Responsable du service Instances et Assemblées et du service courrier - H/F
Offre n° O078260608001611
Publiée le 09/06/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
Ville de 33 000 habitants (surclassée 40-80 000 habitants) au coeur de la Communauté d'agglomération de Saint-Quentin-en-Yvelines, Trappes connaît une forte croissance résidentielle, économique et démographique, portée par des programmes de rénovation urbaine ambitieux
Lieu de travail
1 place de la République, Trappes (Yvelines (78))
Poste à pourvoir le
01/09/2026
Date limite de candidature
08/07/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Attaché
Attaché hors classe
Attaché hors classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
* Relire et, ponctuellement rédiger, les notes de synthèse et les projets de délibérations.
* Vérifier la forme, le fond, la présentation des notes de synthèse et projets de délibérations transmis par les services.
* Établir les convocations des instances dans les délais légaux et être présente aux séances.
* Gérer le planning des réunions municipales et relire les comptes rendus réalisés par un prestataire.
* Transmettre au contrôle de légalité, faire publier les délibérations et le compte rendu de séance, et tenir les registres.
* Mettre à jour la composition des membres du conseil municipal, des commissions municipales et des représentants extérieurs.
* Assurer la responsabilité du service courrier et le management de l'agent du service courrier.
* Gérer, suivre et examiner les actes administratifs (décisions, arrêtés) rédigés par les services, et envoyer en Préfecture ceux soumis à transmission obligatoire.
* Adresser les actes au service communication pour publication et rédiger les actes de régie (décisions/arrêtés).
* Agir en tant qu'administrateur des logiciels métiers (Post office - Air Délib - E.Parapheur).
* Vérifier la forme, le fond, la présentation des notes de synthèse et projets de délibérations transmis par les services.
* Établir les convocations des instances dans les délais légaux et être présente aux séances.
* Gérer le planning des réunions municipales et relire les comptes rendus réalisés par un prestataire.
* Transmettre au contrôle de légalité, faire publier les délibérations et le compte rendu de séance, et tenir les registres.
* Mettre à jour la composition des membres du conseil municipal, des commissions municipales et des représentants extérieurs.
* Assurer la responsabilité du service courrier et le management de l'agent du service courrier.
* Gérer, suivre et examiner les actes administratifs (décisions, arrêtés) rédigés par les services, et envoyer en Préfecture ceux soumis à transmission obligatoire.
* Adresser les actes au service communication pour publication et rédiger les actes de régie (décisions/arrêtés).
* Agir en tant qu'administrateur des logiciels métiers (Post office - Air Délib - E.Parapheur).
Missions / conditions d'exercice
Sous l'autorité de la Directrice des Affaires Juridiques et des Instances, vous pilotez le processus global de production et de sécurisation des actes de la collectivité. Vous encadrez le service courrier et veillez à la modernisation des outils de dématérialisation, tout en assurant un rôle transversal de conseil et de contrôle auprès de l'ensemble des directions.
* Relire et, ponctuellement rédiger, les notes de synthèse et les projets de délibérations.
* Vérifier la forme, le fond, la présentation des notes de synthèse et projets de délibérations transmis par les services.
* Établir les convocations des instances dans les délais légaux et être présente aux séances.
* Gérer le planning des réunions municipales et relire les comptes rendus réalisés par un prestataire.
* Transmettre au contrôle de légalité, faire publier les délibérations et le compte rendu de séance, et tenir les registres.
* Mettre à jour la composition des membres du conseil municipal, des commissions municipales et des représentants extérieurs.
* Assurer la responsabilité du service courrier et le management de l'agent du service courrier.
* Gérer, suivre et examiner les actes administratifs (décisions, arrêtés) rédigés par les services, et envoyer en Préfecture ceux soumis à transmission obligatoire.
* Adresser les actes au service communication pour publication et rédiger les actes de régie (décisions/arrêtés).
* Agir en tant qu'administrateur des logiciels métiers (Post office - Air Délib - E.Parapheur).
AVANTAGES COLLECTIFS AU TRAVAIL
* Environnement de travail convivial
* 25 jours de congés annuels + RTT* (*selon la quotité de travail hebdomadaire)
* Prise en charge à hauteur de 75 % des frais de transport en commun
* Télétravail possible selon nécessités de sévices (sous réserve de 6 mois d'ancienneté)
* Accès au restaurant municipal de l'Hôtel de Ville
* Mise en place d'un congé menstruel pour les agentes concernées (sur présentation d'un certificat médical)
* Participation employeur jusqu'à 25 € pour la mutuelle santé et la prévoyance
* Accès au Comité d'actions sociales, offrant diverses prestations (activités sportives, séjours, loisirs, etc.)
* Relire et, ponctuellement rédiger, les notes de synthèse et les projets de délibérations.
* Vérifier la forme, le fond, la présentation des notes de synthèse et projets de délibérations transmis par les services.
* Établir les convocations des instances dans les délais légaux et être présente aux séances.
* Gérer le planning des réunions municipales et relire les comptes rendus réalisés par un prestataire.
* Transmettre au contrôle de légalité, faire publier les délibérations et le compte rendu de séance, et tenir les registres.
* Mettre à jour la composition des membres du conseil municipal, des commissions municipales et des représentants extérieurs.
* Assurer la responsabilité du service courrier et le management de l'agent du service courrier.
* Gérer, suivre et examiner les actes administratifs (décisions, arrêtés) rédigés par les services, et envoyer en Préfecture ceux soumis à transmission obligatoire.
* Adresser les actes au service communication pour publication et rédiger les actes de régie (décisions/arrêtés).
* Agir en tant qu'administrateur des logiciels métiers (Post office - Air Délib - E.Parapheur).
AVANTAGES COLLECTIFS AU TRAVAIL
* Environnement de travail convivial
* 25 jours de congés annuels + RTT* (*selon la quotité de travail hebdomadaire)
* Prise en charge à hauteur de 75 % des frais de transport en commun
* Télétravail possible selon nécessités de sévices (sous réserve de 6 mois d'ancienneté)
* Accès au restaurant municipal de l'Hôtel de Ville
* Mise en place d'un congé menstruel pour les agentes concernées (sur présentation d'un certificat médical)
* Participation employeur jusqu'à 25 € pour la mutuelle santé et la prévoyance
* Accès au Comité d'actions sociales, offrant diverses prestations (activités sportives, séjours, loisirs, etc.)
Profils recherchés
DIPLÔMES : BAC+2 / +3 (Administration publique, Droit public ou filière juridique).
EXPÉRIENCES : Une première expérience réussie sur des fonctions similaires au sein d'un service d'instances ou d'affaires juridiques en collectivité est vivement souhaitée.
CONNAISSANCES :
* Bonne connaissance des collectivités territoriales et du fonctionnement des instances municipales.
* Solides connaissances juridiques en droit public et administratif.
* Pratique confirmée et maîtrise de la bureautique (Word, Excel, Outlook).
* Maîtrise de la prise de notes rapide et de la synthèse.
* Qualités rédactionnelles irréprochables et excellente maîtrise de l'orthographe.
COMPÉTENCES ET APTITUDES REQUISES :
* Autonomie, grand sens de l'organisation et rigueur méthodologique.
* Dynamisme, grande disponibilité et capacité à travailler dans l'urgence.
* Diplomatie, aisance relationnelle et sens du travail en équipe.
CONTRAINTES DU POSTE :
* Contraintes fortes : Rythme de travail soutenu lié au calendrier des instances, gestion des urgences et charge de travail importante.
* Horaires spécifiques : Présence obligatoire requise lors des séances du Bureau municipal et du Conseil municipal en soirée (généralement de 18h à 22h).
* Modalités : Travail en forte transversalité avec l'ensemble des directions.
EXPÉRIENCES : Une première expérience réussie sur des fonctions similaires au sein d'un service d'instances ou d'affaires juridiques en collectivité est vivement souhaitée.
CONNAISSANCES :
* Bonne connaissance des collectivités territoriales et du fonctionnement des instances municipales.
* Solides connaissances juridiques en droit public et administratif.
* Pratique confirmée et maîtrise de la bureautique (Word, Excel, Outlook).
* Maîtrise de la prise de notes rapide et de la synthèse.
* Qualités rédactionnelles irréprochables et excellente maîtrise de l'orthographe.
COMPÉTENCES ET APTITUDES REQUISES :
* Autonomie, grand sens de l'organisation et rigueur méthodologique.
* Dynamisme, grande disponibilité et capacité à travailler dans l'urgence.
* Diplomatie, aisance relationnelle et sens du travail en équipe.
CONTRAINTES DU POSTE :
* Contraintes fortes : Rythme de travail soutenu lié au calendrier des instances, gestion des urgences et charge de travail importante.
* Horaires spécifiques : Présence obligatoire requise lors des séances du Bureau municipal et du Conseil municipal en soirée (généralement de 18h à 22h).
* Modalités : Travail en forte transversalité avec l'ensemble des directions.
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Cliquez sur le lien ci-dessus pour postuler
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.