Gestion locative et administrative

• Assurer la relocation administrative des logements pour limiter la vacance pour le FJT
• Participer à la réunion d’étude des candidatures
• S'assurer de la conformité de la candidature acceptée
• Assurer la gestion administrative
• Programmer les badges d’accès si besoin
• Etablir les tableaux de bord des congés, logements, parkings, candidats validés en attente de logement
• Participer à la création/rédaction des documents contractuels de gestion locative et à leur évolution continuelle
• Etre référent « archives »
• Former et informer ses collègues des procédures de gestion locative

Gestion technique

• Suivre les réclamations/doléances des résidents, en l’absence du collègue référent
• Saisir les demandes d’intervention, en l’absence du collègue référent
• Mettre à jour les tableaux de bord de suivis
• Veiller à l’approvisionnement du matériel, réaliser les bons de commandes si besoin
• Etre en lien avec les différents services de la ville (DBEAU, prestations, informatique…)
• Assurer ponctuellement le suivi de l’entretien des locaux communs (traçabilité des vérifications régulières préventives et curatives)
• Assurer ponctuellement l'interface avec le bailleur
• Etre référent informatique : saisir les DI sur GLPI / suivre les DI / participer aux réunions d’informations en l’absence du référent.
• Former et informer ses collègues des procédures de gestion technique

Gestion budgétaire (régisseur d’avances et de recettes titulaire pour le Pôle habitat Adapté)

• Gérer les régies dans toutes leurs spécificités
• Régie des menus dépenses du magnolia
• Réaliser et mettre à jour les procédures de régie, former les régisseurs suppléants
• Travailler en partenariat avec les services financiers de la ville
• Etre le contact privilégié du Trésor Public
• Etre en contact avec les partenaires institutionnels (CAF, MSA, CD…)
• Gérer sur le logiciel métier les soldes des résidents
• Réaliser la facturation mensuelle des résidents et des tiers institutionnels avec les prestations supplémentaires ou déduction éventuelles
• Réaliser et suivre l’encaissement mensuel (CB, chèques, numéraire, chèques énergie, APL)
• Gestion des APL
• Restituer les dépôts de garantie, effectuer les retenues avec justificatifs
• Suivre l’apurement des impayés auprès du Trésor Public, solliciter la garantie loyers impayés
• Rembourser les trop-perçus informer les tiers des trop-perçus
• Rédiger les certificats administratifs
• Etablir le bordereau de gestion mensuelle
• Transmettre l’encaissement au comptable public (virement DFT NET et déplacement à la Trésorerie)
• Réaliser les rapprochements bancaires Vérifier les relevés de comptes et suivre le remboursement des frais bancaires
• Gérer les règlements rejetés
• Contribuer à la réduction des impayés

Accompagnement

• Répondre aux demandes courantes (conseils pratiques, attestation, quittance, , réalisation des avenants modificatifs du contrat de séjour)
• Recevoir les résidents et renouveler les contrats de séjour dans le respect du projet de la structure en l’absence de collègues
• Alerter en cas de constat d’un comportement particulier
• Veiller au respect du règlement de fonctionnement, recevoir les résidents et donner un avertissement le cas échéant
• former les collègue à la déclaration d’un sinistre habitation

Globalement

• Participer aux réunions d’équipe
• Consulter la boîte mail du service
• Assurer une veille dans le domaine de la gestion locative sociale et les FJT
• Utiliser les logiciels métiers
• Contribuer à défendre les intérêts économiques du FJT
• Ponctuellement et en cas de nécessité assurer tout ou partie des missions des collègues absents afin de garantir la continuité de service
• Représenter la résidence à l’extérieur par délégation en fonction du contexte/du partenaire
• Assurer le report de son activité vis-à-vis de sa hiérarchie
• Veiller à l’approvisionnement des fournitures administratives et des consommables

L’ensemble des activités et taches n’est pas exhaustif et peut progresser selon l’évolution de la fonction

CONTRAINTES & SPECIFICITES DU POSTE (horaires, astreintes, tenue …)

• Travail au sein de l'établissement
• Confidentialité, adaptabilité, capacité à travailler en équipe
• Horaires de bureaux, avec amplitude variable en fonction des obligations du service
• Relative autonomie dans l'organisation du travail, le choix des méthodes et les modalités d'intervention (permanence, rendez-vous etc.) et la constitution du partenariat professionnel
• Force de proposition auprès du directeur
• En dehors des heures de présence d'agents sur le FJT, possibilité d’astreinte téléphonique en cas d’urgence interne au foyer et pouvant amener à se rendre sur place en cas de nécessité
• Déplacement ponctuel à prévoir avec véhicule personnel