
Prise en charge des dossiers de mariage :
Identifier les conditions et les formalités utiles à la validité d’un mariage
Apprécier les actes d’état civil présentés (selon les pays)
Établir et afficher la publication du mariage
Préparer le dossier pour la célébration (interpellation et articles du Code civil, livret de famille, avis de mention)
Assister l’élu pour la célébration (en semaine et le samedi).
Tenir le registre des mariages
Tenue des statistiques :
Alimenter les tableaux statistiques (mensuels)
Gestion du courrier :
Traiter le courrier état civil : demandes d’actes (par courrier, internet ou COMEDEC), livrets de familles…
Mettre sous plis les courriers
Missions ponctuelles
Toute tâche qui s’avère nécessaire à la continuité du service public.
Participer à la gestion de la liste électorale et à l’organisation des scrutins.
Polyvalence inter services au niveau de la Direction de l’État Civil et des Affaires Générales.
Assurer des permanences aux décès-concessions le samedi matin.
Gestion de la liste électorale en conformité avec les textes règlementaires :
Créer, compléter et instruire les demandes d’inscriptions sur la liste électorale avant leur validation : conformité des pièces justificatives, saisie du
dossier,
Envoyer les notifications d’acceptation ou de refus d’inscription,
Suivre les compléments de dossiers,
Traiter les changements d’adresse sur la commune, les inscriptions d’office, les radiations d’office (décès, perte d’attache avec la commune, perte
de la nationalité),
Classer les dossiers en vue des réunions de la commission de contrôle.
Préparation des scrutins :
Traiter les procurations de vote : enregistrement, relecture et classement
Préparer les urnes et les documents nécessaires au bon déroulement du scrutin et du dépouillement
Traiter les cartes électorales en retour : mise à jour, relecture et classement
Assurer une permanence téléphonique le jour du scrutin et participer à la soirée électorale (contrôle des PV, feuilles de dépouillement…)
Appartenance à un ou des groupes de travail : En fonction des besoins et des projets en cours.

Formation :
Niveau IV – Baccalauréat (ou niveau baccalauréat)
Un temps est à prévoir pour la formation interne sur l’ensemble des missions du poste. Une formation en externe peut bien-sûr être envisagée.
Peuvent être prévues des formations de perfectionnement tout au long de la carrière, à l’initiative de l’agent ou du responsable de service.
Expérience :
Expérience sur un poste similaire fortement souhaitée.
Savoir-faire :
Polyvalence complète sur tous les postes de l’État Civil.
Garant de la confidentialité et de l'authenticité des actes
Accueillir (disponibilité et diplomatie vis-à-vis de l’usager : appels téléphoniques notamment)
Appliquer les normes, procédures et règles
Rendre compte
Savoir-être :
Sens relationnel
Capacité d’adaptation (évolution du poste, textes, procédures, outils informatiques) / flexibilité
Sens du travail en équipe
Ponctualité
Rigueur
Capacité d’écoute
Sens de la pédagogie
Conditions d'emploi
Cycle de travail :
Pose à 38h/ semaine.
Nombre de jours de congés :
25 jours de congés, 18 RTT et 2 jours de fractionnement sous condition
Avantages :
Participation de la Ville à la mutuelle et au contrat collectif Prévoyance
Remboursement des frais de transport en commun à hauteur de 75%
Possibilité d’adhérer à la Caisse d’Entraide (prestations sociales et loisirs)