Assistant de Direction générale mutualisé (H/F)
Offre n° O078261104001094
Publiée le 04/11/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
Mantes-la-Jolie, Chef-lieu d'Arrondissement et de Canton, 45 300 habitants, est la Ville la plus importante de la Communauté Urbaine Grand Paris Seine et Oise, intercommunalité de la grande couronne d'Ile de France de plus de 400 000 habitants (wwww.manteslajolie.fr)
Riche de par sa mixité humaine et urbaine, elle valorise son territoire en alliant dimension historique et projets d'aménagement d'envergure. Les dernières décennies ont marqué une nouvelle étape dans l'évolution urbaine
Riche de par sa mixité humaine et urbaine, elle valorise son territoire en alliant dimension historique et projets d'aménagement d'envergure. Les dernières décennies ont marqué une nouvelle étape dans l'évolution urbaine
Lieu de travail
31 rue Gambetta, Mantes-la-Jolie (Yvelines (78))
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une promotion interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Située au cœur de la vallée de la Seine à la lisière de l’Île-de-France et aux portes de la Normandie, pivot de l’Axe Paris-Rouen-Le Havre, Mantes-la-Jolie se partage entre un Centre-ville dense économiquement, des espaces résidentiels et des grands ensembles en pleine métamorphose.
Un territoire diversifié entre ses espaces naturels préservés, ses zones résidentielles, ses monuments et son centre historique, un contexte urbain agréable et dynamique avec son quartier prioritaire valorisé par des projets de politique de la ville. Une expérience professionnelle enrichissante par la polyvalence des missions dévolues et la dynamique d'engagement opérationnel tous secteurs.
L’agent exerce ses missions dans le cadre des orientations fixées par le DGS et les deux DGA.
Il ou elle organise de manière autonome les activités courantes de l’assistance de direction mutualisée, propose des modalités d’organisation adaptées, assure les relances nécessaires et alerte la direction générale sur les échéances sensibles ou les difficultés rencontrées. Il ou elle assure en outre le suivi de dossiers et de projets transverses confiés par la direction générale.
Les arbitrages administratifs ou organisationnels relevant de la responsabilité des directeurs généraux demeurent de leur ressort. L’agent garantit la bonne préparation, la circulation et le suivi des informations nécessaires à leur prise de décision.
Finalité du poste
-Assurer une assistance administrative, organisationnelle et logistique mutualisée auprès du Directeur général des services, de la DGA Ressources et de la DGA en charge des services à la population.
-Contribuer au bon fonctionnement de la direction générale en facilitant la coordination entre les directions et en assurant le suivi des dossiers et des projets transverses (échéanciers, tableaux de suivi, relances).
-Le poste participe à la continuité administrative de la direction générale, dans le respect des priorités fixées par les responsables, des procédures internes et des obligations de confidentialité inhérentes aux fonctions exercées.
Relations fonctionnelles :
-Directeur général des services ;
-DGA Ressources ;
-DGA en charge des services à la population ;
-Directeurs et responsables de service ;
-Élus et cabinets, le cas échéant.
Un territoire diversifié entre ses espaces naturels préservés, ses zones résidentielles, ses monuments et son centre historique, un contexte urbain agréable et dynamique avec son quartier prioritaire valorisé par des projets de politique de la ville. Une expérience professionnelle enrichissante par la polyvalence des missions dévolues et la dynamique d'engagement opérationnel tous secteurs.
L’agent exerce ses missions dans le cadre des orientations fixées par le DGS et les deux DGA.
Il ou elle organise de manière autonome les activités courantes de l’assistance de direction mutualisée, propose des modalités d’organisation adaptées, assure les relances nécessaires et alerte la direction générale sur les échéances sensibles ou les difficultés rencontrées. Il ou elle assure en outre le suivi de dossiers et de projets transverses confiés par la direction générale.
Les arbitrages administratifs ou organisationnels relevant de la responsabilité des directeurs généraux demeurent de leur ressort. L’agent garantit la bonne préparation, la circulation et le suivi des informations nécessaires à leur prise de décision.
Finalité du poste
-Assurer une assistance administrative, organisationnelle et logistique mutualisée auprès du Directeur général des services, de la DGA Ressources et de la DGA en charge des services à la population.
-Contribuer au bon fonctionnement de la direction générale en facilitant la coordination entre les directions et en assurant le suivi des dossiers et des projets transverses (échéanciers, tableaux de suivi, relances).
-Le poste participe à la continuité administrative de la direction générale, dans le respect des priorités fixées par les responsables, des procédures internes et des obligations de confidentialité inhérentes aux fonctions exercées.
Relations fonctionnelles :
-Directeur général des services ;
-DGA Ressources ;
-DGA en charge des services à la population ;
-Directeurs et responsables de service ;
-Élus et cabinets, le cas échéant.
Missions / conditions d'exercice
1. Assurer l’assistance de direction auprès du DGS et des deux DGA
-Gérer les agendas du DGS et des deux DGA en tenant compte des priorités, des échéances et des contraintes de chacun,
-Organiser les rendez-vous, réunions, déplacements et temps de travail institutionnels,
-Assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes,
-Réceptionner, trier, orienter et suivre les courriers, courriels et sollicitations adressés à la direction générale ; veiller au suivi des parapheurs, circuits de validation et signatures,
Rédiger, mettre en forme et relire les courriers, notes et documents administratifs,
-Assurer le classement, l’archivage et la traçabilité des documents dans le respect de la confidentialité.
2. Organiser et coordonner les réunions et les instances de travail
-Planifier les réunions de direction générale, de coordination et thématiques, dont le CODIR et le CODIR élargi,
-Recueillir les ordres du jour, documents préparatoires et contributions des services ; préparer les supports de réunion,
-Participer, si nécessaire, aux réunions et rédiger les comptes rendus ou relevés de décisions, puis les diffuser,
-Assurer le suivi des actions décidées, des échéances et des relances auprès des services.
3. Suivre les dossiers et projets transverses de la direction générale
-Suivre l’avancement des dossiers et projets transverses confiés par la direction générale, en lien avec les directions (échéances, jalons),
-Relancer les services et alerter les responsables en cas de risque de retard,
-Concevoir et tenir à jour les tableaux de suivi, échéanciers et tableaux de bord de la direction générale,
-Faciliter les échanges d’informations entre le DGS et les deux DGA et veiller à la bonne transmission des demandes adressées à la direction générale.
4. Contribuer à la préparation et au suivi des dossiers de décision
-Participer à la constitution des dossiers nécessaires aux arbitrages de la direction générale : collecter les éléments transmis par les services et en vérifier la complétude,
-Mettre en forme des notes d’aide à la décision, synthèses et supports de présentation à partir des informations communiquées par les responsables,
-Assurer le suivi administratif des dossiers soumis à validation ou à signature,
-Contribuer à la préparation des documents destinés aux instances internes et, selon l’organisation de la collectivité, aux instances délibérantes.
Activités complémentaires
-Participer à l’accueil et à l’intégration administrative des nouveaux interlocuteurs au sein de la direction générale,
-Contribuer à l’organisation de temps institutionnels et de réunions partenariales,
-Assurer la continuité de certaines activités administratives en cas d’absence d’un membre de l’équipe,
-Participer à la formalisation et à l’actualisation des procédures internes.
Répartition indicative du temps de travail : missions 1 et 2 (assistance de direction et organisation des réunions), environ 60 % ; missions 3 et 4 (suivi de dossiers et de projets transverses, préparation des dossiers), environ 40 %.
-Gérer les agendas du DGS et des deux DGA en tenant compte des priorités, des échéances et des contraintes de chacun,
-Organiser les rendez-vous, réunions, déplacements et temps de travail institutionnels,
-Assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes,
-Réceptionner, trier, orienter et suivre les courriers, courriels et sollicitations adressés à la direction générale ; veiller au suivi des parapheurs, circuits de validation et signatures,
Rédiger, mettre en forme et relire les courriers, notes et documents administratifs,
-Assurer le classement, l’archivage et la traçabilité des documents dans le respect de la confidentialité.
2. Organiser et coordonner les réunions et les instances de travail
-Planifier les réunions de direction générale, de coordination et thématiques, dont le CODIR et le CODIR élargi,
-Recueillir les ordres du jour, documents préparatoires et contributions des services ; préparer les supports de réunion,
-Participer, si nécessaire, aux réunions et rédiger les comptes rendus ou relevés de décisions, puis les diffuser,
-Assurer le suivi des actions décidées, des échéances et des relances auprès des services.
3. Suivre les dossiers et projets transverses de la direction générale
-Suivre l’avancement des dossiers et projets transverses confiés par la direction générale, en lien avec les directions (échéances, jalons),
-Relancer les services et alerter les responsables en cas de risque de retard,
-Concevoir et tenir à jour les tableaux de suivi, échéanciers et tableaux de bord de la direction générale,
-Faciliter les échanges d’informations entre le DGS et les deux DGA et veiller à la bonne transmission des demandes adressées à la direction générale.
4. Contribuer à la préparation et au suivi des dossiers de décision
-Participer à la constitution des dossiers nécessaires aux arbitrages de la direction générale : collecter les éléments transmis par les services et en vérifier la complétude,
-Mettre en forme des notes d’aide à la décision, synthèses et supports de présentation à partir des informations communiquées par les responsables,
-Assurer le suivi administratif des dossiers soumis à validation ou à signature,
-Contribuer à la préparation des documents destinés aux instances internes et, selon l’organisation de la collectivité, aux instances délibérantes.
Activités complémentaires
-Participer à l’accueil et à l’intégration administrative des nouveaux interlocuteurs au sein de la direction générale,
-Contribuer à l’organisation de temps institutionnels et de réunions partenariales,
-Assurer la continuité de certaines activités administratives en cas d’absence d’un membre de l’équipe,
-Participer à la formalisation et à l’actualisation des procédures internes.
Répartition indicative du temps de travail : missions 1 et 2 (assistance de direction et organisation des réunions), environ 60 % ; missions 3 et 4 (suivi de dossiers et de projets transverses, préparation des dossiers), environ 40 %.
Profils recherchés
Formation et expérience :
-Formation de niveau bac à bac+2 (secrétariat, assistanat de direction, administration) ou expérience équivalente,
-Expérience confirmée en assistance de direction, en collectivité territoriale de préférence,
-Connaissance de l’environnement territorial et du fonctionnement d’une collectivité,
-Connaissance de l’organisation administrative, des circuits de décision et des relations entre élus, direction générale et services,
-Maîtrise des techniques de secrétariat, de rédaction administrative et de gestion documentaire,
-Connaissance des règles de confidentialité, de discrétion professionnelle et de protection des données.
Compétences techniques (savoir/savoir-faire) :
-Maîtriser les outils bureautiques et collaboratifs : traitement de texte, tableur, messagerie, agenda partagé et visioconférence,
-Organiser des agendas multiples et gérer des priorités concurrentes,
-Rédiger des courriers, comptes rendus, notes et documents de synthèse de manière claire et structurée,
-Organiser et préparer des réunions impliquant plusieurs directions,
-Assurer le suivi des échéances, des validations et des décisions,
-Rechercher, hiérarchiser, synthétiser et transmettre l’information pertinente,
-Concevoir et actualiser des tableaux de suivi et suivre l’avancement d’un dossier ou d’un projet (jalons, échéances, relances),
-Adapter son organisation aux urgences et aux demandes de plusieurs responsables.
Compétences comportementales (savoir-être) :
-Discrétion, loyauté professionnelle et respect strict de la confidentialité,
-Sens de l’organisation, rigueur et méthode,
-Autonomie, réactivité et capacité d’anticipation,
-Qualités relationnelles et sens du service public,
-Diplomatie, écoute et capacité à relancer des interlocuteurs variés,
-Capacité à gérer des sollicitations simultanées,
-Esprit d’équipe et aptitude à travailler en transversalité,
-Fiabilité, discernement et respect des circuits de décision.
-Formation de niveau bac à bac+2 (secrétariat, assistanat de direction, administration) ou expérience équivalente,
-Expérience confirmée en assistance de direction, en collectivité territoriale de préférence,
-Connaissance de l’environnement territorial et du fonctionnement d’une collectivité,
-Connaissance de l’organisation administrative, des circuits de décision et des relations entre élus, direction générale et services,
-Maîtrise des techniques de secrétariat, de rédaction administrative et de gestion documentaire,
-Connaissance des règles de confidentialité, de discrétion professionnelle et de protection des données.
Compétences techniques (savoir/savoir-faire) :
-Maîtriser les outils bureautiques et collaboratifs : traitement de texte, tableur, messagerie, agenda partagé et visioconférence,
-Organiser des agendas multiples et gérer des priorités concurrentes,
-Rédiger des courriers, comptes rendus, notes et documents de synthèse de manière claire et structurée,
-Organiser et préparer des réunions impliquant plusieurs directions,
-Assurer le suivi des échéances, des validations et des décisions,
-Rechercher, hiérarchiser, synthétiser et transmettre l’information pertinente,
-Concevoir et actualiser des tableaux de suivi et suivre l’avancement d’un dossier ou d’un projet (jalons, échéances, relances),
-Adapter son organisation aux urgences et aux demandes de plusieurs responsables.
Compétences comportementales (savoir-être) :
-Discrétion, loyauté professionnelle et respect strict de la confidentialité,
-Sens de l’organisation, rigueur et méthode,
-Autonomie, réactivité et capacité d’anticipation,
-Qualités relationnelles et sens du service public,
-Diplomatie, écoute et capacité à relancer des interlocuteurs variés,
-Capacité à gérer des sollicitations simultanées,
-Esprit d’équipe et aptitude à travailler en transversalité,
-Fiabilité, discernement et respect des circuits de décision.
Contact et modalités de candidature
Contact
0134788100
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation via le lien ci-dessous
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.