Chargé d'accueil - H/F
Offre n° O078250801404875
Publiée le 30/08/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Ville de 33 000 habitants (surclassée 40-80 000 habitants) au coeur de la Communauté d'agglomération de Saint-Quentin-en-Yvelines, Trappes connaît une forte croissance résidentielle, économique et démographique, portée par des programmes de rénovation urbaine ambitieux
Lieu de travail
1 place de la R?publique, Trappes (Yvelines)
Poste à pourvoir le
28/10/2025
Date limite de candidature
28/09/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Le ou la chargé(e) d'accueil analyse et traite les demandes des parents et des professionnels qui se présentent ou contactent la Maison des parents. Après une phase d'analyse des besoins exprimées par les publics et les partenaires, il/elle identifie les actions, les interlocuteurs et les ressources adaptées pour y répondre. Il/elle accompagne autant que possible les parents et les partenaires vers les solutions définies avec eux, en veillant à assurer un accueil bienveillant et un service de qualité.
Missions / conditions d'exercice
MISSIONS PRINCIPALES
Accueil et information
* Accueillir physiquement et téléphoniquement les parents, futurs parents
* Analyser, informer et orienter le public vers les services et partenaires adaptés
* Assurer une écoute bienveillante et rassurante
* Faciliter la mise en relation entre les acteurs locaux et les parents en fonction des besoins identifiés
* Accueillir et renseigner les partenaires ainsi que les collègues de la ville sur les actions et dispositifs de la structure
Travail en équipe
* Collaborer activement avec l'équipe pour la coordination des ateliers et projets
* Participe aux réunions d'équipe pour partager des retours d'expérience, des idées et contribuer à la réflexion sur les actions de la structure
* Assurer un relais d'information efficace au sein de l'équipe pour garantir une bonne communication
* Participe à l'organisation et à l'animation d'événements
* Participe aux séances d'analyse de la pratique professionnelle
Gestion administrative
* Assurer les RDV et le suivi des RDV du Point Ecoute Parents (psychologue), de la permanence du médiateur familial, des inscriptions aux ateliers et des événements
* Tenir à jour les effectifs des différents cahiers d'inscription et les reporter sur le tableau général
* Gérer le courrier de la boîte aux lettres et les emails reçus via l'adresse mail générique de la Maison des parents
* Participer à la mise en place logistique des ateliers et événements (préparation des événements avec les collègues)
* Seconder le responsable pour la gestion administrative : saisie des BDC, suivi des factures et du tableau budgétaire
* Assurer la gestion et la mise à disposition des salles et bureaux pour les différents ateliers, réunions et entretiens
Gestion de l'intendance et des commandes
* Assurer la gestion logistique et l'intendance de la structure et de l'extérieur (logiciel métier Mainti)
* Identifier les besoins en matériel et fournitures pour le bon fonctionnement de la structure
* Passer les commandes et assurer le suivi des livraisons
* Veiller à la bonne gestion des stocks et à leur renouvellement
* Veiller au bon entretien des espaces afin d'assurer un cadre agréable pour les parents enfants et partenaires
Communication et animation
* Participer à la diffusion d'informations sur les activités de la Maison des Parents
* Contribuer à l'animation de l'espace d'accueil en veillant à son bon fonctionnement
* Mettre à jour avec l'aide de l'équipe les supports de communication (flyers, affiches)
CONTRAINTES DU POSTE
Contraintes horaires : fermeture de la structure les mardis à 19h30 et les jeudis à 18h30
Accueil et information
* Accueillir physiquement et téléphoniquement les parents, futurs parents
* Analyser, informer et orienter le public vers les services et partenaires adaptés
* Assurer une écoute bienveillante et rassurante
* Faciliter la mise en relation entre les acteurs locaux et les parents en fonction des besoins identifiés
* Accueillir et renseigner les partenaires ainsi que les collègues de la ville sur les actions et dispositifs de la structure
Travail en équipe
* Collaborer activement avec l'équipe pour la coordination des ateliers et projets
* Participe aux réunions d'équipe pour partager des retours d'expérience, des idées et contribuer à la réflexion sur les actions de la structure
* Assurer un relais d'information efficace au sein de l'équipe pour garantir une bonne communication
* Participe à l'organisation et à l'animation d'événements
* Participe aux séances d'analyse de la pratique professionnelle
Gestion administrative
* Assurer les RDV et le suivi des RDV du Point Ecoute Parents (psychologue), de la permanence du médiateur familial, des inscriptions aux ateliers et des événements
* Tenir à jour les effectifs des différents cahiers d'inscription et les reporter sur le tableau général
* Gérer le courrier de la boîte aux lettres et les emails reçus via l'adresse mail générique de la Maison des parents
* Participer à la mise en place logistique des ateliers et événements (préparation des événements avec les collègues)
* Seconder le responsable pour la gestion administrative : saisie des BDC, suivi des factures et du tableau budgétaire
* Assurer la gestion et la mise à disposition des salles et bureaux pour les différents ateliers, réunions et entretiens
Gestion de l'intendance et des commandes
* Assurer la gestion logistique et l'intendance de la structure et de l'extérieur (logiciel métier Mainti)
* Identifier les besoins en matériel et fournitures pour le bon fonctionnement de la structure
* Passer les commandes et assurer le suivi des livraisons
* Veiller à la bonne gestion des stocks et à leur renouvellement
* Veiller au bon entretien des espaces afin d'assurer un cadre agréable pour les parents enfants et partenaires
Communication et animation
* Participer à la diffusion d'informations sur les activités de la Maison des Parents
* Contribuer à l'animation de l'espace d'accueil en veillant à son bon fonctionnement
* Mettre à jour avec l'aide de l'équipe les supports de communication (flyers, affiches)
CONTRAINTES DU POSTE
Contraintes horaires : fermeture de la structure les mardis à 19h30 et les jeudis à 18h30
Profils recherchés
CONNAISSANCES ET EXPERIENCES PROFESSIONNELLES
* Formation en accueil, secrétariat, gestion administrative
* Expérience dans un poste similaire ou dans le domaine de la parentalité serait un plus
COMPETENCES ET APTITUDES REQUISES
* Excellentes qualités relationnelles et sens de l'écoute
* Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel et Outlook)
* Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à travailler en autonomie
* Sens de l'organisation et rigueur administrative
* Discrétion et respect de la confidentialité
AVANTAGES COLLECTIFS AU TRAVAIL
. Prise en charge à 75 % des frais de transport en commun
. Accès au restaurant municipal
. Télétravail possible ( selon nécessités de service )
. Possibilité de bénéficier du congé menstruel pour les agentes concernées
. Participation jusqu'à 25 ? de l'employeur pour la mutuelle santé et prévoyance
. Possibilité d'adhérer au Comité d'actions sociales pour diverses activités telles que le sport, les vacances, etc.
* Formation en accueil, secrétariat, gestion administrative
* Expérience dans un poste similaire ou dans le domaine de la parentalité serait un plus
COMPETENCES ET APTITUDES REQUISES
* Excellentes qualités relationnelles et sens de l'écoute
* Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel et Outlook)
* Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à travailler en autonomie
* Sens de l'organisation et rigueur administrative
* Discrétion et respect de la confidentialité
AVANTAGES COLLECTIFS AU TRAVAIL
. Prise en charge à 75 % des frais de transport en commun
. Accès au restaurant municipal
. Télétravail possible ( selon nécessités de service )
. Possibilité de bénéficier du congé menstruel pour les agentes concernées
. Participation jusqu'à 25 ? de l'employeur pour la mutuelle santé et prévoyance
. Possibilité d'adhérer au Comité d'actions sociales pour diverses activités telles que le sport, les vacances, etc.
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Cliquez sur le lien ci-dessus pour postuler
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.