Missions principales : assistera le DGS et le Maire dans leurs tâches quotidiennes d'organisation, de gestion administrative, de suivi des décisions et d'organisation d'événements.
1. Aide à l'organisation du Maire et du DGS :
o Gérer leurs agendas et prendre leurs rendez-vous.
o Leur rappeler les informations importantes et transmettre les messages.
o Organiser leurs déplacements et leurs réunions de travail.
o Relire les documents et les décisions avant qu'ils ne les signent, et signaler aux services si des corrections sont nécessaires.
o S'occuper des dossiers de sécurité des bâtiments publics (ERP) qui engagent la responsabilité du Maire : convocations, relations avec les organismes de sécurité, rédaction de courriers de mise en demeure ou de fermeture.
2. Travaux administratifs et de bureau :
o Préparer et mettre en forme des documents (courriers, notes, etc.).
o Organiser et classer les dossiers.
o Répondre au téléphone et accueillir les personnes ayant rendez-vous avec le Maire :
 Recevoir et transmettre les appels.
 Informer les personnes et les orienter si besoin.
 Accueillir les administrés et les orienter vers les élus ou la direction.
3. Organisation de réunions :
o Préparer les ordres du jour.
o Rassembler les informations nécessaires.
o Organiser la logistique (salle, matériel, etc.).
o Rédiger et diffuser les comptes-rendus des réunions.
o Transmettre les informations venant d'autres organismes.
4. Gestion des décisions administratives :
o Vérifier et rédiger les décisions du Maire avec le DGS.
o Vérifier et numéroter les décisions concernant la voirie, et signaler les problèmes aux services concernés.
o Préparer les autorisations d'occupation du domaine public pour les activités économiques (sauf travaux).
o Suivre les contrats liés aux dossiers gérés par le secrétariat général.
o Gérer les contrats de location des logements communaux.
o Envoyer les décisions importantes au service de contrôle de légalité.
5. Gestion du protocole et des événements :
o Suivre les règles d'organisation des événements et du protocole.
o Planifier les événements et les inscrire à l'agenda de la ville.
o Gérer les invitations.
o Organiser les événements confiés au secrétariat général et les cérémonies commémoratives.
6 Participation à la préparation et à la gestion des élections et tenues des bureaux électoraux
Si vous êtes prêt(e) à relever ce défi dans un environnement stimulant et bienveillant, nous serions ravis de recevoir votre candidature.