Commande publique

• Préparer les étapes de la passation des marchés publics en lien avec le responsable du service concerné,
• Prise en charge administrative des marchés publics (procédures adaptées, appel d’offres ouverts, appels d’offres restreints…) du lancement de la consultation à la notification des marchés et des avenants :
• Constitution des dossiers de suivi,
• Rédaction des pièces de marchés, (CCAP, AE, RC, …)
• Ouverture des plis et vérification des pièces administratives,
• Rédaction du procès-verbal d’ouverture des plis,
• Analyse des offres
• Rédaction du rapport de présentation, de la décision, lettres aux candidats non retenus et retenu(s),
• Organisation et convocation des commissions d’appels d’offres,
• Transmission des pièces de marché aux différents acteurs (titulaires, services, comptables, maîtres d’œuvres,),
• Tenue du tableau de bord des marchés, des contrats
• Assurer le suivi administratif des marchés : envoi des DCE aux candidats, réception des plis, réponses téléphoniques et courriers, réponse aux demandes d’informations des candidats aux marchés publics,
• Assurer l’exécution administrative du marché : demande des attestations sociales aux sociétés, suivi et notification des reconductions avec les services opérationnels, avenants, résiliation, nantissement ou cession de créance…
• Assurer une veille juridique

Gestionnaire Assurances

• Pilotage de la politique assurantielle / Préparer les marchés relatifs aux assurances de la commune (RC, DAB, flotte automobile, DO),
• Définition des besoins et appréciation des risques,
• Gestion des polices d'assurances (déclaration des sinistres et des réclamations, évaluation des responsabilités, sollicitation des expertises juridiques et techniques, gestion des relations avec le courtier et les assureurs, suivi des relations avec les usagers et suivi des indemnisations












Pôle administratif des Services Techniques

Réalisation de l'activité Financière du service

• Contrôler la gestion continue en fonctionnement et en investissement dans le but d'assurer une parfaite visibilité budgétaire (en lien avec la Direction des finances)
• Gérer les phases techniques d'exécution du budget : planification, respect des délais, calendriers des attributions de subventions, (en lien avec la Direction des finances)
• S’assurer de la bonne transmission des pièces marchés et des bons de commande au service finance de la ville et de contrôler que les engagements sont bien pris en compte
• Elaborer et faire vivre les tableaux de bord de suivi financier des opérations inscrites au PPI,
• Supervision de l'établissement des bons de commande et de la liquidation des factures par les gestionnaires administratifs.
•
Patrimoine Locatif de la Commune

• Suivi des baux et des conventions de la Commune en lien avec l’agence immobilière et la Direction des finances) : rédaction des décisions, des contrats, suivi des révisions de loyers, mandatement des loyers (mensuels, trimestriels et annuels), calcul des charges….
• Porte d’entrée des locataires auprès de la Commune en lien avec l’agence immobilière, suivi des visites de biens, des dossiers locataires, état des lieux, besoin de travaux…
• Traitement et suivi de la publicité les biens à louer dans un souci de gestion optimale du patrimoine
• Mise en place d’outils de gestion de la demande de logement (guichet unique) et suivi de cet outil, conformément aux obligations réglementaires de la collectivité
• Contribution à la définition de la stratégie en matière de gestion du patrimoine locatif (désignation de logements d’urgence, détermination des prix de location en fonction du marché immobilier…)
• Production d’un bilan annuel en termes d’occupation des locaux et en termes financier - Rédaction de tous les documents administratifs associés aux missions : courriers, baux et décisions.
• Suivi du volet comptable associé aux missions : appels de fonds et émissions de titres

Suivi du marché des photocopieurs :

• Organiser et superviser la maintenance préventive et curative des appareils.
• Suivre les consommations de cartouches et de papier, proposer des actions d’optimisation et d’économie.

Activités annexes :
• Assurer une traçabilité des consultations et l’archivage des offres et marchés.
• Engager les commandes et suivi (publicité, abonnements…).
• Assurer, en binôme avec la référente entretien des bâtiments communaux, la continuité du service ménage en cas d’absence (remplacement ponctuel, co-organisation des priorités, suivi du marché, suivi des planning régie et entreprise, besoin en matériel, produits d’entretien et consommables).
• Participer à des missions transversales avec le service administratif en cas de besoin ponctuel